Abstimmungsprofile einrichten

Die Funktion 'Abstimmungsprofile einrichten (RCP)' dient zum Festlegen von Abstimmungs- und Abgleichungsanforderungen für die Funktion 'Abstimmungsmanager (RCM)'. Wenn Sie mit Abstimmungsmanager beispielsweise Bankauszüge abstimmen und außerdem Debitorenzahlungseingänge mit Rechnungen abgleichen wollen, dann müssen Sie dafür getrennte Abstimmungsprofile definieren.

Ein Abstimmungsprofil bestimmt die Vorgangsauswahlkriterien und die Abgleichungskriterien für den Abstimmungsprozess.

Hinweis: Nach dem Definieren des Abstimmungsprofils sollten Sie die Abstimmungskonten für das Profil definieren. Klicken Sie hierzu auf die Option Konten, um das Formular Abstimmungskonten anzuzeigen.

Das Formular Abstimmungsprofile enthält die folgenden Felder:

  • Kopfinformationen
  • Allgemeines
  • Auswahl
  • Abgleichen
  • Basiskonto-Analyseübersteuerung
  • Gewinn-/Verlustkonto Analyseänderung
  1. Geben Sie diese Informationen für 'Kopfinformationen' an:
    Profilcode
    Der Code, der ein Abstimmungsprofil eindeutig kennzeichnet.
    Status
    Der Status, der dem statischen Datensatz zugewiesen wurde.
  2. Geben Sie diese Informationen für 'Allgemein' an:
    Beschreibung
    Der vollständige Name bzw. eine Beschreibung des Datenelements oder Datensatzes. Die Beschreibung wird in Berichten und Abfragen zu Identifikationszwecken verwendet.
    Differenz generieren
    Diese Option bestimmt, ob Kursgewinn- bzw. Kursverlustdifferenzen berechnet und auf die Kursgewinn- und Kursverlustkonten verbucht werden. Die Kursgewinn- bzw. Kursverlustkonten sind in den Abstimmungskontendetails festgelegt, Siehe 'Realisierte und nicht realisierte Kursdifferenzen verbuchen'.
    Hinweis: Ein während der Abstimmung mit dem 3. Betrag entstehender Gewinn oder Verlust wird nur hinsichtlich des Basisbetrags errechnet und Unterschiede im Vorgangsbetrag werden außer Acht gelassen.
    Zuweisungsmarke
    Der Zuweisungsmarkencode für die Zuweisung an die zugeordneten Vorgänge. Sie können eine beliebige der nachfolgend aufgeführten Zuweisungsmarken den zugewiesenen Vorgängen zuordnen: Zugewiesen, Korrektur, Zurückhalten, Forcieren, Abgestimmt, Nicht Zugewiesen oder die numerischen Marken 0 bis 9.

    Wenn das Profil beispielsweise Zahlungsvorgänge mit den Rechnungen eines Debitorenkontos abgleicht, setzen Sie die Zuweisungsmarke auf Zugewiesen. Gleicht das Profil jedoch Bankkontovorgänge mit den Bankauszugdetails ab, wird die Zuweisungsmarke auf Abgestimmt gesetzt.

    Die mit Zugewiesen, Abgestimmt bzw. Korrektur markierten Vorgänge müssen vor dem Buchen der Details ausgeglichen sein.
    Hinweis: Die Marken Zugewiesen und Korrektur dürfen nur bei der Abstimmung von Vorgängen mit gegensätzlichen Vorzeichen auf dem gleichen Konto zugewiesen werden.
    Journaltyp
    Der Journaltyp, der den Journalvorgängen zugewiesen wird, wenn Vorgänge, die dieses Abstimmungsprofil verwenden, manuell abgestimmt werden. Journaltypen werden mit der Funktion Journaltypen (JNT) definiert.
    Gleiche Vorzeichen abgleichen
    Diese Option bestimmt die Art der Verwendung des Vorgangsvorzeichens bei der Ermittlung, ob Vorgänge abgestimmt sind oder nicht.

    Geben Sie hier Ja vor, um Vorgänge mit dem gleichen Vorzeichen abzugleichen. Wenn Sie beispielsweise mit dem Abstimmungsprofil Bankauszugvorgänge mit Bankkontovorgängen abgleichen, würden Sie die Option 'Gleiche Vorzeichen abgleichen' verwenden, um dem entsprechenden Posten auf dem Bankauszug die jeweilige Bankkontobuchung zuzuordnen.

    Hinweis: Dies erfolgt unter der Voraussetzung, dass das Vorzeichen der Bankauszugvorgänge beim Laden der Vorgänge in SunSystems umgekehrt wurde.

    Zum Abgleichen von Vorgängen mit gegensätzlichen Vorzeichen, wählen Sie hier Nein, z. B. zum Abgleichen von Zahlungen und Rechnungen auf einem Debitoren- bzw. Kreditorenkonto.

    Wenn das Vorzeichen des Vorgangsbetrags für den Abgleichungsvorgang nicht relevant ist, wählen Sie die Option Nicht zutreffend. Dies ist z. B. der Fall, wenn der Vorgangsbetrag nicht eines der Abgleichungskriterien ist.

    Hinweis:  Dies kann ebenfalls dazu verwendet werden, das Vorzeichen eines von Ihnen in Abstimmungsmanager generierten Vorgangs zu bestimmen. Siehe 'Vorgänge im Abstimmungsmanager generieren'.
    Abgleichungsprozentsatz
    Der zulässige Toleranzprozentsatz für die Differenz zwischen abgeglichenen Vorgangswerten. Die Vorgänge werden abgeglichen, wenn die Differenz zwischen den Vorgangsbeträgen innerhalb dieses Prozentsatzes liegt. Wenn Sie einen Prozentsatz eingeben, muss ein Betragsfeld als eines der Abgleichungskriterien ausgewählt werden.
    Hinweis: Wenn Sie sowohl einen Abgleichungsprozentsatz als auch einen Abgleichungsbetrag eingeben, wird die Differenz der beiden Vorgangswerte mit dem kleineren Wert zwischen Abgleichungsprozentsatz und Abgleichungsbetrag verglichen.
    Abgleichungsbetrag
    Der zulässige Toleranzbetrag für die Differenz zwischen abgeglichenen Vorgangswerten. Die Vorgänge werden abgeglichen, wenn die Differenz zwischen den Vorgangsbeträgen geringer als bzw. gleich diesem Betrag ist. Wenn Sie hier einen Betrag eingeben, muss ein Betragsfeld als eines der Abgleichungskriterien ausgewählt werden.
    Hinweis: Wenn die Option Konsolidierte Beträge aktiviert ist, werden sowohl Abgleichungsprozentsatz als auch Abgleichungsbetrag ignoriert.
    Zugriffsgruppencode
    Zu verwendender Betrag
    Legt die Währung fest, in der die Abstimmungsbeträge am Anfang der Funktion Abstimmungsmanager angezeigt werden. Dies ist auch die Währung, in der die abgestimmten Werte ausgeglichen sein müssen, bevor sie gebucht werden können. Eingaben in diesem Feld aktualisieren die Abgleichungskriterien, wie im folgenden Abschnitt 'Abgleichen' beschrieben.

    Abstimmungsmanager kann beliebige Werte 1, 2, 3 oder 4 als Grundlage der Abgleichung verwenden. Ungeachtet des Währungswerts, der zum Bestimmen der Abgleichung verwendet wird, sind die Beträge für Wert 1 immer ausgeglichen. Beträge für Wert 3 und Wert 4 werden entsprechend der Einstellungen für die S/H-Prüfung auf den Registerkarten Wert 3 und Wert 4 in der Funktion Mandant einrichten ausgeglichen. Daraus resultierende Unterschiede werden je nach den Einstellungen in den Sätzen der Abstimmungskonten generiert. Währungsdifferenzen werden nie in Wert 2 generiert, da dies die Vorgangswährung darstellt, und jeder Vorgang für Wert 2 eine unterschiedliche Währung verwenden könnte.

    Hinweis: Das Generieren von Ausgleichseinträgen gilt nur für Zuweisungen (Vorgänge, die als Zugewiesen oder Korrektur markiert sind) und nicht für Abstimmungen (als Abgestimmt markiert).
    Konsolidierte Beträge
    Legt fest, ob die Funktion Automatische Abstimmung die Werte zugeordneter Vorgänge konsolidiert, z. B. beim Abgleichen verschiedener Vorgänge mit kleineren Werten an einen Vorgang mit einem höheren Wert. Das Feld 'Betrag' wird automatisch als eines der Abgleichungskriterien ausgewählt. Siehe 'Informationen zur automatischen Abstimmung'.
    Hinweis: Wenn ein Abgleichungsprozentsatz oder ein Abgleichungsbetrag eingegeben wird oder die Option Konsolidierte Beträge aktiviert ist, teilt die automatische Abstimmung eventuell einen Vorgang auf, um die abgeglichenen Vorgangswerte abstimmen zu können. Dies geschieht unabhängig von der Einstellung der Marke Teilung zulassen in den Abstimmungskonten.
    Kursdifferenz pro Abgleichung
    Mit dieser Option wird festgelegt, ob für jede in den Abstimmungskriterien gefundene Zuordnung Kursdifferenzen über den Abstimmungsmanager berechnet werden. Wenn die Option aktiviert ist, berechnet das System die Kursdifferenz für jeden Satz abgeglichener Vorgänge und kopiert die Analyse aus dem Vorgang mit dem niedrigsten Basiswert der beiden gepaarten Vorgänge. Werden doppelte Vorgänge gefunden, werden diese im Abgleichungsvorgang ausgelassen.

    Ist diese Option nicht gewählt, konsolidiert das System alle Gewinne und Verluste, und der Saldo wird auf dem Gewinn/Verlust- bzw. dem Ursprungskonto verbucht.

    Diese Option kann nur verwendet werden, wenn Differenz generieren ebenfalls gewählt ist, und wenn Haben- und Sollvorgänge innerhalb desselben Mandanten miteinander abgeglichen werden. Die Option Gleiche Vorzeichen abgleichen darf also bei Verwendung von Kursdifferenzen pro Abgleichung nicht eingerichtet sein, und die beiden Abstimmungskonten müssen für dieselbe Kontonummer konfiguriert sein, eins für Haben und das andere für Soll. Ist diese Option gewählt, werden Kursdifferenzen außerdem nur dann generiert, wenn in Abstimmungsmanager die Automatische Abstimmung eingerichtet ist.
    Formular offen lassen
    Wählen Sie diese Option, um Abstimmungsmanager offen zu lassen, nachdem der Abstimmungsvorgang für ein bestimmtes Profil ausgeführt wurde.
    Berichtsoptionen
    Die Berichtsoption erlaubt Ihnen die Auswahl, ob ein Bericht generiert wird, und falls ja, welche Vorgangsdetails im Bericht enthalten sind.
    • Kein Bericht - Wählen Sie diese Option, wenn kein Bericht generiert werden soll.
    • Nur geänderte Vorgänge ausweisen - Bei dieser Option werden nur geänderte Vorgangsdetails einbezogen.
    • Alle Vorgänge ausweisen - Bei dieser Option sind alle Vorgänge enthalten.
  3. Geben Sie diese Informationen für 'Auswahl' an:
    Auswahlkriterien 1-10
    Sie können bis zu zehn Auswahlkriterien wählen. Vorgänge müssen diese Kriterien erfüllen, um für die Abstimmung berücksichtigt zu werden.

    Ein Datenelement für die Auswahlkriterien wird im Dialogfeld Data-Dictionary-Suche ausgewählt. In diesem Dialogfeld werden die verfügbaren Datenelemente aufgelistet und Sie können die jeweils erforderlichen Elemente auswählen.

  4. Auf der Registerkarte Abgleichen können Sie Datenelemente festlegen, die in den ausgewählten Vorgängen zueinander passen müssen, um von der automatischen Abstimmung abgestimmt zu werden. Beispiel: Sie möchten die Vorgänge nach Vorgangsnummer, Betrag und Buchungsvorgangsanalysecode 1 abgleichen. Wenn Sie die automatische Abstimmung wählen, wird in jedem Abstimmungskonto nach Vorgängen gesucht, die die gleichen Daten in den Abgleichungskriterienfeldern enthalten. Diese werden dann abgeglichen und abgestimmt.

    Näheres zu den Optionen der automatischen Abstimmung finden Sie unter 'Informationen zur automatischen Abstimmung'.

    Hinweis: Wenn Sie nach Währung abgleichen, muss der Währungscode bereits in dem Mandanten definiert sein, in dem Sie die Funktion Abstimmungsmanager (RCM) ausführen. Dies kann ein anderer Mandant als der in Abstimmungskonten festgelegte Mandant sein, für den die Abstimmung ausgeführt wird.
  5. Die Option 'Abstimmungsprofile zuordnen' vergleicht die Inhalte der selben Felder in jedem Vorgangssatz. Wenn Sie verschiedene Felder abgleichen möchten, oder Bedingungs- bzw. noch kompliziertere Abgleichungen anwenden, dann sollten Sie die Abgleichungskriterien auf Abstimmungsprofile leer belassen, und die Abgleichungsregeln in einem Regelsatz definieren.

    Beispiel: Sie möchten den Vorgangsnummernfeldwert in einer Vorgangsgruppe mit der Vorgangsbeschreibung im anderen Vorgangsatz vergleichen.

    Um einen Abgleichungsregelsatz zu definieren, müssen Sie:

    • Ein Ereignisprofil einrichten, das die Regel einführt, wenn Abstimmungsmanager mit dem entsprechenden Abstimmungsprofil verwendet wird. Beispielsweise kann das Ereignisprofil die folgenden Bedingungen enthalten, wobei BankUSD das Abstimmungsprofil ist:

      Wenn Funktionscode = Abstimmungsmanager

      Wenn Abstimmungsprofil = BankUSD

    • einen Regelsatz definieren, der die Abgleichungsbedingungen enthält und der den besonderen Befehl Abgleichen benutzt, um die Vorgänge bei Erfüllung der Bedingungen zuzuordnen.

    Wenn die Abgleichungskriterien in einem Regelsatz auf mehrere Abstimmungsprofile angewendet werden müssen, können Sie im gleichen Ereignisprofil auf die einzelnen Abstimmungsprofile verweisen. Beispielsweise könnte das Ereignisprofil die folgenden Bedingungen enthalten, wobei Bank und BankUSD die erforderlichen Abstimmungsprofile sind:

    Wenn Funktionscode = Abstimmungsmanager

    Wenn Abstimmungsprofil = Bank

    ODER Abstimmungsprofil = BankUSD

    Hinweis: Wenn die Abgleichungskriterien über einen Regelsatz definiert sind, können Sie auf der Registerkarte Abgleichen keine Datenelemente festlegen.
  6. Basiskonto-Analyseübersteuerung findet nur Anwendung, wenn die Option Kursdifferenz pro Abgleichung gewählt ist, und bezieht sich nur auf die Vorgänge der Automatischen Abstimmung.

    Auf dieser Registerkarte können Sie die standardmäßigen Vorgangsanalysecodes übersteuern, die gelten, wenn Kursdifferenzvorgänge (pro Abgleichung) für ein Abstimmungsprofil generiert werden. Die hier definierten Analysecodeübersteuerungen gelten für die Kursdifferenzvorgänge, die an das Ursprungskonto buchen.

    Die vorgegebenen Analysecodes für den Ursprungs-Kursdifferenzvorgang werden dem Vorgang im abgeglichenen Satz entnommen, der den niedrigsten Basiswährungswert enthält.

    Hinweis: Die Analysecodes, die für den Kursdifferenzvorgang gelten, der an das Gewinn-/Verlustkonto bucht, werden auf der Registerkarte Gewinn-/Verlustkonto Analyseänderung definiert.
    Buchungsanalyse 1-10
    Wählen Sie einen Analysecode für eine Analysekategorie, die verwendet werden kann, wenn im Ursprungsvorgang kein Standard-Analysecode angegeben ist.

    Andernfalls lassen Sie den Analysecode leer, um den Standardcode zu verwenden. Der Standardcode wird dem Vorgang des Abgleichungssatzes entnommen, der den niedrigsten Währungswert enthält.

    Geben Sie an dieser Stelle einen Bindestrich (-) ein, um jegliche Standardcodes zu entfernen und den Analysecode für die Kursdifferenzvorgänge leer zu lassen.

    Zu verwenden w. Analyse leer
    Wählen Sie diese Option, wenn der Analysecode nur dann verwendet werden soll, wenn die Analysekategorie im Ursprungsvorgang leer ist.
  7. Gew./Verl.-konto Anal.änderung findet nur Anwendung, wenn die Option Kursdifferenz pro Abgleichung gewählt ist, und bezieht sich nur auf die Vorgänge der Automatischen Abstimmung.

    Auf dieser Registerkarte können Sie die standardmäßigen Vorgangsanalysecodes übersteuern, die gelten, wenn Kursdifferenzvorgänge (pro Abgleichung) für ein Abstimmungsprofil generiert werden. Die hier definierten Analysecodeübersteuerungen gelten für die Kursdifferenzvorgänge, die an das Gewinn-/Verlustkonto buchen.

    Die Standard-Analysecodes für den Kursdifferenzgewinn-/-verlustvorgang werden dem Vorgang im abgeglichenen Satz entnommen, der den niedrigsten Basiswährungswert enthält.

    Buchungsanalyse 1-10
    Wählen Sie einen Analysecode für eine Analysekategorie, die verwendet werden kann, wenn im Ursprungsvorgang kein Standard-Analysecode angegeben ist.

    Andernfalls lassen Sie den Analysecode leer, um den Standardcode zu verwenden. Der Standardcode wird dem Vorgang des Abgleichungssatzes entnommen, der den niedrigsten Währungswert enthält.

    Geben Sie an dieser Stelle einen Bindestrich (-) ein, um jegliche Standardcodes zu entfernen und den Analysecode für die Kursdifferenzvorgänge leer zu lassen.
    Zu verwenden w. Analyse leer
    Wählen Sie diese Option, wenn der Analysecode nur dann verwendet werden soll, wenn die Analysekategorie im Ursprungsvorgang leer ist.
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