Übersicht über den Neuerstellungsprozess

Vor dem Ausführen des Neuerstellungsprozesses müssen Sie:

alle Warenwirtschafts-Stapelbuchungen, die sich auf Bestellvorgänge beziehen, mit der Funktion 'Stapelbuchungen in Hauptbuch (BPL)' bearbeiten
alle Buchungen von 'Buchungsimport (LIM)' für Budgetprüfkonten bearbeiten
sicher stellen, dass keine anderen Benutzer Vorgänge im Hauptbuch oder in der Bestellungserfassung eingeben, da dies den Neuerstellungsprozess beschädigen könnte.

Wählen Sie in SunSystems 'Budgetsalden neu erstellen (RBB)'. Das Formular 'Budgetsalden neu erstellen' wird angezeigt.

Beschreibung

Geben Sie eine Beschreibung für diesen Ablauf des Neuerstellungsprozesses ein. Dieses Feld wird an Ende des Vorgangs im Budgetsalden-Neuerstellungsbericht angezeigt.

Mandantencode

Dieses Feld dient nur zur Anzeige. Es zeigt den Mandanten an, für den die Budgetsalden neu erstellt werden sollen.

Primärbudgetbuch

Dieses Feld dient nur zur Anzeige. Es zeigt den Buchstaben des primären Budgetbuchs an, das für den Mandanten in Mandant einrichten definiert wurde.

Einkaufsverpflichtungsbuch

Dieses Feld dient nur zur Anzeige. Es zeigt den Buchstaben des Einkaufsverpflichtungsbuchs an, der für den Mandanten definiert wurde.
Klicken Sie auf OK. Es wird eine Meldung angezeigt, die Sie auffordert zu bestätigen, dass Sie mit der Dokumentation und den beschriebenen Folgen des Neuerstellungsvorgangs vertraut sind.
Nach dem Lesen des Hilfethemas klicken Sie auf Ja, um den Vorgang zu starten.
Die Budgetsaldentabelle wird gelöscht. Die Tabellen für verbrauchte Bestell- und Eingangsrechnungs-Budgetbeträge werden gelöscht.
Die Budgetsaldentabelle wird mit Hilfe von Vorgängen neu konstruiert. Zuerst werden mit Hilfe der Vorgänge im Budgetbuch die Budgetgesamtwerte neu erstellt. Dann werden alle entsprechenden Ist-Buch-, Bestell- und Rechnungsvorgänge in einer Liste vereint. Sie werden nach Vorgangsdatum/-zeit sortiert (ältester Vorgang zuerst), damit das Budget in der richtigen chronologischen Reihenfolge verbraucht wird. Hauptbuchvorgänge aus Eingangsrechnungen werden ausgelassen, damit das entsprechende Budget nur einmal verbraucht wird. Die Budgetsaldentabelle wird für jeden Vorgang aktualisiert, und beim Überschreiten des Budgetbetrags wird eine Meldung in die Protokolldatei geschrieben.
Wenn die Neuerstellung erfolgreich beendet wurde, erscheint eine Informationsmeldung, dass der Neuerstellungsvorgang normal abgeschlossen wurde. Andernfalls wird der Prozess beim Auftreten eines Fehlers angehalten, und alle Eingaben in dieser Neuerstellung werden umgekehrt.
Das Formular 'Dokumentformat-Laufzeitparameter' wird angezeigt. Geben Sie den Dokumentformatcode RBB1 ein, und klicken Sie auf OK, um einen Ausnahmebericht mit während der Neuerstellung aufgetretenen Fehlern anzuzeigen. Andernfalls klicken Sie auf Abbrechen.
Prüfen Sie mit einem Control-Desk, der die Werte der Budgetsaldentabelle abfragt, ob die neu erstellten Salden korrekt sind. Bei Bedarf verwenden Sie die Berichtsfunktionalität zum Auflisten der Details der Tabellen für verbrauchte Bestell- und Eingangsrechnungs-Budgetbeträge.