Ввод бюджетных значений

Бюджетные значения вводятся на счета как проводки бюджета так же, как проводки книги разносятся на счета в книге. Бюджет может быть задержан в виде итога за год, введенного в любой доступный период. Также бюджет может быть распределен по периодам года.

Бюджетные значения подчиняются тем же правилам проверки, балансирования и разнесения операций. Проводки бюджета необходимы для обеспечения возможности полного аудиторского контроля бюджета.

Для использования функций контроля бюджета сначала необходимо создать записи настройки контроля бюджета. Для получения дополнительной информации см. раздел «Настройка контроля бюджета».

Бюджетные значения можно ввести в книге бюджета с помощью любой из следующих функций:

  • «Ввод в книгу» (LEN)
  • «Импорт в книгу» (LIM)
  • «Выполнение корпоративного распределения» (CAL)
Примечание. Перед использованием любой из этих функций для загрузки бюджетных значений следует открыть книгу бюджета с помощью функции «Изменить бюджет» (CBG). Книга бюджета представляет собой книгу, определенную в качестве «книги основного бюджета» в Настройке организации.

Проводки бюджета можно ввести в книгу бюджета с помощью функции «Ввод в книгу» (LEN) таким же образом, как вводятся фактические проводки. Кроме того, можно подготовить файл бюджета в пакете электронных таблиц и затем перенести данные в книгу бюджета с помощью функции «Импорт в книгу» (LIM).

Бюджеты могут быть настолько подробны, насколько это необходимо. Бюджеты можно создавать для отдельных счетов путем разнесения сумм непосредственно на эти счета.

При составлении сводных отчетов по бюджету можно ввести бюджет для интервала счетов, связанных с любым из этих счетов. Например, если для отчета по счетам продаж всегда задается интервал таких счетов, то в книге бюджета можно связать бюджет с первым счетом продаж.

Бюджеты можно также вводить с помощью кодов аналитики, например, по отделам или проектам. Ввод бюджета для кода аналитики или комбинации кодов аналитики выполняется путем разнесения проводки с соответствующей суммой бюджета на счет бюджета и указания в проводке ссылки на код аналитики.

Если требуется создать бюджет только с помощью кода аналитики, необходимо выполнить разнесение бюджета на один счет и указать для всех связанных фактических счетов ссылку на этот бюджетный счет.

См. раздел «Настройка контроля бюджета для счета».

При вводе в книгу бюджета создаются записи бюджета на основе следующей уникальной комбинации:

  • Код счета — это «Счет контроля бюджета», определяемый в настройке контроля бюджета;
  • Период
  • код аналитики 1 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
  • код аналитики 2 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
  • код аналитики 3 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
  • код аналитики 4 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
  • код аналитики 5 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета).

Вышеуказанные данные извлекаются из операции при ее разнесении. Применяются стандартные правила, относящиеся к функциям План счетов и Тип операций, поэтому следует обратить особое внимание на аналитику: обязательные, необязательные, запрещенные значения и т. п. Бюджеты должны вводиться в основной валюте.

При разнесении операции записи вводятся в «книгу основного бюджета», а также в таблицы бюджета. Таблицы бюджета используются функциями контроля бюджета. «Книга основного бюджета» используется только в качестве источника справочной информации.

Для заказов на закупку и счетов закупки суммы вводятся как дебетовые. Ниже приведен пример записи операции:

  Счет Аналитика Период Сумма Д/К
Строка, создающая записи контроля бюджета Код счета контроля бюджета Необязательный Период, в который введен бюджет Сумма бюджета за этот период Д
Строка балансирования Код счета «Прочее» Неприменимо Период, в который введен бюджет Сумма бюджета за этот период К

Пример бюджета 1:

Счет Период Бюджет
A 11/2005 100 USD
A 12/2005 150 USD
A 01/2006 200 USD
A 02/2006 100 USD
и так далее    
A 12/2006 100 USD
B 11/2005 100 USD
B 12/2005 100 USD
B 01/2006 150 USD
и так далее    

Пример бюджета 2:

Счет Период Код аналитики 1 Бюджет
A 11/2005 Отдел A 100 USD
A 11/2005 Отдел B 100 USD
A 12/2005 Отдел A 150 USD
A 12/2005 Отдел B 100 USD
A 01/2006 Отдел A 200 USD
A 01/2006 Отдел B 200 USD
A 02/2006 Отдел A Нет
A 02/2006 Отдел B 150 USD
и так далее      

Перераспределение бюджетов

Суммы бюджета можно перемещать между счетами, комбинациями счетов и аналитики или между периодами. Операция вводится, чтобы кредитовать исходный бюджет или дебетовать целевой бюджет.

Например, если бюджет требуется переместить со счета A для периода 04/2006 на счет В для периода 03/2006, необходимо создать следующую операцию:

Счет Аналитика Период Сумма Д/К
A   04/2006 100 USD К
Счет «Прочее»   04/2006 100 USD Д
B   03/2006 100 USD Д
Счет «Прочее»   03/2006 100 USD К
Примечание. Не следует перемещать суммы, превышающие доступный бюджет для данного периода, поскольку при этом можно выйти за рамки бюджета. Доступный бюджет рассчитывается следующим образом: доступный бюджет = бюджет – подтвержденные расходы – фактические расходы.

Ввод бюджета вручную

Для ввода бюджетов можно использовать стандартные типы операций. Однако рекомендуется определить отдельные типы операций для ввода бюджетов, что позволит легко отличить их от других записей.

Примечание. Операции бюджета проходят стандартные проверки на двойные записи, поэтому можно определить промежуточный счет бюджета и использовать его в качестве счета балансирующих проводок для всех операций бюджета.

Предварительное определение проводок бюджета

Функция «Шаблоны операций» (JNP) позволяет ускорить ввод бюджетных проводок. Если требуется ввести годовой показатель и распределить его по всем периодам финансового года, рекомендуется выполнить следующие действия:

  1. Первая строка шаблона не подлежит разнесению, в нее вводится сумма годового бюджета.
  2. Можно задать любое количество последовательных строк, по одной на каждый период, для каждой из которых назначается равная часть годового бюджета. В поле «Сумма» введите 1R.
  3. В качестве строки периода округления рекомендуется использовать строку, соответствующую последнему периоду года. Для этого в поле «Сумма» введите 1RU.
  4. В строках ввода балансирования для каждого периода в поле «Дебет/кредит» должно быть установлено значение Период. Таким образом, в строке задается значение балансирующей суммы периода, что обеспечивает нулевое значение при суммировании записей в каждом периоде. Поскольку бюджет распределяется по 12 учетным периодам, имеется одна строка, для которой разнесение не выполняется, а также 12 дебетовых и 12 кредитовых строк проводок.

С помощью шаблонов операций можно создать бюджеты с неравномерным распределением в течение года. В поле «Сумма» можно ввести соответствующие коэффициенты, применяемые к каждому периоду.

Создание бюджетов в электронной таблице

Большинство пакетов электронных таблиц позволяет вывести файл в формате, подходящем для модуля «Финансовый учет» системы SunSystems. Для получения подробной информации о требуемом шаблоне файла см. раздел Импорт в книгу.