Что такое импорт в книгу?
Функция «Импорт в книгу» позволяет проверять и разносить операции, созданные другой функцией, вместо ввода вручную с использованием функции «Ввод в книгу» (LEN). Эти операции хранятся в виде файлов импорта в таблицах «импорта в книгу» . «Импорт в книгу» можно использовать для разнесения фактических и бюджетных проводок.
Импортируемые операции могут генерироваться многими другими источниками, включая следующие:
- функция «Корпоративные распределения» в модуле «Финансовый учет» в SunSystems;
- функция «Обработка заказов» в SunSystems;
- другие программные пакеты.
Проводки должны создаваться в виде сбалансированных операций в нужном формате проводок операций.
В целях обработки одну или несколько операций можно объединить в один файл импорта (или пакет). При этом все операции в файле должны относиться к одному и тому же типу операций.
Выбор операций для импорта в функции «Импорт в книгу» осуществляется через панель управления.
Режимы обработки импорта в книгу
«Импорт в книгу» может выполняться в двух разных режимах обработки: в режиме реального времени или в ручном режиме.
Когда функция Импорт в книгу используется для импорта и разнесения операций в режиме реального времени, операции передаются в функцию «Импорт в книгу» автоматически по мере их генерирования в исходной системе. В функции «Импорт в книгу» осуществляется проверка этих операций, после чего, если операции прошли проверку, выполняется их разнесение. Либо эти операции задерживаются для соответствующей корректировки с последующим разнесением с помощью функции «Ввод в книгу» .
Когда функция «Импорт в книгу» используется для импорта и разнесения операций в ручном режиме, операции удерживаются в таблицах SQL в функции «Импорт в книгу» модуля «Финансовый учет» до тех пор, пока пользователь не выберет их для импорта. Пользователь вручную выбирает операции, которые нужно импортировать, после чего они передаются в функцию «Импорт в книгу» для их проверки и разнесения.
Операции, сгенерированные модулем «Обработка заказов» и функцией «Корпоративное распределение» (модуль «Финансовый учет») вSunSystems, могут разноситься в режиме реального времени или вручную.
Проверка и разнесение при импорте в книгу
Функция «Импорт в книгу» применяет к каждой обрабатываемой операции такие же правила проверки и балансирования, как и функция «ввода в книгу» , что позволяет разносить только действительные операции. См. раздел «Когда операция сбалансирована?».
Каждый тип операции, ссылка на который имеется в файле импорта, в поле «Статус» должен иметь значение Открыто или Скрыто, устанавливаемое в функции «Типы операций» (JNT).
Пользователь может выбрать один из двух параметров: только проверка операций или проверка и разнесение операций. Если при разнесении операций будет обнаружена ошибка, пользователь может отменить операцию или разнести эту ошибочную операцию на промежуточный счет. См. раздел «Обработка ошибок при импорте в книгу».
Импортируемые файлы могут разноситься в книге фактических результатов или в книге бюджета. Для разнесения операции в книге бюджета следует выбрать нужную книгу бюджета с помощью параметров выполнения импорта в книгу.
Использование бизнес-правил для дополнительной проверки
Бизнес-правила могут использоваться для применения каких-либо специальных требований к проверке выбранных полей операции. Например, отдельные необязательные поля модуля «Финансовый учет» можно сделать обязательными при импорте. Может также потребоваться, к примеру, применить одинаковые правила проверки кодов аналитики при «импорте в книгу» и при «вводе в книгу» .
При настройке бизнес-правил для функции «Импорт в книгу» следует учитывать некоторые особые моменты. В «профиле событий» для автоматической настройки полей операции в ходе импорта могут использоваться только определенные «точки вызова». Только одна определенная «точка вызова» должна использоваться в «профиле событий» в целях проверки целевой книги для импорта. Для получения дополнительной информации см. раздел «Точки вызова и действия в модуле "Финансовый учет"».
Помимо импорта данных проверки каждой строки проводки, можно также указать основание каждой предыдущей импортируемой строки, например, чтобы обеспечить согласование определенного поля для всех строк каждой импортируемой операции. Однако при этом очень важно учитывать различия между процедурами импорта в книгу, относящимися к функции «Обработка заказов», и процедурами импорта книги, относящимися к другим источникам (например, к экспорту внешнего файла с помощью функции «Экспорт книги» ). Строки книги, сгенерированные определением «Интерфейс книги» в рамках функции «Обработка заказов», упорядочиваются перед процессом «Импорт в книгу» по критериям Основание проводки / Код счета, и если пользователь ссылается на предыдущую строку, он должен учитывать повторное упорядочение. Поэтому с целью учета имеющихся различий между типами процедур импорта в книгу следует использовать элемент данных «Тип создания заголовка операции» в профиле событий или правиле, позволяющий определить, относится ли процедура «Импорт в книгу» к «Обработке заказов» или к другому источнику. Для получения дополнительной информации см. раздел «Точки вызова и действия в модуле "Финансовый учет"».
Просмотр и выбор операций для импорта
Запуск, контроль и отслеживание обработки «импорта в книгу» осуществляются через панель управления. На панели управления отображаются все операции из таблиц «Импорт в книгу».
Это значит, что с помощью «Панели управления импортом в книгу» пользователь может просматривать операции на любом из следующих этапов:
- операции на этапе ожидания обработки в рамках импорта в книгу;
- операции, отклоненные при импорте в книгу вследствие ошибок проверки.
Тип операции — элементы управления
Обработка операций в процессе «импорта в книгу» также зависит от параметров настройки типа операции.
Если импортируемая проводка относится к типу операции со значением Да для поля «Сторно в следующем периоде», сторно суммы проводки разносится на соответствующий счет в следующем периоде.
Если импортируемая проводка относится к типу операции, который требует авторизации, операция автоматически задерживается. См. раздел «Авторизация операций».
Импорт операций с уникальными основаниями
Если импортируемые проводки относятся к типу операции, в определении которого есть поле «Уникальные основания» со значением Да, а счет, куда импортируется проводка, относится к дебиторским, кредиторским или клиентским типам счетов, веденный номер основания проверяется по книге. Если основание не является уникальным для данного счета, появляется сообщение об ошибке.