Подбор по количеству или по сумме
В поле «Подбор счета по» формы «Тип закупки» указывается подбор по количеству или подбор по сумме. Независимо от этой настройки, прохождение проводкой этапа автоматически определяется по количеству; кроме того, определяется прошедшее этап количество. Например, если было заказано 100 единиц и получено 102 единицы, этап записывается как завершенный. Если было получено только 99 единиц, этап не считается завершенным полностью. Поэтому обработка количества важна, независимо от метода подбора.
Подбор по количеству
При подборе по количеству недопоставленное количество заказа сравнивается с недопоставленным количеством по счету. Если количества отличаются, появляется запрос на подбор других заказов/счетов для недопоставленного количества, и если их нет, подбор заканчивается. Например, для заказа на 100 единиц выполнен подбор счетов на общее количество 99 единиц; появляется запрос о наличии других счетов. Если другие счета ожидаются, строка заказа должна остаться открытой; если другие счета не ожидаются, строку заказа можно закрыть.
Тот же запрос появляется для обратной ситуации, т.е. если в счетах подобрано большее количество, чем в заказах. Процесс усложняется, если и в документе поступления указано отличающееся количество. Возникает несколько комбинаций соотношения количеств заказа, количеств поступления и количеств по счету, каждое из которых может быть больше или меньше другого. При необходимости появятся соответствующие запросы.
Если недопоставленное количество заказа и недопоставленное количество по счету равны, строки автоматически закрываются. Если одно количество больше другого, и в ответе на запрос указано, что строка должна быть закрыта, проводка закрывается. При необходимости закрытия заказа используется функциональность отмены количества для отмены оставшегося количества. Например, заказ на 200 единиц подбирается к счетам на 199 единиц, и вы отвечаете, что других счетов не ожидается, тогда система использует функцию отмены количества, чтобы закрыть заказ с оставшейся 1 единицей. Требуется код причины для указания, в результате чего строка была отменена. Требуется указать код причины закрытия строки. В качестве кода причины отмены количества по умолчанию используется код причины, установленный для типа закупки.
Подбор по сумме
Подбор по стоимости выполняется аналогично подбору по количеству. Его можно использовать вместо подбора по количеству или при несоответствии количеств методу заказа, например, при отмене заказов с большими денежными суммами, для которых получены обычные счета. Заказ на закупку введен, прошел через все этапы и доступен для выставления счета. Заказ на закупку генерируется с количеством, превышающим ожидаемое количество частичных платежей. Количество может быть невидимым, если оно было задано в шаблоне заказа на закупку или шаблоне формы.
Метка значения, которое должно использоваться при подборе по суммам, указывается в функции «Настройка сумм определения типа закупки» в поле «Допустимая сумма».
Существует рекомендуемая настройка, используемая для поля «Подбор по сумме», если количество не требуется, например, для номенклатуры услуги, когда в заказе/счете вводится сумма, а не часы или ставка. Метка количественного значения (с единицами) рассчитывается по формуле, эквивалентной метке значения валюты, отмеченной как «Допустимая сумма». После допустимой суммы также требуется метка количественного значения, установленная в последовательности меток значений для типа закупки. Количество не должно отображаться в форме. Поскольку допустимая сумма равна количеству, процедура подбора и отмены оставшейся сумме заказа подобна процедуре, используемой при подборе по количеству. Если сумма задолженности по счету равна нулю, и счет закрыт, заказ закрывается.
Если в настройке требуется указать количественное значение, то при подборе по стоимости необходимо соблюдать осторожность. Независимо от оставшейся стоимости для подбора и ответа на запрос о необходимости оставить заказ открытым для дальнейшего подбора, заказ будет закрыт, если количество по счету больше или равно оставшемуся количеству заказа.
Если суммы задолженности отличаются, всегда появляется запрос действия с проводкой более крупной суммы — закрыть или оставить открытой. Он аналогичен запросу при подборе по количеству, и для оставшейся стоимости также используется функциональность отмены количества.
Если для параметра «Подбор счета-фактуры по» в «Настройке типов закупки» (PTS) задано значение валюты операции, оно будет использоваться для подбора, вне зависимости от значения параметра в «Настройке организации».
Если в качестве суммы проводки в «Настройке организации» задано «Только показывать, если введено», то параметр «Подбор счета-фактуры по» в функции «Настройка типов закупки» (PTS) может задаваться для суммы проводки только в том случае, если это значение всегда введено.