Qu'est-ce que l'Interface Grand Livre ?

L'Interface Grand Livre permet de définir et de gérer l'interface entre les modules Business et Financials de SunSystems. Une Interface Grand Livre identifie les valeurs et autres détails extraits des transactions Business et inscrits sur des journaux aux comptes Financials.

L'interface Business - Financials supporte deux types d'informations financières :

• Valeurs de transactions
• Stock.

Un paramétrage Interface Grand Livre permet de :

• Identifier les écritures journal nécessaires pour enregistrer une transaction Business dans Financials.
• Déterminer la destination des écritures journal identifiées, par exemple le Grand Livre et les comptes Financials.
• Contrôler la consolidation et la suppression des transactions journal.

Vous pouvez définir un nombre illimité d'Interfaces Grand Livre pour les différents types de transactions Business à refléter dans Financials. Une Interface Grand Livre est assignée à un type de vente, d'achat ou de transfert pour une étape de traitement spécifique. Lorsqu'une transaction Business du type correspondant atteint cette étape de traitement, le système utilise l'Interface Grand Livre pour créer les transactions journal requises et les inscrit dans Financials.

Vous pouvez assigner des règles Interface Grand Livre distinctes aux différentes étapes de traitement d'une transaction, par exemple, confirmation commande, saisie réception ou rapprochement facture. Vous pouvez également définir une Interface Grand Livre pour les extournes, par exemple, pour extourner un engagement au budget lorsqu'une facture est reçue et rapprochée.

L'exemple suivant illustre l'utilisation des Interfaces Grand Livre :

Une transaction commande fournisseur traverse généralement plusieurs étapes de traitement, par exemple saisie commande, confirmation commande, saisie réception, saisie facture et rapprochement facture. La transaction doit souvent être reflétée dans le Grand Livre Financials à différentes étapes.

Si vous utilisez le contrôle des engagements pour contrôler les engagements et les dépenses réelles par rapport à un budget, vous devrez, au niveau de l'étape de saisie ou de confirmation de commande, utiliser la valeur de la commande pour refléter le montant du nouvel engagement dans le compte budget Financials correspondant. Dans ce cas, vous devrez définir une Interface Grand Livre "Engagement commande fournisseur" pour générer et inscrire les transactions journal au budget engagement et assigner cette Interface Grand Livre à l'étape de confirmation de commande pour le type de transaction concerné.

Par la suite, lorsque la facture est reçue et rapprochée de la commande, deux journaux supplémentaires sont requis :

1. Le total de l'engagement du compte budget doit être réduit en extournant le montant de la facture reçue.
2. Le montant de la facture doit être inscrit en tant que dépense réelle au compte de charges et au compte fournisseur Financials.

Deux Interfaces Grand Livre doivent donc être assignées à l'étape de rapprochement de facture. Vous pouvez assigner l'Interface Grand Livre "Engagement commande fournisseur" en tant qu'extourne, ou définir et assigner une Interface Grand Livre "Réduire engagement commande fournisseur" distincte. De plus, vous devrez définir et assigner une Interface Grand Livre "Facture achat".