Inventaire (ICS)

Les options sont les suivantes :

Complet(-ète) : cette méthode traite tous les articles compris dans les fourchettes définies dans Inventaire.
Cyclique : cette méthode se sert de la fréquence d'inventaire, du nombre d'articles à inclure dans l'inventaire et d'un mécanisme de sélection d'article aléatoire pour définir ce qui doit figurer dans l'inventaire.

Cochez cette case pour n'inclure dans l'inventaire que les lots dont le statut est Ouvert(e). Si cette case n'est pas cochée, tous les lots sont inclus quel que soit leur statut.

Si cette case est cochée, seules les lignes d'inventaire dont la quantité prévue diverge de la quantité inventoriée sont à saisir. Dans ce cas, l'inventaire peut être fermé après saisie de ces seuls articles. Par exemple, sur un inventaire de 20 lignes, seuls cinq articles ont une quantité inventoriée différente de la quantité prévue ; dans ce cas, il suffit de saisir ces cinq quantités avant de pouvoir fermer l'inventaire.

Si cette case n'est pas cochée, toutes les quantités sont à saisir, même si les quantités prévues sont égales aux quantités inventoriées.

Sélectionnez cette option pour que les emplacements verrouillés soient inclus dans l'inventaire. Par exemple, un stock en attente de dédouanement est considéré comme verrouillé et non disponible pour une sortie mais peut faire l'objet d'un inventaire.

Cochez cette case pour ne PAS produire de numéros de pages de liste. Ainsi, si vous ne cochez pas cette case, le système génère des numéros de pages de liste et des numéros de lignes de liste lors de l'exécution de la fonction Génération inventaire (ICG). Cette fonction utilise le Nombre de lignes par liste pour calculer les numéros de page par liste. A l'issue de l'inventaire physique, les numéros de pages et de lignes de liste servent à saisir les quantités inventoriées.

Si les numéros de pages de liste sont facultatifs, le numéro de page créé au moment de générer l'inventaire est le numéro un. Les numéros de lignes de liste sont néanmoins générés, mais ils correspondent tous à un numéro de page un. L'utilisateur n'a donc pas à connaître le numéro de page et de ligne de liste.

Cochez cette case si vous souhaitez générer un inventaire vide.

Par exemple, vous procédez à l'inventaire physique d'un emplacement sans produire d'état d'inventaires préalable et devez enregistrer les résultats de cet inventaire et mettre le système à jour. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer un inventaire vide et saisir les quantités inventoriées réelles.

En l'absence de lignes d'inventaire, le système calcule la quantité attendue, la compare à la quantité inventoriée que vous avez saisie puis inscrit les écarts éventuels. Pour cela, vous devez également activer le champ Recalculer quantité prévue.

Cochez cette case pour recalculer la quantité prévue lors de la saisie de la quantité inventoriée. Cette action peut être nécessaire si :

Vous faites l'inventaire d'un emplacement physique tel qu'un rayon ou une allée, sans état d'inventaires, puis devez enregistrer les résultats et mettre à jour le système. Vous pouvez créer un inventaire, éventuellement sans lignes, et saisir les quantités inventoriées réelles. En l'absence de lignes d'inventaire, le système calcule la quantité attendue, la compare à la quantité inventoriée que vous avez saisie puis inscrit les écarts éventuels.

Il se peut qu'un inventaire ait été créé et qu'un état ait été imprimé, mais que l'inventaire soit reporté de quelques semaines. Au moment de mettre à jour le système, vous souhaitez que le système recalcule les quantités prévues et les compare aux quantités réelles. Dans ce cas de figure, il est conseillé de supprimer l'inventaire et d'en créer un nouveau.

Par exemple, en conjonction avec le champ Générer inventaire vide ci-dessus ; ou lorsqu'un inventaire a été généré et que l'état a été imprimé, mais que l'inventaire physique est reporté à une date ultérieure ; vous pouvez souhaiter que le système recalcule la quantité prévue et la compare à la quantité inventoriée réelle.

Si vous cochez cette case, l'état des inventaires fait apparaître la quantité prévue de chaque ligne d'inventaire. Si cette case n'est pas cochée, la quantité prévue ne figure pas sur l'état. Dans ce cas, le nom de la personne chargée d'effectuer l'inventaire physique ne figure pas sur l'état.

Type de transfert à appliquer si l'inventaire requiert un ajustement positif. Autrement dit, lorsqu'il faut procéder à une augmentation. Lors d'un traitement d'ajustement positif, le système crée un ordre de transfert sur la base de ce type de transfert. Toutes les inscriptions Grand Livre, formules, mises à jour de valorisation, etc. associées à ce type de transfert sont traitées. Le type de transfert doit être de type Réception, et non Sortie, ou Réception/sortie. Un ajustement positif crée systématiquement une réception.

Remarque: Vous pouvez choisir de créer un type de transfert spécifique aux ajustements positifs d'inventaires.

Type de transfert à appliquer si l'inventaire requiert un ajustement négatif. Autrement dit, lorsqu'il faut procéder à une réduction. Lors d'un traitement d'ajustement négatif, le système crée un ordre de transfert sur la base de ce type de transfert. Toutes les inscriptions Grand Livre, formules, mises à jour de valorisation, etc. associées à ce type de transfert sont traitées. Le type de transfert doit être de type Sortie, et non Réception, ou Réception/sortie. Un ajustement négatif crée systématiquement une sortie.

Remarque: Vous pouvez choisir de créer un type de transfert spécifique aux ajustements négatifs d'inventaires.

Sélectionnez cette option pour que le système applique le Pourcentage, la Quantité ou la Valeur tolérance à tout écart dans l'inventaire. Si l'écart n'est pas compris dans l'une de ces tolérances, une autorisation est requise pour pouvoir traiter la ligne et ajuster le stock.

Si l'option Appliquer valeurs tolérance est sélectionnée, la tolérance applicable peut être spécifiée dans un ou plusieurs des champs suivants. Le premier niveau de tolérance atteint est appliqué. L'utilisation des trois champs permet de garantir que tous les écarts sont détectés, qu'il s'agisse d'articles de faible coût et fort volume ou d'articles de coût élevé et faible volume.

Remarque: Si l'option Appliquer valeurs tolérance est sélectionnée et que ces valeurs sont laissées à 0, le système applique une tolérance nulle. Autrement dit, tous les écarts doivent faire l'objet d'une autorisation manuelle. Cela ne signifie pas qu'aucun contrôle de tolérance n'est appliqué.

Tolérance applicable, exprimée en pourcentage de la quantité prévue de la ligne d'inventaire.

Par exemple, vous faites l'inventaire de bouteilles de sirop. Si le pourcentage de tolérance défini est de 10% et que la quantité prévue de la ligne d'inventaire est de 100 bouteilles, la fourchette de tolérance est comprise entre 90 et 110. Si vous comptez 93 bouteilles, la tolérance est respectée et l'ajustement n'a donc pas à être approuvé. En revanche, si vous comptez 115 bouteilles, la tolérance est dépassée et la ligne doit être approuvée pour que l'ajustement puisse avoir lieu.

Tolérance applicable, exprimée en quantité de la quantité prévue de la ligne d'inventaire. Cette tolérance ne s'applique que dans l'unité de mesure de base, ou de stockage.

Par exemple, vous faites l'inventaire de bouteilles de limonade. Si la quantité de tolérance définie est de 5 et que la quantité prévue de la ligne d'inventaire est de 100 bouteilles, la fourchette de tolérance est comprise entre 95 et 105. Si vous comptez 97 bouteilles, la tolérance est respectée et l'ajustement n'a donc pas à être approuvé. En revanche, si vous comptez 107 bouteilles, la tolérance est dépassée et la ligne doit être approuvée pour que l'ajustement puisse avoir lieu.

Tolérance applicable à la valeur ajustée. Cette valeur est calculée de la manière suivante : Valeur à ajuster = (quantité prévue moins quantité inventoriée) multiplié par le coût d'article

Par exemple, vous définissez une tolérance qui ne permet d'ajuster automatiquement que 100 € avant d'exiger une approbation. Si, sur une ligne d'inventaire, la quantité prévue est de dix, la quantité inventoriée de neuf et le coût d'article de 75 €, la valeur est calculée de la manière suivante : Valeur à ajuster = (10 moins 9) multiplié par 75 = 75 €. La valeur à ajuster est inférieure à la tolérance de 100 €, aucune approbation n'est requise.

En revanche, si la quantité inventoriée était de huit, le calcul de la valeur serait le suivant : Valeur à ajuster = (10 moins 8) multiplié par 75 = 150 €. La valeur à ajuster est supérieure à la tolérance de 100 €, une approbation est requise.

Le coût d'article correspond au coût de l'article et non au coût de réception. Le champ Indicateur coût / tolérance détermine le coût d'article à utiliser.

Il permet de spécifier le coût à prendre en compte dans le cadre du contrôle de tolérance par valeur. Les options sont les suivantes :

Coût standard
Coût moyen défini
Coût moyen pondéré
Dernier coût/coût réel
Non applicable

Le type de coût est celui dont le statut est Coût stock dans Type coût (ICT).

Sélectionnez cette option pour que tout emplacement présentant un écart hors des tolérances définies soit automatiquement verrouillé.

Remarque: L'inventaire doit dépendre des tolérances et la ligne d'inventaire doit échouer à la vérification de tolérance et avoir le statut Ecart pour que l'emplacement soit verrouillé.

Si un emplacement contient plus d'un article, vous devrez faire attention cependant car tous les articles de cet emplacement seront verrouillés, et pas seulement l'article qui affiche l'écart. Le Code motif associé au verrouillage de l'emplacement sera transféré dans l'enregistrement Emplacement stock.

Si des lignes d'inventaire sont ajoutées à l'inventaire par l'intermédiaire de l'action dans Saisie ligne inventaire, que l'inventaire dépend des tolérances et que l'indicateur est défini en conséquence, l'emplacement est automatiquement verrouillé. En effet, pour toute ligne ajoutée, la quantité attendue est de zéro et se situe donc déjà hors tolérances ; elle a immédiatement le statut Ecart. Si les tolérances ne sont pas utilisées, la ligne ajoutée n'est pas verrouillée.

L'emplacement est déverrouillé automatiquement lorsque l'inventaire est fermé et que toutes les lignes sont inscrites, ou une ligne d'inventaire individuelle est inscrite et le code motif pour l'emplacement correspond au code motif sur cet inventaire, et que l'emplacement n'apparaît pas sur une autre ligne d'inventaire avec le statut Ecart.

Ainsi, Inventaire ne déverrouille pas un emplacement qui a été verrouillé manuellement pour un motif autre qu'un inventaire. En outre, l'emplacement peut appartenir à un autre inventaire (pour un article différent) et, en conséquence, l'emplacement peut être verrouillé en raison d'un écart. C'est pourquoi l'inventaire doit rester verrouillé.

Si la case Verrouillage automatique est cochée, le champ Code motif contient le code motif destiné à expliquer la raison du verrouillage de l'emplacement. Ce code est transféré dans l'enregistrement Emplacement stock.

Ce champ est également utilisé lorsque vous tentez de déverrouiller automatiquement un emplacement pour déterminer s'il a été verrouillé en raison d'un écart d'Inventaire ou pour une autre raison. Il est recommandé que tous les enregistrements Inventaire contiennent le même code motif de sorte que, si deux inventaires ou plus sont en cours, le système puisse déverrouiller l'emplacement alors que le second inventaire est fermé.

Inventaire (ICS) - Format