Inventaire - Informations générales
Vous ne pouvez utiliser la fonction inventaire que pour un inventaire ouvert.
Si un inventaire, ou une définition d'inventaire, est déjà utilisé(e) sur un inventaire ouvert, vous ne pouvez pas créer un autre inventaire à partir de celui-ci. Par exemple, si une définition d'inventaire est utilisée pour effectuer un inventaire de clôture d'exercice, elle ne peut être utilisée que sur un inventaire à la fois. Dès que l'inventaire ouvert est terminé ou effacé/supprimé, vous pouvez utiliser la fonction Inventaire pour un autre inventaire.
Chaque inventaire se voit attribuer un numéro d'inventaire unique. Ce numéro est séquentiel et défini par le système.
Un inventaire est constitué d'un en-tête et de lignes.
L'en-tête de l'inventaire contient des informations diverses, dont le numéro d'inventaire et le statut d'inventaire. Lors de la génération d'un inventaire, le système copie les données de la définition dans l'en-tête de l'inventaire. Ces informations servent ensuite lors du traitement de l'inventaire. Si vous modifiez la définition, vos changements ne sont appliqués que lors du traitement de l'inventaire suivant.
Chaque ligne d'inventaire contient une combinaison unique article/emplacement/référence de lot/date d'expiration/caractéristique d'article.
Une seule combinaison article/emplacement/référence de lot/date d'expiration/caractéristique d'article peut apparaître dans un seul inventaire et non dans plusieurs inventaires. La référence de lot et/ou date d'expiration et/ou caractéristique d'article sont facultatives ; en cas d'absence de ces informations, le système les ignore.
Ceci peut arriver lorsque deux paramétrages d'inventaires différents présentent des fourchettes qui se chevauchent. Par exemple, l'Article A a un stock de 20 pièces dans l'emplacement X et 15 pièces dans l'emplacement Y ; le paramétrage d'inventaire défini SS2 ne couvre que l'emplacement X, tandis que la définition d'inventaire TT3 couvre tous les emplacements. Si vous générez un inventaire pour SS2, celui-ci fera apparaître la combinaison Article A/Emplacement X de 20 pièces. Par la suite, si vous générez un inventaire pour TT3, celui-ci ne relèvera pas les 20 pièces de l'Article A/Emplacement X, puisqu'elles apparaissent déjà dans un autre inventaire. En revanche, il fera apparaître les 15 pièces de l'Article A/Emplacement Y car elles ne figurent dans aucun autre inventaire actif.
Le système calcule une quantité prévue pour chaque ligne. Cette quantité correspond à la quantité que le système croit être en stock. Elle est calculée lors de la génération de l'inventaire.
Toutes les quantités prévues et inventoriées doivent être saisies dans l'unité de mesure de base ou de stockage. Aucune autre unité de mesure n'est prise en charge.
La procédure d'exécution d'un inventaire est la suivante :
- génération d'un inventaire dans Génération inventaire (ICG) ;
- Exécution de l'état : cette étape est facultative et dépend du paramétrage du champ dans la fonction Inventaire (ICS) ;
- inventaire physique du stock ;
- saisie des quantités inventoriées, à l'aide de la fonction Saisie inventaire (ICE) ;
- si vous utilisez des tolérances, toutes les lignes d'inventaire non conformes aux limites de tolérance définies doivent être approuvées ligne par ligne dans Saisie inventaire, ou au niveau de l'inventaire tout entier dans Approbation/inscription inventaire (ICP) ;
- inscription des mises à jour d'inventaire, autrement dit génération des ordres de transfert destinés à augmenter ou réduire le stock, à l'aide de la fonction Saisie inventaire pour inscrire ligne par ligne, ou de la fonction Approbation/inscription inventaire pour inscrire l'inventaire dans son intégralité ;
Exécution de l'état dans Edition inventaire. Ce traitement est facultatif et dépend du paramétrage du champ Numéro page liste facultatif dans la fonction Inventaire :
- S'il est défini sur obligatoire, en exécutant l'état, vous verrez la page de liste et les numéros de ligne. Ces numéros sont utilisés dans Saisie inventaire lors de la saisie des quantités inventoriées ;
- si ce champ n'est pas activé, vous n'avez pas à vous soucier des numéros de pages de listes et de lignes de listes. Le système crée ces numéros lors de la génération de l'inventaire. Il crée alors un numéro de page de liste unique (numéro de page 1). Plusieurs numéros de lignes de listes sont créés pour cette même page de liste.
Une ligne d'inventaire n'est à approuver qu'en cas d'utilisation de tolérances, lorsque la ligne d'inventaire n'est pas conforme aux limites de tolérance définies. C'est le cas lorsque la quantité ou valeur prévue est différente de la quantité ou valeur inventoriée, et que l'écart constaté est supérieur à la tolérance spécifiée. Si aucune tolérance n'est utilisée, aucune approbation n'est nécessaire.
Vous pouvez supprimer ou effacer un inventaire en utilisant l'action de la fonction Approbation/inscription inventaire (ICP). Vous ne pouvez le faire qu'à condition qu'aucune quantité inventoriée n'ait été saisie.
Pour connaître le statut d'un inventaire, autrement dit savoir s'il est ouvert ou inscrit/fermé, utilisez la fonction Saisie inventaire et le bouton Recherche du numéro d'inventaire. Vous pouvez également créer un Control Desk pour afficher cette information.
Le déroulement de l'inventaire n'entraîne pas le blocage des transactions dans le module Business. Il convient donc de contrôler les réceptions ou sorties de stock effectuées depuis le lancement de l'inventaire. La dernière réception reçue et le dernier stock sorti, autrement dit réalisés, avant la génération d'un inventaire sont inclus dans l'inventaire. Une fois l'inventaire généré, aucune autre réception ni sortie ultérieure n'est incluse dans l'inventaire.
La fonction Saisie inventaire repose sur des numéros de pages de listes et numéros de lignes de listes. Au moment d'imprimer un état dans la fonction Edition inventaire, le système crée automatiquement des numéros de pages de listes et numéros de lignes de listes pour chaque ligne d'inventaire. Si une ligne d'inventaire apparaît sur la page 1 de l'état, elle se voit attribuer le numéro de page de liste 1. Si une ligne d'inventaire est la quatrième de l'état, elle se voit attribuer le numéro de ligne de liste 4.
Il est également possible de créer les numéros de pages de listes et de lignes de listes lors de la génération de l'inventaire. C'est le cas lorsque le champ Numéro page liste est activé. Il n'y a alors qu'un seul numéro de page de liste, à savoir un. Chaque numéro de ligne de liste aura pour numéro de page de liste 1.
La personne qui effectue l'inventaire connaît le numéro de page de liste et de ligne de liste car ils apparaissent sur l'état de la fonction Edition inventaire. Ces numéros servent ensuite à identifier une ligne d'inventaire dans Saisie inventaire.
Un inventaire est composé de lignes d'inventaire. Au sein du système, chaque ligne se voit attribuer un numéro de ligne d'inventaire interne. Ce numéro est séquentiel et n'est PAS remis à zéro à chaque nouvel inventaire. Par exemple, l'inventaire numéro 1 contient des lignes numérotées de 1 à 20 ; l'inventaire numéro 2 contient des lignes numérotées de 21 à 45 ; l'inventaire numéro 3 contient des lignes numérotées de 46 à 72, etc.
Chaque ligne d'inventaire sera associée à un numéro de page de liste et numéro de ligne de liste.
Les données d'inventaire peuvent être consultées à l'aide d'un Control Desk Inventaire. Sélectionnez Consultation transfert (MOQ) dans SunSystems pour établir des filtres en sélectionnant IMCDIC et les types de filtres associés.
Vous pouvez exécuter la fonction Edition inventaire avec valorisation à tout moment du traitement d'inventaire. Cet état affiche la plupart des informations concernant l'inventaire, y compris les coûts d'articles augmentés ou réduits.
Toutes les définitions Grand Livre liées à un ordre de transfert sont traitées lors de la création d'un ordre de transfert. C'est la seule méthode qui permet de créer une inscription Grand Livre à partir de la fonctionnalité Inventaire.
Les numéros de série ne sont pas actuellement utilisés dans le cadre de la fonctionnalité Inventaire.