Mise à jour du fichier Soldes

Le fichier Soldes contient le résumé des transactions enregistrées dans le fichier Grand Livre. Il permet d'améliorer la vitesse de production des états financiers et de la balance générale.

Remarque:  Le fichier Soldes est créé dans Tables Grand Livre facultatives (OLT).

Mise à jour fichier soldes (LBU) permet de mettre à jour le fichier avec les dernières transactions de votre Grand Livre réel ou budget pour que les états utilisant ce fichier reflètent les données les plus récentes.

Les soldes enregistrent les données consolidées en fonction des détails transaction suivants :

  • numéro compte
  • période
  • code devise
  • indicateur inscription simulée
  • indicateur correction
  • code analytique.

Les autres informations comme le code immobilisation ou le type de journal ne sont pas conservées. Le fichier Soldes ne peut donc pas être utilisé pour les états qui utilisent ces codes.

Vous pouvez également consolider les transactions par code analytique transaction. L'utilisation du fichier Soldes est conditionnée par le paramétrage de l'état. Les états financiers qui incluent des éléments tels que la référence de transaction ou le libellé et le numéro de journal n'utilisent pas le fichier Soldes.

Remarque: Vous pouvez supprimer intégralement le fichier soldes Grand Livre en le recréant dans Tables Grand Livre facultatives (OLT).

Pour mettre à jour le fichier Soldes

  1. Sélectionnez Mise à jour fichier soldes (LBU) dans SunSystems.
  2. Sélectionnez Traiter à partir du menu Actions ou cliquez sur le bouton correspondant.

Lorsque vous sélectionnez Traiter, toutes les transactions inscrites depuis la dernière mise à jour sont consolidées et ajoutées au fichier.

La durée du traitement dépend du nombre de transactions saisies depuis la dernière mise à jour. Cette mise à jour peut être effectuée avant l'exécution de vos éditions hebdomadaires ou mensuelles.

Mise à jour du fichier Soldes lors de l'exécution d'un état

Lorsque vous exécutez un état qui utilise le fichier Soldes, vous avez la possibilité de mettre à jour les soldes. Ceci équivaut à exécuter Mise à jour fichier soldes (LBU) et est particulièrement utile si vous n'exécutez qu'un seul état.

Remarque:  L'état Balance générale n'offre pas cette possibilité.

Par contre, si vous exécutez plusieurs états, il est plus efficace d'utiliser Mise à jour fichier soldes (LBU) puis d'exécuter tous les états requis sans sélectionner l'option de mise à jour.

Remarque:  Votre Grand Livre peut être paramétré pour que les états utilisent le fichier Soldes même s'il n'est pas à jour. Pour cela, sélectionnez l'option Editer fichier soldes dans Paramétrage Grand Livre (LES).