Comment sont produits les documents de compte et les relevés ?
Dans SunSystems Financials, un document de compte désigne toute liste formatée de transactions de compte. Il peut inclure des transactions non réglées ou réglées et porter sur une période de temps quelconque. Les documents de compte sont souvent désignés sous le terme de relevés. Traditionnellement, un relevé dresse la liste des transactions en attente de règlement et est destiné à être adressé au client en guise de demande de règlement.
Les organisations ont souvent des exigences spécifiques en matière de documents de compte ou de relevés. De plus, une même organisation requiert souvent plusieurs formats de documents de compte. Ces documents pourront être produits à des moments différents, en format détaillé ou résumé, pour des clients sélectionnés, selon des règles prédéfinies. Par exemple, une organisation pourra exiger :
- des relevés hebdomadaires détaillés pour certains gros clients, à adresser par courrier électronique aux contacts client, suivis d'un relevé récapitulatif mensuel adressé par la poste ;
- des relevés quotidiens détaillés pour certains clients ciblés, à adresser par courrier électronique aux contacts client ;
- des relevés mensuels pour l'ensemble des clients, imprimés de nuit et expédiés par la poste.
Pour veiller à la flexibilité de sa fonctionnalité de production de relevé, Financials a scindé le traitement de production de documents de compte en deux parties :
- sélection des transactions- les transactions à inclure dans un relevé sont sélectionnées par un filtre Control Desk. Plusieurs filtres peuvent être définis pour couvrir divers critères de sélection, selon le cas. Par exemple, certains clients voudront voir toutes les transactions en attente de règlement et réglées au cours du mois, tandis que d'autres ne souhaiteront voir que les transactions en attente de règlement.
- production des relevés - les relevés sont produits par les outils d'édition qui activent les formats de document permettant de varier l'aspect et le contenu des relevés.
Les relevés de compte peuvent être générés manuellement, dans un format de document unique, à l'aide de la fonction Relevé compte (ACD).
Ce mode utilise un filtre par défaut prédéfini qui vous permet de sélectionner les transactions à inclure sur les documents. Au cours d'un même traitement, tous les documents de compte sont produits dans un format de document unique et utilisent les détails par défaut du code adresse client/tiers.