Gestion des comptes de bilan

Structure des comptes de bilan

Vous devez garder à l'esprit les deux points suivants lorsque vous définissez vos comptes de bilan :

• Le type de compte défini doit être Bilan. Ce type de compte permet de reporter le solde du compte d'un exercice sur l'autre.
• Le type de solde du compte est normalement défini sur Solde reporté. Ceci indique que vous ne souhaitez pas rapprocher/lettrer de transactions sur le compte. Lorsque vous exécutez Apurement période/exercice, les comptes de type Solde reporté sont consolidés en fonction des critères spécifiés, afin que les transactions détaillées soient supprimées. Les comptes banques constituent une exception à cette règle. Lorsque vous utilisez la fonctionnalité de rapprochement bancaire, le compte banque doit être de type Montants non soldés.

Comptes fournisseurs, clients et tiers dans le bilan

Grâce au Grand Livre unique de SunSystems, il n'est pas nécessaire de créer des comptes collectifs pour les comptes clients/débiteurs, fournisseurs/créditeurs et tiers. L'état Bilan affiche le solde total pour chaque type de compte.

Comptes alternant entre actif et passif

Le solde débit/crédit de certains comptes de bilan peut varier d'un mois à l'autre. Le solde détermine dans quelle partie du bilan un compte apparaît. C'est par exemple le cas pour les comptes tiers interco. Le solde du compte pourra apparaître dans la partie Actif un mois donné, mais dans la partie Passif le mois suivant.

Les fonctions Tableau croisé financier et Relevé financier permettent de supprimer une ligne sur un état selon que les montants sont des débits ou des crédits. Ligne relevé financier permet de supprimer les comptes ayant un solde débiteur ou créditeur. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour empêcher toute compensation interne des comptes d'actif et de passif. Voir Edition d'un état en fonction d'un solde compte.

Les fonctions Ligne tableau croisé financier ou Colonne tableau croisé financier permettent de scinder les débits et crédits au niveau des transactions. Par exemple, vous pouvez spécifier deux colonnes distinctes pour les transactions débit et les transactions crédit. Vous pouvez créer deux lignes, une sous l'en-tête Actif et l'autre sous l'en-tête Passif. Toutes les deux incluent la même fourchette de comptes mais ont un paramètre Inclure/Exclure débit/crédit opposé. Le solde débiteur ou créditeur de la fourchette de comptes s'affiche ainsi sous l'en-tête approprié.

Gestion des immobilisations

Le module Registre immobilisations de SunSystems permet de gérer la totalité des informations historiques relatives aux immobilisations (acquisition, amortissement, cession). Il permet également de calculer manuellement ou automatiquement les amortissements. Les immobilisations peuvent être consultées et éditées.

Le Registre des immobilisations est entièrement intégré au Grand Livre unique Financials. Une inscription unique met à jour les valeurs de l'immobilisation dans le Registre des immobilisations et effectue les inscriptions requises aux comptes Financials.

Si vous n'utilisez pas le module Registre immobilisations de SunSystems, vous devez gérer les comptes immobilisations et saisir manuellement toutes les transactions.

Comptes hors-bilan rattachés au bilan

Les comptes hors-bilan sont généralement utilisés pour enregistrer des informations non financières. Un compte hors-bilan peut être utilisé comme complément d'un compte de bilan. Le compte de bilan peut afficher les informations récapitulatives tandis que le compte hors-bilan enregistre les informations détaillées. Par exemple, les prêts accordés au personnel peuvent apparaître comme un montant unique sur le compte de bilan et les informations détaillées pour chaque prêt peuvent être enregistrées dans un compte hors-bilan.

Engagements et prérèglements

Dans SunSystems, les prérèglements et les engagements sont traités de deux manières :

• Vous pouvez utiliser Type journal (JNT) pour définir un type de journal qui extourne automatiquement dans la période suivant la saisie.
• Un type de journal standard peut également être utilisé. Lors de Saisie journal (LEN), quatre lignes minimum sont inscrites, à savoir deux dans la période courante et deux dans la période suivante. Journal prédéfini (JNP) peut être utilisé pour automatiser le traitement.

Affichage du résultat dans le bilan

Le résultat affiché dans le bilan est le solde net de tous les comptes qui enregistrent des revenus et des dépenses. Le solde de ces comptes de type Résultat, n'est pas reporté sur l'exercice comptable suivant. Ceci a des conséquences sur votre état Bilan car il doit enregistrer les bénéfices non distribués.

En fin d'exercice, vous devez inscrire le résultat dans un compte de bilan. Voir Transfert du résultat de fin d'exercice dans le bilan.

Rapprochement bancaire

SunSystems offre deux méthodes de rapprochement des détails d'un relevé bancaire avec les transactions inscrites au compte bancaire.

Vous pouvez les rapprocher manuellement dans Lettrage compte (ACA). Les transactions rapprochées seront dotées du repère de lettrage Rapproché(e). Vous pouvez extraire les transactions au compte bancaire et les classer par date ou référence. Ceci facilite la recherche des transactions à rapprocher. Le repère de lettrage affiché en regard de la transaction peut être modifié et défini sur Rapproché(e).

Les éléments non comptabilisés (comme par exemple les frais bancaires) peuvent être saisis manuellement grâce à l'option Générer de Lettrage compte. Vous pouvez également les saisir en utilisant un type de journal qui autorise le lettrage en ligne.

Les transactions non rapprochées peuvent être éditées grâce à l'action Etat dans Lettrage compte. Choisissez de n'inclure que les transactions non lettrées. Vous pouvez également utiliser les éditions financières pour créer votre propre état des rapprochements bancaires.

La fonction SunSystems Exécution rapprochements permet d'automatiser certaines tâches de rapprochement bancaire. Les transactions du relevé bancaire peuvent être transférées dans le système et rapprochées automatiquement des transactions qui figurent sur le compte bancaire au moyen de critères de rapprochement sélectionnés.

Vous pouvez également effectuer les rapprochements bancaires en inscrivant des transactions à partir de vos relevés bancaires. Ce mode de rapprochement est obligatoire dans certains pays. Les transactions générées dans Règlement client sont inscrites dans un compte provisoire. Les autres transactions sont inscrites depuis le relevé bancaire. Le relevé bancaire contiendra les contreparties des débits et règlements générés. Utilisez Lettrage compte pour rapprocher les transactions restantes et générer les ajustements nécessaires. Une fois ce traitement terminé, toutes les transactions non lettrées représentent vos fonds en transit.