Approbation des commandes fournisseurs et des factures d'achat
Les approbations permettent à un ou plusieurs utilisateurs de consulter une commande fournisseur ou facture d'achat, et de l'approuver ou de la rejeter. Par exemple, un utilisateur peut être autorisé à approuver des factures se rapportant à un projet spécifique, se référant à un code de service donné ou inférieures à un certain montant (limite maximale de 5000 €, par exemple).
La fonction Paramétrage gestion des achats de votre système détermine si les approbations sont utilisées ou non. Par ailleurs, le type d'achat détermine à quelle étape de traitement une commande ou facture doit être approuvée. Il se peut donc que les approbations ne soient pas utilisées pour tous les types de transactions d'achat. Lorsqu'elles sont utilisées, la ligne de transaction ne peut pas passer à l'étape suivante tant qu'elle n'a pas été approuvée par un utilisateur autorisé.
Dans Saisie commande fournisseur ou Saisie facture achat, sélectionnez l'option ou dans le menu . Si la transaction doit être approuvée et si vous êtes dûment autorisé à le faire, le formulaire Approbation s'affiche. Il affiche votre code utilisateur.
Approbation de la transaction
Sélectionnez l'option dans le menu . Cette sélection met à jour les champs Approbation du formulaire de saisie pour indiquer que le niveau d'approbation suivant est atteint. Une fois tous les niveaux approuvés, la transaction passe à l'étape de traitement suivante.
Rejet de la transaction
Sélectionnez l'option dans le menu . La sélection de cette action entraîne l'affichage du champ Code motif. Saisissez le code du motif de refus d'approbation de la transaction. Par exemple, le fait que les marchandises sont endommagées. Les champs Approbation du formulaire de saisie sont mis à jour en conséquence. Pour que la transaction puisse passer à l'étape de traitement suivante, il est nécessaire de recommencer le processus d'approbation.