Saisie des valeurs budget

Les valeurs budget sont saisies et inscrites de la même façon que les valeurs inscrites au Grand Livre réel. Un budget peut être enregistré sous la forme d'un total pour l'exercice et saisi dans n'importe quelle période disponible. Vous pouvez également répartir le budget sur les périodes de l'exercice.

Les valeurs budget sont soumises aux mêmes règles de validation, d'équilibrage et d'inscription qu'un journal inscrit au Grand Livre réel. Les transactions budget sont gérées de manière à pouvoir fournir un état de contrôle budgétaire complet.

Pour utiliser le contrôle budgétaire, vous devez d'abord définir des enregistrements Paramétrage contrôle budgétaire. Voir Définition des contrôles budgétaires pour plus d'informations.

Il existe plusieurs méthodes de saisie des valeurs budget dans le Grand Livre budget, à savoir :

  • Saisie journal (LEN)
  • Importation journal (LIM)
  • Exécution retraitement (CAL)
Remarque: Avant d'utiliser une de ces méthodes pour inscrire des valeurs budget, vous devez utiliser Sélection réel/budget (CBG) pour accéder au Grand Livre budget. Le Grand Livre budget est le Grand Livre défini comme Grand Livre budget principal dans Paramétrage unité de gestion.

Vous pouvez saisir et inscrire les transactions à un Grand Livre budget à l'aide de Saisie journal (LEN), de la même manière qu'une saisie de transactions réelles. Vous pouvez également préparer votre fichier budget dans un tableur, puis transférer les données dans le Grand Livre budget à l'aide de la fonction Importation journal (LIM).

Les budgets peuvent être aussi détaillés que vous le souhaitez. Vous pouvez créer des budgets pour des comptes individuels en effectuant une inscription directe à ces comptes.

Si vous produisez des éditions budgétaires récapitulatives, vous pouvez saisir le budget d'une fourchette de comptes dans n'importe quel compte de cette fourchette. Par exemple, si vous éditez systématiquement vos comptes de vente en spécifiant une fourchette de comptes, vous pouvez définir le budget au niveau du premier compte de vente dans le Grand Livre budget.

Vous pouvez également saisir les budgets par code analytique, par exemple par département ou par projet. Pour saisir le budget pour un code analytique ou une combinaison de codes analytiques, vous devez inscrire une transaction au compte budget, pour le montant budgétaire approprié, et référencer les codes analytiques sur la transaction.

Si vous souhaitez définir un budget par code analytique uniquement, vous devez inscrire le budget à un compte unique et associer à ce compte budget tous les comptes réels concernés.

Voir Définition d'un contrôle budgétaire pour un compte.

Lors de la saisie du budget dans le Grand Livre, les enregistrements budget sont créés pour la combinaison unique des éléments suivants :

  • Nº compte - il s'agit du compte de contrôle budgétaire défini dans Paramétrage contrôle budgétaire.
  • Période
  • Code analytique 1 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire).
  • Code analytique 2 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire).
  • Code analytique 3 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire).
  • Code analytique 4 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire).
  • Code analytique 5 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire).

Les détails ci-dessus sont extraits du journal lorsqu'ils sont inscrits. Les règles normales Plan comptable et Type journal s'appliquent, et il convient donc d'être vigilant avec les analyses obligatoires, facultatives, interdites et autres. Les budgets doivent être saisis dans la devise de base.

Lors de l'inscription du journal, les saisies sont effectuées dans le Grand Livre budget principal, ainsi que dans les tables budget. Les tables budget sont utilisées par la fonctionnalité de contrôle budgétaire. Le Grand Livre budget principal est alors utilisé pour référence seulement.

Pour les commandes fournisseurs et les factures achats, les montants saisis correspondent à des débits. Voici un exemple de saisie journal :

  Compte Analyse Période Montant D/C
Ligne créant des enregistrements de contrôle budgétaire Nº compte contrôle budgétaire Facultatif(-ve) Période dans laquelle le budget est saisi Montant du budget pour cette période D
Ligne d'équilibrage N° compte divers Non applicable Période dans laquelle le budget est saisi Montant du budget pour cette période C

Exemple 1 d'un budget

Compte Période Budget
A 11/2005 100 USD
A 12/2005 150 USD
A 01/2006 200 USD
A 02/2006 100 USD
et ainsi de suite.    
A 12/2006 100 USD
B 11/2005 100 USD
B 12/2005 100 USD
B 01/2006 150 USD
et ainsi de suite.    

Exemple 2 d'un budget

Compte Période Code analytique 1 Budget
A 11/2005 Département A 100 USD
A 11/2005 Département B 100 USD
A 12/2005 Département A 150 USD
A 12/2005 Département B 100 USD
A 01/2006 Département A 200 USD
A 01/2006 Département B 200 USD
A 02/2006 Département A Aucun(e)
A 02/2006 Département B 150 USD
et ainsi de suite.      

Réaffectation des budgets

Les montants des budgets peuvent être supprimés entre comptes, combinaisons de comptes et analyse ou périodes. Un journal est saisi pour créditer le budget source et débiter le budget cible.

Par exemple, si le budget est à déplacer du Compte A Période 04/2006 au Compte B Période 03/2006, le journal suivant doit être créé :

Compte Analyse Période Montant D/C
A   04/2006 100 USD C
Compte divers   04/2006 100 USD D
B   03/2006 100 USD D
Compte divers   03/2006 100 USD C
Remarque: Vous ne devez pas déplacer une somme supérieure au budget disponible pour cette période, sinon vous créez un dépassement budgétaire. Le budget disponible est calculé comme suit : budget disponible = budget - dépenses engagées - dépenses réelles

Saisie manuelle des budgets

Vous pouvez utiliser des types de journaux standard pour saisir des budgets. Toutefois, il est conseillé de définir des types de journaux spécifiques pour la saisie des budgets, de manière à pouvoir les différencier facilement.

Remarque: Les journaux budget sont soumis à un contrôle de comptabilité en partie double normal. Il peut donc être souhaitable de définir un compte d'attente budget et de l'utiliser comme compte d'inscription des équilibrages pour tous les journaux budget.

Prédéfinition des transactions budget

Journal prédéfini (JNP) permet d'accélérer la saisie des transactions budget. Les prédéfinitions suivantes peuvent être utiles si vous souhaitez saisir un chiffre annuel et le répartir sur l'ensemble des périodes de l'exercice.

  1. La première ligne prédéfinie est une ligne non inscrite sur laquelle vous saisissez le montant budgétaire annuel.
  2. Vous pouvez définir les lignes suivantes, une par période, en affectant à chacune d'elles une part égale du budget annuel. Saisissez 1R dans le champ Montant.
  3. Il est conseillé d'utiliser la ligne correspondant à la dernière période de l'exercice comme période d'arrondi. Pour cela, saisissez 1RU dans le champ Montant de cette ligne.
  4. Le champ Débit/Crédit des lignes d'équilibrage de chaque période peut être défini sur Période. Ce paramètre définit la valeur de la ligne sur le montant d'équilibrage de la période, s'assurant ainsi que la somme des transactions de chaque période est égale à zéro. Par conséquent, pour un budget réparti sur 12 périodes comptables, vous devriez avoir une ligne de non-inscription, 12 lignes d'inscription débit et 12 lignes d'inscription crédit.

Les journaux prédéfinis peuvent prendre en charge des budgets répartis de façon inégale sur l'exercice. Vous pouvez saisir le ratio applicable à chaque période dans le champ Montant.

Création des budgets dans un tableur

Le format des fichiers de sortie créés par la plupart des tableurs est compatible avec SunSystems Financials. Pour plus d'informations sur la mise en page de fichier requise, voir Importation journal.