Sélection des journaux à extourner et à copier

Utilisez Extourne et copie journal (JRC) pour sélectionner un ou plusieurs journaux et les réinscrire en tant qu'extournes ou copies sans avoir à ressaisir de détails dans Saisie journal (LEN). Vous pouvez également utiliser cette fonction pour extourner des règlements générés par Règlement fournisseur (PYR) ou Règlement client (PYC).

Vous pouvez extourner ou copier plusieurs journaux simultanément, à condition que tous les journaux sélectionnés soient du même type.

Si vous copiez un journal, vous pouvez copier les informations initiales (à l'exception de certains champs dont la valeur doit être automatiquement remplacée, à des fins de suivi de contrôle) et modifier certains éléments comme la date, la période et le code utilisateur.

Si vous extournez un journal, les informations initiales sont reproduites, mais les crédits se transforment en débits, et vice versa. D'autres champs doivent être automatiquement écrasés à des fins de suivi de contrôle. Vous pouvez modifier certains éléments de données du journal comme la date, la période et le code utilisateur.

Si vous extournez un règlement (fournisseur ou client), cette fonction vous permet également d'extourner, outre le journal, le repère de lettrage assigné à la transaction de facture ou d'avoir initialement réglée par le journal de règlement d'origine.

Si vous extournez une transaction de retenue fiscale alors que le type de calcul est Cumulatif, le montant cumulé et la taxe cumulée sont diminués en conséquence.

Au moment de son inscription au Grand Livre, le journal généré se voit attribuer un identifiant pour le classer correctement comme extourne de journal, copie de journal ou extourne de règlement.

Champs dont la valeur n'est pas forcément reproduite dans le journal généré

Les lignes d'extourne générées de façon automatique sont identiques aux lignes de transactions initiales à tous égards, à l'exception des éléments suivants :

indicateurs Débit et Crédit (interchangés pour les extournes de journaux et extournes de règlements) ;
Date transaction (elle peut être différente) ;
Période (elle peut être différente) ;
Date saisie (date système) ;
informations de suivi de contrôle (Date création, Créé(e) par, Date modification (avant inscription), Modifié(e) par (avant inscription), Date modification (après inscription), Modifié(e) par (après inscription), Date inscription définitive, Inscrit(e) définitivement par).
Repères de lettrage
informations de suivi de lettrage (code de l'utilisateur qui effectue le lettrage, référence de lettrage, période de lettrage et date de lettrage) qui restent applicables ;
numéros de lignes et de journaux ;
référence comptable (le cas échéant).

Conditions que doit remplir un journal pour pouvoir être copié

Pour pouvoir copier un journal (ou groupe de journaux), celui-ci doit remplir les conditions suivantes :

chaque journal sélectionné doit s'équilibrer ;
tous les journaux sélectionnés doivent être du même type ;
le type de journal ne doit pas être SYSTM, autrement dit un journal généré par le système ;
le type de journal doit avoir un statut Ouvert(e) ou Masqué(e) ;
les journaux ne doivent pas faire partie d'une inscription enregistrée ni d'un lot d'approbation.

Remarque: Si vous copiez ou extournez un journal dont l'option Références uniques est activée dans Type journal (JNT), vous devez commencer par désactiver cette option, autrement dit désélectionner la case Références uniques du type de journal.

Conditions que doit remplir un journal pour pouvoir être extourné

Pour pouvoir extourner un journal (ou groupe de journaux), celui-ci doit remplir les conditions suivantes :

chaque journal sélectionné doit s'équilibrer ;
tous les journaux sélectionnés doivent être du même type ;
Le type de journal ne doit pas être SYSTM, autrement dit un journal généré par le système ;
Le type de journal doit avoir un statut Ouvert(e) ou Masqué(e) ;
Aucune des lignes de transaction du journal ne doit être lettrée avec un repère de lettrage d'équilibrage (Lettré(e), Réglé(e) ou Correction) ;
les journaux ne doivent pas faire partie d'une inscription enregistrée ni d'un lot d'approbation.

Conditions que doit remplir un journal pour qu'un règlement puisse être extourné

Pour pouvoir extourner un règlement, le journal (ou groupe de journaux) doit remplir les conditions suivantes :

chaque journal sélectionné doit s'équilibrer ;
Tous les journaux sélectionnés doivent avoir pour type de journal SYSTM, car les fonctions Règlement fournisseur et Règlement client génèrent toutes les deux des journaux système ;
toutes les lignes du journal inscrites aux comptes clients ou fournisseurs doivent être lettrées avec le repère de lettrage Réglé(e) ;
Aucune des lignes du journal inscrites à des comptes autres que clients et fournisseurs (par exemple, banque) ne doit être lettrée avec un repère de lettrage d'équilibrage (Lettré(e), Réglé(e) ou Correction) ;
Toutes les lignes de transaction de la facture ou de l'avoir initial qui ont été initialement réglées par le journal de règlement d'origine (autrement dit, par Règlement fournisseur ou Règlement client) doivent avoir un repère de lettrage Réglé(e) ;
les journaux ne doivent pas faire partie d'une inscription enregistrée ni d'un lot d'approbation.

Extourne ou copie d'un journal

La procédure d'extourne ou de copie d'un ou plusieurs journaux inscrits au Grand Livre est la suivante :

Sélectionnez Extourne et copie journal (JRC) dans SunSystems.
Le formulaire Sélection -JOURNAL REVERSAL & COPY s'affiche. Saisissez les critères de sélection des journaux à réviser.
Cliquez sur OK. Le formulaire Consultation Journal affiche dans une grille toutes les lignes de journaux qui répondent aux critères sélectionnés. Parcourez la grille verticalement pour rechercher le journal que vous souhaitez extourner ou copier.
Sélectionnez les lignes associées au journal que vous souhaitez extourner ou copier. Pour cela, mettez ces lignes en surbrillance en maintenant la touche de clavier Ctrl appuyée tout en cliquant sur le bouton situé à gauche de chaque ligne de journal à sélectionner. Si les lignes à sélectionner se suivent, vous pouvez également cliquer sur le bouton gauche de la souris et faire glisser en couvrant la partie gauche des lignes à sélectionner.

Si vous ne sélectionnez pas toutes les lignes d'un journal, les autres lignes sont automatiquement identifiées et sélectionnées, afin d'extourner ou de copier la totalité du journal.

Cliquez sur Réviser. Le formulaire Control Desk - fichier de travail s'affiche avec une grille des lignes de journaux sélectionnées.
Définissez le champ Traitement édition sur l'une des valeurs suivantes :
- Copie journal
- Extourne journal
- Extourne règlement
Cliquez sur OK. Le formulaire Extourne et copie journal s'affiche.
Renseignez les champs requis, puis cliquez sur Inscrire.
Si l'inscription s'effectue sans problème, le numéro de journal s'affiche dans la barre d'état. Si l'inscription concerne un lot de journaux, le numéro de journal affiché correspond au premier journal du lot dont l'inscription s'est bien déroulée.
Cliquez sur OK puis sur Quitter pour achever le traitement.
En cas d'erreurs, celles-ci s'affichent dans une grille. Vous pouvez alors resélectionner les lignes et reprendre la procédure à l'étape 6 ci-dessus, en effectuant les modifications nécessaires dans le formulaire Extourne et copie journal.