Gestion d'un contrôle
Selon toute probabilité, votre organisation a défini des procédures et règles qui doivent être respectées pour garantir la gestion d'un historique approprié pour vos unités de gestion. SunSystems offre à cet effet des outils de contrôle standard. Vous pouvez également créer vos propres procédures de contrôle.
Contrôle des transactions
Les états standard, Edition journal, Edition compte, Balance générale et Edition livre journalier, forment la base du contrôle des transactions saisies dans SunSystems. Vous pouvez utiliser Générateur Etats pour créer vos propres états.
- Edition journal répertorie les transactions par journal. Vous pouvez concevoir vos propres états Edition journal ou personnaliser les exemples fournis.
- Edition compte répertorie les mêmes transactions que Edition journal mais triées par compte. Vous pouvez concevoir vos propres états Edition compte ou personnaliser les exemples fournis.
- Balance générale consolide les transactions et affiche les soldes pour chaque compte du Grand Livre. Vous pouvez concevoir vos propres états Balance générale avec les fonctions d'édition financière.
- Edition livre journalier répertorie les transactions par référence. La date de saisie des transactions est comprise dans une fourchette spécifiée par l'utilisateur. Vous pouvez concevoir votre propre état journalier ou personnaliser les exemples fournis.
Contrôles et données archivées
L'utilisation des archives vous permet de sauvegarder votre contrôle. Une fois une transaction terminée, elle est en règle générale supprimée du système. Le volume de la base de données demeure ainsi gérable. Si vous conserviez indéfiniment les transactions, le volume du Grand Livre serait si élevé qu'il affecterait les temps de réponse de SunSystems. La création de consultations et d'éditions serait particulièrement longue.
Plutôt que supprimer complètement des transactions, vous pouvez les archiver lors d'un apurement période/exercice. Un fichier d'archives peut ainsi être créé pour chaque période ou exercice comptable. Pour accéder aux transactions archivées, utilisez Consultation Grand Livre et Edition compte.