Concepto de interfaz de libro mayor

La interfaz de libro mayor permite definir y mantener la interfaz entre los módulos Gestión de órdenes y Finanzas de SunSystems. Una interfaz de libro mayor identifica los valores y otros datos tomados de transacciones de Gestión de órdenes y contabilizados en diarios en cuentas de Finanzas.

Se pueden transferir dos tipos de información financiera desde Gestión de órdenes a Finanzas:

• Valores de transacción
• Inventario

Una configuración de interfaz de libro mayor se usa para:

• Identificar las entradas de diario requeridas para registrar una transacción de Gestión de órdenes en Finanzas
• Determinar el destino de las entradas de diario identificadas, por ejemplo, las cuentas y el libro mayor de Finanzas.
• Controlar la consolidación, el resumen y la supresión de las transacciones de diario

Se puede configurar cualquier número de interfaces de libro mayor para los diferentes tipos de transacciones de Gestión de órdenes que se deban reflejar en el libro mayor de Finanzas. Una interfaz de libro mayor se asigna a un tipo de venta, compra o movimiento para una fase de proceso particular. Cuando una transacción de Gestión de órdenes del tipo apropiado llega a su fase de procesamiento, se usa la configuración de interfaz de libro mayor para crear las transacciones de diario requeridas y estas se contabilizan en Finanzas.

Se pueden asignar diferentes normas de interfaz de libro mayor a las diferentes fases de proceso para una transacción, por ejemplo, confirmación de orden, entrada de recepción o emparejamiento de factura. Se puede solicitar también una inversión de la interfaz del libro mayor, por ejemplo, para invertir un compromiso de presupuesto cuando se recibe y empareja una factura.

El uso de la interfaz de libro mayor se explica mejor con un ejemplo:

Una transacción de orden de compra se procesa normalmente a través de un número de fases, por ejemplo, entrada de orden, confirmación de orden, entrada de recepción, entrada de factura y emparejamiento de factura. La transacción a menudo se tiene que reflejar en el libro mayor de Finanzas en diferentes fases.

Si se usa el control de compromiso para controlar el gasto comprometido y el gasto real con respecto al presupuesto, en las fases de entrada de orden o confirmación de orden el valor de orden se debería usar para incrementar el compromiso de la cuenta de presupuesto de Finanzas correspondiente. Por lo tanto, se configuraría una interfaz de libro mayor de "compromiso de orden de compra" que genera y contabiliza las transacciones de diario de presupuesto de compromiso y asigna esta interfaz de libro mayor a la fase de confirmación de entrada de orden para el tipo de transacción.

Más adelante, cuando se recibe una factura y se empareja con la orden, se requieren dos diarios adicionales:

1. El compromiso total de la cuenta de presupuesto se debe reducir invirtiendo el valor de la factura recibida.
2. Los valores de factura se deben contabilizar como gasto real en las cuentas de acreedor/pagos y gastos de Finanzas.

Por lo tanto, se deben asignar dos interfaces de libro mayor a la fase de emparejamiento de factura. La interfaz de libro mayor de "compromiso de orden de compra" se puede asignar como una inversión o se puede definir una interfaz de libro mayor aparte de "reducción del compromiso de orden de compra" y asignarla. Asimismo, se definiría y añadiría una interfaz de libro mayor de "factura de compra".