Recuento de inventario (ICS): formato

Las opciones son:

Completo: procesa todos los artículos definidos en los rangos del recuento de inventario.
Cíclico: esta opción utiliza la frecuencia de recuento, el número de artículos que se va a incluir en el recuento y un mecanismo de selección de artículo aleatorio para definir lo que aparece en el recuento.

Si se selecciona esta casilla, solo se incluirán en el recuento los lotes con el estado Abierto. De lo contrario, se incluyen todos los lotes independientemente del estado.

Si se selecciona esta casilla, solo habrá que introducir líneas de recuento cuyas cantidades esperadas sean distintas de las cantidades contadas. Puede cerrarse un recuento cuando se han introducido solo estos artículos. Por ejemplo, un recuento puede tener 20 líneas; si solo se encuentran cinco artículos con cantidades contadas distintas de las cantidades esperadas, solo hay que introducir estas cinco cantidades y el recuento se cierra.

Si no se selecciona esta casilla, se deben introducir todas las cantidades, aunque las cantidades esperadas y las contadas sean las mismas.

Si se selecciona esta casilla, las ubicaciones marcadas como bloqueadas se incluyen en el recuento de inventario. Por ejemplo, el stock que se encuentra en una ubicación en espera del paso de aduana o bajo investigación no está disponible y se bloquea.

Seleccione esta casilla si no se van a generar los números de página de notas. Por lo tanto, si no se selecciona, los números de página de notas y los números de línea de nota se generan cuando se ejecuta la función Generar recuento de inventario (ICG). Esta función usa el número de líneas de nota para calcular el número de páginas de esta. Tras contar el inventario físicamente, los números de línea y página de notas se utilizan para introducir cantidades contadas.

Si los números de página de notas son opcionales, los números de página creados durante la generación del recuento es página número uno. Los números de línea de nota siguen produciéndose, pero todos son para la página número uno. Por lo tanto, el usuario no necesita saber que existen números de línea y una página de notas.

Si se selecciona esta casilla, se puede generar un recuento vacío.

Por ejemplo, se puede realizar un recuento físico de una ubicación sin primero producir una lista del recuento, para posteriormente registrar lo encontrado y actualizar el sistema. Al utilizar esta función, se puede crear un recuento vacío e introducir las cantidades contadas reales.

Debido a que no hay líneas de recuento, el sistema calcula la cantidad esperada, la compara con la cantidad contada que se ha introducido y contabiliza las discrepancias. Para realizar esta operación, también es necesario definir el campo Recalcular cantidad prevista.

Seleccione esta casilla para recalcular la cantidad prevista cuando se introduce la cantidad contada. Es posible que necesite realizar este cálculo por los siguientes motivos:

Se puede contar una ubicación física, como una estantería o pasillo, sin un recuento o lista de recuentos y tener que registrar posteriormente lo que se ha encontrado para actualizar el sistema. Se puede crear un recuento, probablemente sin líneas, e introducir las cantidades contadas reales. Debido a que no hay líneas de recuento, el sistema calcula la cantidad esperada, la compara con la cantidad contada que se ha introducido y contabiliza las discrepancias.

Es posible que se haya creado un recuento y se haya impreso una lista, pero el recuento puede haberse retrasado unas semanas. Cuando se actualice el sistema, necesitaría que el sistema vuelva a calcular las cantidades previstas y las compare con las cantidades reales. En tal caso, es aconsejable borrar el recuento y crear uno nuevo.

Por ejemplo, junto con el campo Generar recuento vacío anterior; asimismo, cuando se ha generado un recuento y se ha impreso la lista, pero el recuento físico se ha retrasado, es posible que necesite que el sistema calcule la cantidad prevista y compare esta cifra con la cantidad contada.

Si selecciona esta opción, la lista de recuentos de inventario incluye la cantidad prevista de cada línea de recuento. Si no se selecciona, la cantidad prevista no se imprime en la lista. En este caso, a la persona que realiza el recuento físico no se le muestra la cantidad prevista de la lista.

Tipo de movimiento que se va a aplicar si se requiere un ajuste positivo en el recuento de inventario. Es decir, utilizando el proceso Recepción. Al procesar un ajuste positivo, se crea una orden de movimiento basada en este tipo de movimiento. Se procesan todas las contabilizaciones de libro mayor, fórmulas, actualizaciones de gestión de costos, etc. asociadas a este tipo de movimiento. El tipo de movimiento debe ser de tipo "recepción" y no "salida" o "ambos". Un ajuste positivo siempre crea una recepción.

Nota: Puede crear un tipo de movimiento especialmente para los ajustes positivos de recuento de inventario.

El tipo de movimiento que se va a aplicar si se requiere un ajuste negativo en el recuento de inventario. Es decir, utilizando el proceso Salida. Al procesar un ajuste negativo, se crea una orden de movimiento basada en este tipo de movimiento. Se procesan todas las contabilizaciones de libro mayor, fórmulas, actualizaciones de gestión de costos, etc. asociadas a este tipo de movimiento. El tipo de movimiento debe ser de tipo "salida" y no "recepción" o "ambos". Un ajuste negativo siempre crea una salida.

Nota: Se puede crear un tipo de movimiento para los ajustes negativos de recuento de inventario en particular.

Si se selecciona esta casilla, la cifra que se especifica en los campos Porcentaje de tolerancia, Cantidad o Valor se aplica a las discrepancias que resultan del recuento de inventario. Si la discrepancia está fuera de cualquiera de estas tolerancias, se requiere autorización antes de que la línea se procese y se realicen los ajustes en el inventario.

Si se selecciona la casilla Aplicar valores de tolerancia, la cantidad de tolerancia que se va a aplicar se puede especificar en uno o más de los siguientes campos. Se aplica el primer nivel de tolerancia alcanzado. El uso de los tres campos permite encontrar las discrepancias de los artículos de bajo costo y mayor volumen, así como las de los artículos de alto costo y menor volumen.

Nota: Si se selecciona la casilla Aplicar valores de tolerancia y estos valores se dejan en 0, se aplica una tolerancia cero. Por lo tanto, todas las discrepancias van a requerir autorización manual. En ningún caso significa que no se vaya a comprobar la tolerancia.

Tolerancia que se va a aplicar en forma de porcentaje de la cantidad prevista de la línea de recuento.

Por ejemplo, se están contando botellas de refresco. Si se define un porcentaje de tolerancia de un 10% y la cantidad prevista es de 100 botellas en la línea de recuento, el rango de tolerancia está entre 90 y 110. Si se cuentan 93 botellas, la tolerancia no se excede y no se requieren aprobaciones del ajuste. No obstante, si se cuentan 115 botellas, la tolerancia se excede y la línea debe aprobarse antes de que se realicen los ajustes.

Tolerancia que se va a aplicar en forma de cantidad a la cantidad prevista de la línea de recuento. Solo se aplica en la unidad de medida base o de stock.

Por ejemplo, se están contando botellas de gaseosa. Si se define una cantidad de tolerancia de 5 y la cantidad prevista es de 100 botellas en la línea de recuento, el rango de tolerancia está entre 95 y 105. Si se cuentan 97 botellas, la tolerancia no se excede y no se requieren aprobaciones del ajuste. No obstante, si se cuentan 107 botellas, la tolerancia se excede y la línea debe aprobarse antes de que se realicen los ajustes.

Tolerancia que se va a aplicar al valor que se está ajustando. El valor se calcula como Valor que se debe ajustar = (cantidad prevista menos cantidad contada) multiplicado por costos de artículo.

Por ejemplo, se puede definir una tolerancia para que solo se permitan ajustar automáticamente 100 libras esterlinas antes de que se requiera aprobación. Si en una línea de recuento la cantidad prevista es diez, la cantidad contada es nueve y el costo del artículo es de 75 libras esterlinas, el valor se calcula como valor para ajustar (10 menos 9) multiplicado por 75 libras esterlinas, lo cual equivale a 75 libras esterlinas. El valor para ajustar es menor que el valor de tolerancia de 100 libras esterlinas y no requiere aprobación.

Sin embargo, si se cuentan ocho, el valor se calcula como el valor para ajustar (10 menos 8) multiplicado por 75 libras esterlinas, lo cual equivale a 150 libras esterlinas. El valor que se debe ajustar es superior al valor de tolerancia de 100 libras esterlinas y requiere aprobación.

No confundir el costo del artículo con el costo de la recepción. El campo Indicador de costo de tolerancia indica qué costo de artículo se va a utilizar.

Se utiliza para especificar qué costo se va a utilizar en la comprobación de tolerancia por valor. Las opciones son:

Costo estándar
Costo medio definido
Costo medio ponderado
Costo real/último
No aplicable

El tipo de costo está marcado como Inventario en Tipos de costos de inventario (ICT).

Si se selecciona esta casilla, en caso de que se encuentre una discrepancia que sobrepasa la tolerancia, la ubicación se marca como bloqueada y no se permite la continuación de los procesos.

Nota: Para bloquear una ubicación, el recuento debe estar sujeto a las tolerancias y la línea de recuento debe producir un error en la comprobación de tolerancia, además de tener un estado de Discrepancia.

Se debe prestar atención si existe más de un artículo en una ubicación porque todos los artículos de esa ubicación se bloquean, no solo el artículo con la posible discrepancia. El código de causa que explica por qué se bloquea la ubicación será transferido al registro de Ubicación de inventario.

Si las líneas de recuento se añaden al recuento mediante la acción en Entrada de recuento de inventario y el recuento está sujeto a tolerancias y el indicador se encuentra definido en consonancia, la ubicación se bloquea automáticamente. Esto sucede porque cualquier línea añadida tiene una cantidad esperada cero y, por lo tanto, se encuentra fuera de las tolerancias, con lo cual se le asigna inmediatamente un estado de Discrepancia. Si no se utilizan tolerancias, la línea añadida no se bloquea.

La ubicación se desbloquea automáticamente cuando el recuento se cierra y se contabilizan todas las líneas o cuando se contabiliza una línea de recuento individual y el código de causa en la ubicación coincide con el código de causa del recuento. La ubicación no debe aparecer en otra línea de recuento con estado Discrepancia.

De este modo, se garantiza que Recuento de inventario no desbloquea una ubicación bloqueada manualmente por una razón ajena a los propósitos del recuento de inventario. Asimismo, la ubicación puede ser parte de otro recuento (para un artículo diferente) y, por lo tanto, estar bloqueada a causa de una discrepancia. Por esta razón, el recuento debe permanecer bloqueado.

Si el campo Bloqueo automático está seleccionada, el campo Código de causa contiene el código de causa que explica por qué la ubicación está bloqueada. Este código se transfiere al registro de Ubicación de inventario.

Este campo también se utiliza para intentar desbloquear automáticamente una ubicación y determinar si el bloqueo se debe a una discrepancia de recuento de inventario o a otra causa. Se recomienda que todos los registros de Recuento de inventario tengan el mismo código de causa, de forma que, si hay dos o más recuentos en curso, el sistema pueda desbloquear la ubicación cuando termine el segundo recuento.