Generar estados y documentos de cuentas
En Finanzas de SunSystems, un documento de cuenta hace referencia a cualquier tipo de lista de transacciones de cuenta. Puede incluir transacciones pagadas o impagadas, pertenecientes a cualquier período. Los documentos de cuenta se conocen como estados. Por lo general los estados incluyen una lista de transacciones pendientes y se utilizan para enviarlos a los clientes solicitando el pago.
A menudo, cada empresa tiene sus propios requisitos para incluir en los documentos o estados de cuenta. Además, una misma empresa a menudo requiere distintos formatos de documento de cuenta. Puede ser necesario producir estados en momentos diferentes de acuerdo a unas normas predefinidas, estados más o menos detallados, para clientes concretos. Por ejemplo:
- Estados detallados para grandes cuentas, los cuales deben enviarse semanalmente por correo electrónico, seguidos de un estado mensual que se envía por correo
- Estado diario detallado para clientes de gran importancia que se envía por correo electrónico
- Estados mensuales para todos los clientes, que se imprimen y se envían por correo
Con el fin de proporcionar una utilidad de producción de estados flexible, Finanzas ha dividido el proceso de producción en dos partes:
- Selección de transacción: las transacciones que se van a incluir en un estado se seleccionan con un filtro en el escritorio de control. Se definen distintos filtros con criterios de selección diferentes, según los requisitos de cada estado. Por ejemplo, algunos clientes solicitan la información de transacciones pendientes y pagadas, mientras otros solo están interesados en las transacciones pendientes.
- Producción del estado: los estados se producen con las herramientas de informe, las cuales permiten utilizar formatos de documento distintos para variar la apariencia y el contenido de los estados.
Los documentos de cuenta se pueden producir manualmente, en un formato de documento único, usando la función Documentos de cuenta (ACD).
Esta función utiliza un filtro por defecto predefinido que permite seleccionar las transacciones que se van a incluir en el documento. Todos los documentos de cuenta de una ejecución particular se producen con un formato de documento único, y utilizan los datos de código de dirección de cliente/tercero por defecto.