Gestionar cuentas de hoja de balance
Dentro del libro mayor de SunSystems, todas las cuentas se crean y mantienen de la misma manera. No obstante, existen consideraciones importantes con respecto a las cuentas de balance.
Estructurar las cuentas de balance
Hay dos puntos a tener en cuenta al configurar cuentas de hoja de balance:
- La cuenta debe ser un tipo de cuenta Balance. El tipo de cuenta tiene un saldo acumulado de un año a otro.
- El tipo de saldo de la cuenta suele establecerse en Saldo acumulado. Esto indica que no se desea emparejar/asignar transacciones en la cuenta. Cuando se ejecuta una Eliminación en libro mayor, las cuentas de saldo acumulado se resumen de acuerdo con las especificaciones, con lo cual se eliminan transacciones detalladas. Una excepción puede ser la cuenta bancaria. Cuando se usa la utilidad de conciliación bancaria, se debe establecer la cuenta bancaria en Saldo abierto.
Cuentas deudor, acreedor y tercero en el balance
En el entorno del libro mayor de SunSystems no es necesario crear cuentas de control para las cuentas deudor/cobros, acreedor/pagos y tercero. Los informes de balance incluyen el saldo total de todo el rango de este tipo de cuentas.
Cuentas que cambian entre activo y deuda
El saldo de débito/crédito en una serie de cuentas balance puede variar de un mes a otro. Esto determina dónde aparece la cuenta en el informe de balance. Los ejemplos incluyen cuentas de tercero internas. Un mes el saldo neto puede determinar que la cifra aparezca como un activo actual, mientras que al mes siguiente aparece bajo el encabezado de deudas actuales.
Tablas financieras y los Estados financieros permiten suprimir una línea de un informe según si los importes son débitos o créditos. En Filas de estados financieros, es posible optar por suprimir cuentas con un saldo de débito o crédito. Esto se puede usar para evitar confusión entre cuentas de activo y deudas. Consulte Informes dependientes de saldo de cuenta.
En Filas o columnas de tablas financieras, es posible dividir débitos y créditos a nivel de transacción. Por ejemplo, se pueden especificar dos columnas, una para transacciones de débito y otra para transacciones de crédito. Se pueden crear dos líneas, una bajo el encabezado de activos actuales y otra bajo el encabezado de deudas. Ambas incluyen el mismo rango de cuentas pero tienen configuraciones contrarias en el campo Suprimir línea/cuenta. Por consiguiente, el saldo en el rango de cuentas aparece bajo el encabezado correcto para el período seleccionado.
Gestionar los activos fijos
El módulo de SunSystems Acivos fijos mantiene los datos descriptivos históricos completos de activos, adquisiciones y enajenaciones. También permite cálculos de amortización manual o automática. Se pueden consultar o generar informes de activos.
Activos fijos es una parte completamente integrada del libro mayor de Finanzas, por lo que las contabilizaciones que actualizan los valores del activo en el registro de activos también se contabilizan en las cuentas relevantes de Finanzas.
Si no se utiliza el módulo de SunSystems Activos fijos, debe mantener las cuentas de activos relevantes e introducir todos los movimientos de activo y transacciones de amortización manualmente.
Cuentas memo adjuntas a balance
Las cuentas memo se suelen utilizar para registrar información no financiera. Una cuenta memo puede utilizarse como un respaldo de la cuenta de hoja de balance. De este modo, la cuenta de hoja de balance incluye información resumida y la cuenta memo almacena información detallada. Por ejemplo, los préstamos a los empleados aparecen como una cifra en las cuentas de hoja de balance, mientras que la cuenta memo proporciona información detallada de préstamos individuales.
Acumulaciones y prepagos
SunSystems gestiona las transacciones prepago y de acumulación de dos formas:
- Se puede definir un diario en Tipos de diario (JNT) que se invierte automáticamente en el período siguiente a la introducción. A
- Se puede emplear un tipo de diario estándar. En Entrada de libro mayor (LEN), se contabilizan un mínimo de cuatro líneas, dos en el período contable actual y dos en el período subsiguiente. Se puede utilizar Predefinidos de diario (JNP) para automatizar este proceso.
Pérdidas/ganancias en balance
La cifra de pérdidas/ganancias en informes balance se considera el saldo neto de todas las cuentas de ingresos y gastos. El saldo de cuentas, que se ha identificado como tipo de cuenta Pérdidas y ganancias, no se acumula en el año contable nuevo. Esto tiene repercusiones en los informes balance porque se requiere que aparezcan ganancias retenidas.
Como parte del proceso del cierre de ejercicio, se deben contabilizar en la cuenta de hoja de balance las pérdidas/ganancias del año. Consulte Transferir a hoja de balance las pérdidas o ganancias de cierre de ejercicio.
Conciliación bancaria
SunSystems proporciona dos métodos de conciliación de datos de estados bancarios con las transacciones contabilizadas en la cuenta bancaria.
Se pueden conciliar manualmente en Asignaciones de cuentas (ACA). Las transacciones cerradas se identifican con el marcador de asignación Conciliado. Se pueden extraer las transacciones de la cuenta bancaria y secuenciarlas por fecha o referencia, para que estén en el orden que se desee. De este modo, las transacciones se localizan con más facilidad. Entonces puede modificar el marcador de asignación al lado de las transacciones pertinentes en Conciliado.
Los datos no justificados, como los cargos bancarios, se pueden introducir manualmente en Asignación de cuenta usando la opción , o se pueden introducir utilizando un tipo de diario que permita asignación en línea en la introducción.
Se pueden incluir en el informe transacciones sin cerrar utilizando la opción de menú Asignación de cuenta. Se deben seleccionar solo transacciones sin asignar. Alternativamente, se pueden diseñar los informes de conciliación bancaria propios utilizando el escritor de informes financieros.
enComo alternativa, el recurso de SunSystems Gestión de conciliación puede automatizar algunas tareas de conciliación bancaria. Permite cargar las transacciones de estados bancarios en el libro mayor y emparejarlas automáticamente con las transacciones de la cuenta bancaria usando el criterio de emparejamiento seleccionado.
También es posible realizar conciliaciones bancarias por contabilizaciones de estados bancarios. En algunos países esto es un requisito. Las transacciones generadas en Ejecutar cobros se contabilizan en una cuenta de compensación. Otras transacciones se contabilizan a partir del estado bancario. El estado bancario contiene entradas de contrapartida para los débitos y pagos generados. Utilice Asignación de cuenta para conciliar las transacciones restantes, generando ajustes si es necesario. Al completar este proceso, las transacciones sin asignar representan el efectivo en tránsito.