Introducir valores de presupuesto

Los valores de presupuesto se introducen en las cuentas como transacciones de presupuesto, de la misma manera que las transacciones de libro mayor se contabilizan en las cuentas de libro mayor. Un presupuesto se puede mantener como el total de un año, introducido en cualquiera de los períodos disponibles. Alternativamente, el presupuesto se puede prorratear entre períodos en el año.

Los valores de presupuesto están sujetos a las mismas normas de contabilización, cuadre y validación de diario. Las transacciones de presupuesto se mantienen para proporcionar un seguimiento de auditoría de presupuesto completo.

Para utilizar comprobación de presupuesto primero debe definir los registros en Definir comprobación de presupuesto. Consulte Definir comprobación de presupuesto para obtener más información.

Los valores de presupuesto se introducen en el libro mayor de presupuesto con uno de los siguientes métodos:

  • Entrada de libro mayor (LEN)
  • Importación de libro mayor (LIM)
  • Ejecutar Distribución de costos (CAL)
Nota: Antes de utilizar cualquiera de estos métodos, se debe utilizar Cambiar presupuesto (CBG) para acceder al libro mayor de presupuesto. El libro mayor de presupuesto es el definido como Libro mayor de presupuesto primario en Definir base de datos.

Las transacciones de presupuesto se introducen en el libro mayor de presupuestos en Entrada de libro mayor (LEN) de la misma manera que se introducen transacciones reales. No obstante, se debe preparar también el archivo de presupuesto en una hoja de cálculo, y después transferir los datos al libro mayor de presupuesto con Importación de libro mayor (LIM).

Los presupuestos se pueden detallar tanto como se desee. Se pueden crear presupuestos para cuentas individuales contabilizando directamente a estas cuentas.

Si se generan informes de un presupuesto por resúmenes, se puede introducir el presupuesto de un rango de cuentas en cualquiera de las cuentas. Por ejemplo, si siempre se genera un informe de las cuentas de ventas como un rango, se puede definir el presupuesto de la primera cuenta de ventas en el libro mayor de presupuesto.

Los presupuestos también se pueden introducir por código de análisis, por ejemplo, por departamento o proyecto. Para introducir el presupuesto de un código de análisis o de una combinación de códigos de análisis, se contabiliza una transacción a la cuenta de presupuesto con el importe de presupuesto apropiado y se hace referencia al código de análisis en la transacción.

Si se desea definir un presupuesto solo por código de análisis, se debe contabilizar el presupuesto a una cuenta única y dirigir todas las cuentas reales relevantes a esta cuenta de presupuesto.

Consulte Definir controles de presupuesto en una cuenta.

Cuando se introduce un presupuesto en el libro mayor, se crean registros de presupuesto para la combinación exclusiva:

  • Código de cuenta: debe ser la cuenta de presupuesto definida en Definir comprobación de presupuesto.
  • Período
  • Código de análisis 1 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 2 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 3 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 4 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 5 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)

Los datos anteriores se toman del diario cuando se contabilizan. Las normas aplicables son las usuales de Plan contable y Tipo de diario por lo tanto se deben tener en cuenta análisis prohibidos, opcionales, obligatorios, etc. Los presupuestos deben introducirse en la moneda base.

Al contabilizar el diario, las entradas se pueden hacer en el Libro mayor de presupuesto primario y en las tablas de presupuestos. La función de comprobación de presupuesto utiliza las tablas de presupuestos. En tal caso, el libro mayor de presupuesto primario se utiliza solo como referencia.

Para las órdenes de compra y facturas de compra, los importes deben introducirse como débitos. A continuación se muestra un ejemplo de una entrada de diario:

  Cuenta Análisis Período Importe D/C
Línea que crea los registros de comprobación de presupuesto Código de cuenta de comprobación de presupuesto Opcional Período en que se ha introducido el presupuesto Importe de presupuesto para ese período D
Línea de redondeo Código de cuenta misceláneo No es relevante Período en que se ha introducido el presupuesto Importe de presupuesto para ese período C

Ejemplo 1 de presupuesto:

Cuenta Período Presupuesto
A 11/2005 100 USD
A 12/2005 150 USD
A 01/2006 200 USD
A 02/2006 100 USD
Y así sucesivamente.    
A 12/2006 100 USD
B 11/2005 100 USD
B 12/2005 100 USD
B 01/2006 150 USD
Y así sucesivamente.    

Ejemplo 2 de presupuesto:

Cuenta Período Código de análisis 1 Presupuesto
A 11/2005 Dep. A 100 USD
A 11/2005 Dep. B 100 USD
A 12/2005 Dep. A 150 USD
A 12/2005 Dep. B 100 USD
A 01/2006 Dep. A 200 USD
A 01/2006 Dep. B 200 USD
A 02/2006 Dep. A Ninguno
A 02/2006 Dep. B 150 USD
Y así sucesivamente.      

Reasignar presupuestos

Los importes de presupuestos se pueden mover entre cuentas, combinaciones de cuentas y análisis o períodos. Se introduce un diario para abonar un crédito en el presupuesto de origen y un débito en el presupuesto de destino.

Por ejemplo, si el presupuesto se va a mover de la cuenta A, período 04/2006 a la cuenta B, período 03/2006, debe crearse el siguiente diario:

Cuenta Análisis Período Importe D/C
A   04/2006 100 USD C
Cuenta miscelánea   04/2006 100 USD D
B   03/2006 100 USD D
Cuenta miscelánea   03/2006 100 USD C
Nota: No debe mover más cantidad de la disponible en el presupuesto para este período porque, si lo hace, puede generar un gasto que rebase el presupuesto. El presupuesto disponible se calcula del siguiente modo: presupuesto disponible = presupuesto - gasto comprometido - gasto real

Introducir presupuesto manualmente

Para introducir presupuestos se pueden utilizar tipos de diario estándar. No obstante, se recomienda definir tipos de diario separados, especialmente para introducir presupuestos, para que así se distingan fácilmente.

Nota: Los diarios de presupuesto están sujetos a controles de entrada doble normal, por lo que se recomienda definir una cuenta provisional y utilizarla como la cuenta en contabilizaciones de cuadre en los diarios de presupuesto.

Predefinir transacciones de presupuesto

Predefinidos de diario (JNP) agiliza la entrada de transacciones de presupuesto. Si se desea introducir una cifra anual y prorratearla entre los períodos del año financiero:

  1. La primera línea de predefinido es una línea que no se contabiliza, en la cual se introduce el importe del presupuesto anual.
  2. Se pueden definen las líneas posteriores, una para cada período, y a cada una de ellas se le debe asignar la misma cuota del presupuesto anual. Introduzca 1R en el campo Importe.
  3. Se recomienda que la línea que se corresponde con el último período del año actúe como período de redondeo. Para ello, introduzca 1RU en el campo Importe.
  4. En las líneas de entrada de cuadre de cada período se puede elegir Período como valor del campo Débito/crédito. De este modo, se define el valor de la línea en el importe de cuadre del período, para garantizar que las entradas de cada período sumen cero. En un presupuesto dividido en 12 períodos contables hay, por tanto, una línea que no se contabiliza más 12 líneas de contabilización para débito y 12 para crédito.

Los predefinidos de diario pueden utilizarse para presupuestos que no están divididos equitativamente en el año. Se puede introducir el ratio apropiado que se va a aplicar en cada período en el campo Importe.

Generar presupuestos en una hoja de cálculo

La mayoría de los programas de hojas de cálculo cuentan con un formato de archivo apto para el módulo Finanzas de SunSystems. Consulte Importación de libro mayor para obtener más información sobre el diseño de archivo requerido.