Concepto de transacciones provisionales
Las transacciones provisionales son las que se contabilizan en el libro mayor con carácter temporal o como borradores. Estas transacciones se pueden modificar e incluir en informes, pero no forman parte de los auténticos informes o cuentas financieras hasta que se contabilizan como transacciones permanentes en el libro mayor. Las contabilizaciones permanentes no se pueden modificar.
Esta utilidad está diseñada para la contabilidad italiana y otras similares, y también se conoce como contabilización en libro provisional o Prima Nota.
La posibilidad de contabilizar transacciones provisionales en el libro mayor se determina en el campo Contabilizaciones provisionales en Definir libro mayor (LES). Hay tres opciones disponibles:
- Prohibido: si se selecciona esta opción, todas las transacciones se consideran permanentes y no se permiten las contabilizaciones provisionales.
- Obligatorio: si se selecciona esta opción, todas las transacciones del libro mayor se contabilizan automáticamente como provisionales.
- Opcional: si se selecciona esta opción, el operador podrá optar por contabilizar las transacciones como provisionales o permanentes al introducir o generar un diario.
Los permisos del grupo de operadores también pueden restringir las opciones de contabilización disponibles. Estos se mantienen con Consola de Seguridad o Gestor de Usuarios. Consulte también la Ayuda de Consola de seguridad o Gestor de usuarios para obtener más información.
Las transacciones provisionales se introducen manualmente utilizando Entrada de libro mayor (LEN) de la misma forma que con cualquier otro diario. La única diferencia es que las transacciones de diario se contabilizan como provisionales en lugar de como permanentes. Consulte Introducir transacciones provisionales.
Las transacciones provisionales pueden extraerse para modificarse como permanentes en Extraer diarios provisionales (PRJ) y Entrada de libro mayor (LEN). Tras extraer la contabilización provisional, es posible contabilizarla como permanente mediante la opción . Consulte Modificar transacciones provisionales.
Las transacciones provisionales se pueden borrar en Entrada de libro mayor (LEN). Puede borrar un diario provisional entero, o bien rangos o grupos de líneas de transacciones del diario. Consulte Borrar transacciones provisionales.
Es posible contabilizar un rango de contabilizaciones provisionales como permanente mediante Contabilizar diarios provisionales (PPT). Solo se pueden seleccionar los diarios contabilizados como provisionales.
Nº secuencia
Otra característica asociada con las contabilizaciones provisionales, que se puede utilizar de forma independiente, es la capacidad de asignar números de secuencia a transacciones. Se trata de una útil característica que garantiza la integridad de los datos. Es posible asignar dos tipos de número de secuencia:
- Números de secuencia de transacción que se asignan cuando se contabilizan transacciones. Estos números de secuencia se asignan a las transacciones provisionales cuando se contabilizan como provisionales o solo cuando se contabilizan como permanentes. Esto lo determina la opción Solo contabilización final en Definir libro mayor.
- Los números de secuencia de libro diario que se asignan cuando se imprimen las transacciones en Lista de libros diarios (DBL) y en las transacciones provisionales cambian a contabilizaciones permanentes.
No se puede modificar la referencia de diario de las transacciones provisionales. Se garantiza así que el número de secuencia se mantiene dentro de la fecha de registro.
También se puede registrar una fecha de registro en Definir secuencias de libro mayor (LEQ), función que sustituye la fecha de entrada normal del diario por una fecha definida por el usuario.
Cuadrar transacciones por referencia
Otra característica asociada con el proceso de transacción provisional, que puede utilizarse de forma independiente, es la posibilidad de forzar el cuadre por referencia de las transacciones. Esta utilidad funciona al seleccionar Referencia de transacción como valor de la opción Cuadrar por en Definir libro mayor (LES).