Mantener el rastreo de auditoría de Finanzas
Cada empresa cuenta con procesos y regulaciones que deben respetarse para garantizar el mantenimiento de un historial adecuado de las bases de datos. SunSystems proporciona recursos estándar básicos para generar informes de rastreo de auditoría. Además, el usuario puede crear sus propios procedimientos de informes.
Rastreo de auditoría de transacciones
Los informes estándar, Lista de diarios, Lista de cuentas, Balance de comprobación y Lista de libro diario, son la base de un rastreo de auditoría en transacciones introducidas en SunSystems. Se pueden diseñar informes particulares con Diseñador de informes.
- Lista de diarios muestra transacciones por diario. Puede diseñar sus propios informes de listas de diario o personalizar los ejemplos proporcionados.
- Lista de cuentas muestra las mismas transacciones que Lista de diarios, pero las clasifica por orden de cuenta. Puede diseñar sus propios informes de listas de cuenta o personalizar los ejemplos proporcionados.
- Balance de comprobación resume las transacciones en balances por cada cuenta en el libro mayor. Puede diseñar sus propios informes de balance de comprobación mediante el las funciones de informes financieros.
- Lista de libro diario muestra transacciones por referencia incluidas en un rango de fechas de entrada especificado por el usuario. Puede diseñar sus propios informes de listas de cuenta o personalizar los ejemplos proporcionados.
Rastreos de auditoría y datos archivados
El uso de un archivo permite respaldar el rastreo de auditoría. Una vez que se ha finalizado con una transacción, lo normal es eliminarla del sistema. De este modo, las bases de datos son manejables. Si las transacciones permanecen de forma indefinida, el libro mayor se vuelve tan grande que afecta a la velocidad del sistema. En concreto, las consultas e informes tardan mucho tiempo en generarse.
En lugar de borrar las transacciones completamente, es posible trasladarlas a un archivo durante la Eliminación en libro mayor. Se crea un archivo histórico para cada año. Es posible acceder a transacciones archivadas en Consulta de libro mayor y Lista de cuentas.