Emparejar por cantidad o valor
El campo Emparejar factura por de Tipo de compras indica si se debe realizar emparejamiento de valor o cantidad. Independientemente de esta definición, el sistema utiliza cantidades para determinar si una transacción ha pasado una fase, y cuántas han pasado una fase. Por ejemplo, si se han pedido 100 y se han recibido 102, esta fase se registra como completa. Si solo se reciben 99, esta fase no se ha finalizado totalmente. Por lo tanto, el proceso de cantidades es importante para el sistema, independientemente del método de emparejamiento.
Emparejar por cantidad
Si se empareja por cantidad, la cantidad de orden pendiente se compara con la cantidad de factura pendiente que se está emparejando. Si son diferentes, el sistema pregunta si va a haber más órdenes/facturas para emparejar con la cantidad pendiente mayor y, de lo contrario, se cierra. Por ejemplo, una orden de 100 se está emparejando con una factura de 99; el sistema pregunta si se esperan más facturas, en cuyo caso la línea de orden debe permanecer abierta; si no se esperan más facturas la línea de orden se cierra. El mismo proceso ocurre si las cantidades están al revés, y las facturas son para una cantidad mayor que las órdenes.
Si las cantidades de nota de recepción recibidas son distintas es otra complicación adicional. Existen varias combinaciones de cantidades de orden, cantidades de recepción y cantidades de factura, todas ellas menores o mayores entre sí. El sistema formula preguntas según sea necesario.
Si las cantidades de orden y factura pendientes son las mismas, cada línea se cierra automáticamente. Si una cantidad es mayor que la otra, y se contesta que la línea se debe cerrar, se cierra la transacción. Si se debe cerrar una orden, se utiliza la función para cancelar cantidades con el fin de cancelar la cantidad restante. Por ejemplo, una orden para una cantidad de 200 se empareja con una factura que totaliza 199, y el usuario contesta que no se esperan más facturas, el sistema utiliza la función de cancelar cantidad para cerrar la orden para la cantidad restante de 1. Se requiere un código de causa para indicar por qué se cierra la línea. El código de causa definido en el tipo de compra se utiliza como el código de causa por defecto de la cantidad cancelada.
Emparejar por valor
Emparejar por valor funciona del mismo modo que emparejar por cantidad. Se puede utilizar en lugar de emparejar por cantidad o cuando las cantidades no son relevantes para el método de pedido, por ejemplo, órdenes grandes de altas sumas de dinero por las que se reciben facturas regularmente. La orden de compra se ha introducido y ha progresado por todas las fases hasta que está disponible para facturar. La orden de compra se habrá generado con una cantidad mayor que el número de plazos esperados. La cantidad puede ser invisible si se ha definido como un predefinido de orden de compra o un predefinido de formulario.
El identificador de valor que se va a utilizar al emparejar por valores se define en el formulario Definir valores de tipos de compra en el campo Valor de emparejamiento.
Existe una configuración recomendada que se utiliza para el emparejamiento de valor en la que la cantidad no es necesaria, por ejemplo, para un artículo de servicio en el que el valor se introduce en la orden/factura en lugar de en las horas y tasa. El identificador de valor de cantidad (con unidades) se calcula a partir de una fórmula que es igual al identificador del valor de moneda anotado como valor de emparejamiento. Esto también exige que el identificador de valor de cantidad vaya después del valor de emparejamiento, tal y como se ha definido en la secuencia del identificador de valor del tipo de compra. La cantidad debería ser invisible en el formulario. Debido a que la cantidad es igual al valor de emparejamiento, el procedimiento para emparejar y cancelar el valor de la orden restante es similar a emparejar por cantidad. Cuando el valor de la factura pendiente es cero y la factura se cierra, la orden se cierra.
Si la configuración debe tener un valor de cantidad, entonces tendrá que tener cuidado cuando se empareje por valor. Sin tener en cuenta el valor restante por emparejar y al solicitar que la orden siga abierta para seguir emparejando, si la cantidad de la factura es superior o igual a la cantidad de orden restante, la orden se cerrará.
Si los valores pendientes difieren, siempre se le pregunta qué desea hacer con la transacción mayor, cerrarla o dejarla abierta. Es igual que emparejar por cantidad, se utiliza la función de cancelar cantidad para el valor restante.
Si el valor Emparejar factura por de Definir tipo de compras (PTS) se ha establecido en un valor moneda, este se usará para el emparejamiento, con independencia de la configuración de Definir base de datos.
Si el valor de la transacción se ha definido en Definir base de datos como "solo presente si se introdujo", la configuración de Emparejar factura por en Definir tipo de compras (PTS) solo debe establecerse en un valor de transacción en caso de que este se vaya a introducir siempre.