開立發票與收入的建議
大量交易資料
針對大量交易資料，建議您針對單一專案合約執行「產生合約發票」動作與「認可合約收入」動作。不建議執行大量動作。
如果您預期有大量交易資料，則請使用過帳日期範圍欄位一次針對一個過帳期間執行多個動作。您可以將交易資料的每一個其他期間附加至相同的發票，也可以按期間建立單獨發票。
大量交易暫掛動作
若要限制交易設定，請使用「大量交易暫掛」動作以在產生發票或認可收入之前暫掛交易。例如，您具有已分配、已調整、已迴轉或已重新分配之交易的人工分配更正。
選取組
建立專案合約選取組，例如所有活躍合約、所有里程碑記帳合約。您也可以使用專案合約類型欄位來建立要處理的合約組。
雜項
- 執行分錄動作並更正任何總帳科目驗證問題。
- 避免執行決定要記帳或認可之項目的動作，而是以預期結果執行。
資金來源開始或結束於月中
授與贊助專案每年可以有不同的授與資金來源。「產生合約發票」與「認可合約收入」動作需要「資金來源日期」，以確定以下資訊對指定日期是否有效：
- 資金來源
- 里程碑
- 分期付款
- 預付
- 保留金
您可以在資金來源已到期之後產生延遲發票及認可收入。
當資金來源的結束日期在月中發生時，如果您針對月末日期大量執行動作，則可能會遺失交易。您必須針對資金在期間結束或開始的專案合約，按合約執行「產生發票」與「收入認可」動作。
驗證所有交易是否已處理
- 每月大量執行「產生合約發票」動作與「認可合約收入」動作。
資金來源的結束日期為月末日期。匯票交易會根據在月末日期生效的資金來源建立。透過使用此方法，會包括大多數專案合約、資金來源與交易。
- 從「專案合約」功能表搜尋「專案資金來源」，以確定是否有任何專案資金來源在當前月份開始與結束。可使用日期範圍來尋找於當前月結束的專案合約資金來源。如果資金來源已到期或將在未來 30 天內到期，結束日期欄會包含黃色警示。
- 針對資金來源於月中結束的專案合約，按合約執行「產生發票」與「收入認可」動作。可使用資金來源結束日期來包含月初的交易。
- 若要驗證是否已產生或認可該月的所有交易，請使用以下報告：
- 專案合約收入與費用之間的差異。用來尋找期間的收入差異。沒有差異表示所有費用皆受到認可。
- 專案合約交易明細。使用搜尋來尋找已記帳與收入認可交易的交易處理狀態。按專案合約、記帳方法、收入方法與日期範圍搜尋。