Criar faturas de correspondência
- Inicie sessão como Especialista de correspondência e selecione Gerir faturas.
- Selecione um separador aplicável e clique em Criar fatura.
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No separador Principal, especifique as seguintes informações:
- Modelo de entrada de fatura
- Selecione Fatura correspondente. Frete e Contrato de serviço também são válidos para Correspondência.
- Tipo de fatura
- Selecione o tipo de Fatura. Uma fatura aumenta o valor devido ao fornecedor e, quando totalmente processado, aumenta os saldos de compra e pagamento do fornecedor. Estas são as opções disponíveis:
- Nota de crédito: Uma nota de crédito reduz o valor devido a um fornecedor. Exemplo dessa nota é uma nota de crédito de um fornecedor ou um ajustamento interno a um saldo de fornecedor. Quando completamente processado, este processo reduz a compra do fornecedor e saldos de pagamento.
- Nota de débito: Será processada uma nota de débito como uma fatura e aumenta o saldo do fornecedor.
- Pagamento antecipado: Um pagamento antecipado é um depósito ou pagamento feito a um fornecedor antes de receber uma fatura.
- Ordem de compra
- Especifique o número da ordem de compra.
- Apenas encargo adicional
- Selecione esta caixa de seleção para indicar que a fatura é apenas um encargo adicional.
- Correspondência do componente de custo
- Selecione esta caixa de seleção para determinar o componente de custo correspondente e incluir os encargos adicionais na correspondência.
- Criar detalhe
- Selecione se pretende criar automaticamente detalhes de fatura a partir da ordem de compra ou do recebimento.
- Empresa
- Especifique o número da empresa de pagamento. Se estiver a criar uma fatura entre empresas, este campo representa a Empresa de origem. Especifique a empresa de destino na linha de distribuição.
- Nível de processo
- O nível de processo é um campo obrigatório. Se a empresa tem apenas um nível de processo, defina-o como predefinido na empresa. Quando a predefinição está definida, este campo pode ficar em branco.
- Fornecedor
- Especifique um número de fornecedor a menos que uma destas opções seja verdadeira:
- Está a criar uma fatura de correspondência com um número de ordem de compra; nesse caso, é utilizado o número do fornecedor da ordem de compra.
- Ao criar uma fatura para um fornecedor ocasional, o número de fornecedor deve ficar em branco.
- Número da fatura
- Especifique um número da fatura. O número da fatura deve ser único para a empresa e o fornecedor.
- Data da fatura
- Especifique uma data de fatura. Detalhes sobre como a data da fatura e a data de vencimento são usadas para selecionar faturas para pagamento são explicados noutra secção deste manual do utilizador.
- Prazo
- Selecione o prazo ou as condições de pagamento. Se estiver a utilizar uma condição de pagamento, o prazo e as informações do desconto serão calculadas. Se tiver definido códigos das condições em Localização do fornecedor, as condições do local de destino não serão utilizadas na fatura. São antes utilizados os códigos das condições da localização de Origem da compra.
- Condições de pagamento
- Selecione o prazo ou as condições de pagamento. Se estiver a utilizar uma condição de pagamento, o prazo e as informações do desconto serão calculadas. Se tiver definido códigos das condições em Localização do fornecedor, as condições do local de destino não serão utilizadas na fatura. São antes utilizados os códigos das condições da localização de Origem da compra.
- Valor da fatura
- Especifique o valor da fatura. Este valor inclui as linhas criadas a partir da ordem de compra/recebimento mais quaisquer custos adicionais. O total pode também incluir imposto.
- Divisa
- Especifique a divisa para a fatura.
- Descrição
- Forneça uma descrição da fatura.
- Fornecedor remunerado
- Especifique um fornecedor remunerado para a fatura. Este é usado para enviar pagamentos de fatura para outro fornecedor dentro do mesmo grupo de fornecedores.
A relação de fornecedor remunerado substitui as informações normais do pagamento do fornecedor, incluindo o nome do beneficiário, o endereço de pagamento, o local de destino e os códigos de pagamento e dinheiro do fornecedor. O pagamento da fatura é criado para o fornecedor remunerado, mas o fornecedor original faturado acumula o saldo de pagamento.
- Local de destino
- Especifique a localização do fornecedor onde os pagamentos são remetidos.
- Localização de destino de expedição
- Especifique a localização de destino de expedição.
- Código de imposto
- Selecione um código de imposto para aplicar à fatura. O valor do imposto é automaticamente calculado e o imposto e as linhas de distribuição de encargo adicional são criados. Se atribuir um código de imposto ao fornecedor ou utilizar um solução de tributação de terceiros, este campo deve ficar em branco. Se este campo estiver em branco, o código de imposto do fornecedor será utilizado.
- Ajustamento do imposto
- É possível indicar se o sistema deverá sobrepor as informações de imposto sobre as faturas de encargo adicional ou de correspondência. Se deixar este campo em branco quando a fatura for correspondida, o detalhe será criado utilizando as informações fiscais da ordem de compra ou do recebimento.
- Valor de imposto introduzido
- Especifique o valor total do imposto da fatura. Deixe o campo em branco se especificar um código de imposto ou utilizar um software de tributação de terceiros. O código de imposto é usado para calcular automaticamente o valor do imposto com base na taxa definida para o código de imposto. O valor deve ser igual ao valor total do imposto.
- Categoria de imposto
- Especifique a categoria de imposto.
- Data de cálculo de imposto
- Grupo de regras
- Especifique a regra utilizada para determinar quais tolerâncias são permitidas entre a fatura e a OC ao corresponder.
- Correspondência do componente de custo
- Categoria de encaminhamento de fatura
- Especifique a categoria de encaminhamento de fatura. Esta categoria contém uma lista de atribuições de aprovação de fatura e é usada na regra de encaminhamento de fatura.
- Centro de custo de aprovação
- Especifique o centro de custo de aprovação.
- Categoria de aprovação
- Especifique a categoria de aprovação.
- Equipa financeira de encaminhamento
- Membro da equipa de encaminhamento
- Ordem de compra externa
- Especifique a ordem de compra externa.
- Data de lançamento
- Especifique a data de lançamento da transação.
- Para faturação entre empresas
- Selecione esta caixa de seleção para utilizar a fatura para a faturação entre empresas.
- Permitir detalhe de item
- Selecione se os detalhes do item que não estão na OC podem ser adicionados a uma fatura. Selecione Verdadeiro para aceder ao separador Detalhes gerais.
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No separador Adicional, especifique as seguintes informações:
- Encargo adicional
- Especifique um código de encargo adicional se a fatura estiver sujeita a encargos adicionais.
- Valor pro rata
- Especifique o valor do encargo adicional.
- Conta pro rata
- Especifique a cadeia contabilística para a qual será lançado o encargo adicional.
- Código de desconto
- Especifique o código de desconto se a fatura estiver sujeita a termos com desconto. Estes são os valores predefinidos destes registos de fornecedor na seguinte ordem de prioridade: Fornecedor da empresa, Código de destino, Fornecedor remunerado (Local de destino normal), Local de origem da compra.
- Dias flutuantes
- Selecione a quantidade de dias a adicionar à data de desconto calculada.
- Condições flexíveis
- Selecione esta caixa de seleção se a fatura estiver sujeita a termos flexíveis.
- Antecipar
- Selecione esta caixa de seleção para calcular as vantagens ao aplicar um desconto ou pagar uma fatura sob todas as condições, dependendo dos juros obtidos em valores. A taxa principal necessária é especificada no registo do fornecedor.
- Código de autoridade
- Especifique o código de autoridade.
- Código de diversidade
- Especifique o código de diversidade.
- Código de accrual
- Especifique o código de accrual.
- Código de accrual da retenção
- Especifique o código de accrual predefinido de faturas, pagamentos e distribuições para acordos de fornecedor com retenção.
- Código de motivo
- Especifique o código de motivo.
- Tipo de referência
- Selecione uma referência de fatura para indicar o tipo de número que o fornecedor fornece para fazer referência à fatura.
- Faturar de
- Especifique o endereço de faturação.
- Data do recebimento da fatura
- Especifique a data do recebimento da fatura.
- Número de certificação
- Especifique o número de certificação.
- Data da certificação
- Especifique a data de certificação.
- Referência
- Especifique uma referência de utilizador a ser mantida com a fatura.
- Faturar a
- Especifique o endereço de cobrança.
- Origem da compra
- Selecione o fornecedor de origem da compra.
- Valor a retalho
- Especifique o valor a retalho.
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No separador Pagamento, especifique as seguintes informações:
- Código de caixa
- Selecione um código de caixa válido para o pagamento da fatura. O código de caixa representa uma conta bancária. Se este campo estiver em branco, o código de caixa atribuído a um destes será o predefinido:
- Local de destino
- Fornecedor
- Classe de fornecedor
- Nível de processo
- Empresa
- Grupo de pagamento
- Código de receita predefinido
- Especifique o código de receita predefinido. Este código de receita é utilizado para os relatórios 1099.
- Valor do rendimento declarável
- Especifique o valor mínimo necessário para o relatório. Este valor é utilizado em conjunto com o código de receita para os relatórios 1099.
- Pagamento dividido de IVA
- Selecione esta caixa de seleção se a fatura for elegível para pagamento dividido de IVA. O valor de divisão de IVA será incluído nos ficheiros de saída de pagamento.
- Código de pagamento
- Selecione um código de pagamento válido para a fatura. O código de pagamento representa um tipo de pagamento em dinheiro e deve ser um código válido de transação de pagamento de letra de câmbio ou em dinheiro na solução Gestão de caixa. Se este campo estiver em branco, será usado o código de pagamento que é atribuído ao local de destino, fornecedor, classe de fornecedor ou grupo de pagamento.
- Valor do pagamento do fornecedor
- Especifique o valor que o fornecedor prevê como pagamento para a fatura.
- Divisa
- Selecione uma divisa de pagamento do fornecedor.
- Prioridade de pagamento
- Especifique uma prioridade de pagamento.
- Grupo de faturas
- Atribua um grupo de faturas definido pelo utilizador à fatura. Este valor pode ser usado para selecionar faturas para pagamento. Se este campo estiver em branco, será utilizado o grupo de faturas que é atribuído à localização de destino ou fornecedor.
- Retenção secundária
- Selecione esta caixa de seleção se a utilização de códigos de retenção secundária for obrigatória para a fatura.
- Pagamento separado
- Especifique se deseja criar um pagamento individual para esta fatura. Se esta opção não for selecionada, será criado um formulário de pagamento para pagamento de todas as faturas para o mesmo fornecedor por Criação de formulários de pagamento ou Criação de letra de câmbio.
- Pagar imediatamente
- Especifique se pretende agendar a fatura para pagamento imediato, independentemente da data de vencimento. O pagamento é efetuado quando executa os Requisitos de caixa ou Criação da letra de câmbio.
- Anexo
- Especifique se o pagamento desta fatura requer um anexo. Se selecionar esta opção, será possível agrupar pagamentos que requerem anexos ao executar requisitos de caixa.
- Número do pagamento
- Para criar uma letra de câmbio emitida pelo fornecedor, especifique o número do pagamento de letra de câmbio.
Para criar um pagamento manual para a fatura, especifique o número de pagamento. O código de pagamento deverá ser um código válido de transação de pagamento da letra de câmbio ou em dinheiro definido para pagamento manual em Gestão de caixa. Se o código de pagamento requer reserva de pagamento manual, o número de pagamento deverá ser reservado em Reserva de formulários manual.
Se definir informações de pagamento manual, o pagamento manual pode ser utilizado para pagar esta fatura individual. A fatura deve ser uma fatura de divisa base. Depois de libertar a fatura, não é possível alterar as informações de pagamento manual.
Utilize Entrada de pagamento em dinheiro ou Entrada de letra de câmbio para efetuar as seguintes tarefas:
- Criar um pagamento manual para mais de uma fatura
- Criar um pagamento manual para uma fatura de divisa base
- Aplicar mais de uma fatura a um pagamento
- Data
- Se for especificado um número de pagamento para um pagamento em dinheiro, especifique a data de pagamento. Se for especificado um pagamento de letra de câmbio, especifique o prazo do pagamento de letra de câmbio.
- Valor
- Se especificar um número de pagamento, especifique o valor do pagamento. O valor do pagamento deve ser igual ao Valor da fatura ou ao Valor da fatura menos qualquer Valor do desconto disponível.
- Frequência de recorrência
- Selecione a frequência do processamento de fatura.
- Número de recorrências
- Especifique o número de recorrências de processamento.
- Instruções bancárias
- Especifique instruções bancárias para sobrepor quaisquer instruções bancárias definidas no fornecedor ou na localização do fornecedor.
- Clique em Guardar.