Aanbevelingen voor facturering en opbrengsten

Grote hoeveelheden transactiegegevens

Voor grote hoeveelheden transactiegegevens raden we u aan de actie Contractfacturen genereren en de actie Contractopbrengsten verantwoorden uit te voeren voor één projectcontract. De collectieve actie wordt niet aanbevolen.

Als u grote hoeveelheden transactiegegevens verwacht, moet u de acties voor één journaliseringsperiode per keer uitvoeren met behulp van de velden voor het datumbereik van de journalisering. U kunt elke extra periode van transactiegegevens toevoegen aan dezelfde factuur, maar u kunt ook afzonderlijke facturen per periode maken.

Actie Transacties collectief blokkeren

Als u de transactieset wilt beperken, gebruikt u de actie Transacties collectief blokkeren om transacties te blokkeren voordat facturen worden gegenereerd of opbrengsten worden verantwoord. Bijvoorbeeld: werkurendistributiecorrecties met transacties die zijn gedistribueerd, gecorrigeerd, tegengeboekt of geherdistribueerd.

Selectiegroepen

Maak selectiegroepen voor projectcontracten, bijvoorbeeld alle actieve contracten of alle factureringscontracten voor mijlpalen. U kunt ook het veld Type projectcontract gebruiken om groepen contracten te maken die moeten worden verwerkt.

Diversen

  • Voer de journaliseringsacties uit en corrigeer de validatieproblemen voor grootboekrekeningen.
  • Voorkom dat u de acties uitvoert om te bepalen wat er moet worden gefactureerd of wat er moet worden verantwoord. Gebruik in plaats daarvan de verwachte resultaten.

Financieringsbronnen met een begin- of einddatum halverwege de maand

Met subsidies gesponsorde projecten kunnen voor elk subsidiejaar een andere financieringsbron hebben. Datum financieringsbron is vereist voor de acties Contractfacturen genereren en Contractopbrengsten verantwoorden om te bepalen of de volgende gegevens geldig zijn voor de opgegeven datum:

  • Financieringsbronnen
  • Mijlpalen
  • Termijnen
  • Voorschotten
  • Inhoudingen

U kunt vertraagde facturen genereren en opbrengsten verantwoorden nadat een financieringsbron is verlopen.

Wanneer de einddatum van de financieringsbron halverwege de maand plaatsvindt, kunnen transacties worden overgeslagen als u de acties collectief uitvoert voor de einddatum van de maand. U moet de acties Facturen genereren en Opbrengstenverantwoording per contract uitvoeren voor projectcontracten waarbij de financiering in de periode wordt gestart of beëindigd.

Controleren of alle transacties zijn verwerkt

  1. Voer de actie Contractfacturen genereren en de actie Contractopbrengsten verantwoorden elke maand collectief uit.

    De einddatum van de financieringsbron is de einddatum van de maand. Wisseltransacties worden gemaakt op basis van de financieringsbron die van kracht is voor de einddatum van de maand. De meeste projectcontracten, financieringsbronnen en transacties worden op basis van deze methode opgenomen.

  2. Zoek in het menu Financieringsbronnen project in het menu Projectcontracten om te bepalen of er projectfinancieringsbronnen zijn met een begin- of einddatum in de huidige maand. Gebruik het datumbereik om de financieringsbronnen voor het projectcontract te zoeken die eindigen in de huidige maand. De kolom Einddatum bevat een gele waarschuwing als een financieringsbron is vervallen of in de komende 30 dagen komt te vervallen.
  3. Voor projectcontracten met financieringsbronnen die halverwege de maand eindigen, voert u de acties Facturen genereren en Contractopbrengsten verantwoorden uit per contract. Gebruik de einddatum van de financieringsbron om transacties voor het begin van de maand op te nemen.
  4. Als u wilt controleren of alle transacties voor de maand zijn gegenereerd of verantwoord, gebruikt u de volgende rapporten:
  • Verschil tussen opbrengsten en kosten projectcontract. Hiermee kunt u het opbrengstenverschil voor de periode zoeken. Als er geen verschillen zijn, betekent dit dat alle onkosten zijn verantwoord.
  • Project: transactiedetails contract. Gebruik de zoekfunctie om de verwerkingsstatus van transacties te zoeken voor gefactureerde bedragen en opbrengstenverantwoording. Zoek op projectcontract, factureringsmethode, opbrengstenmethode of datumbereik.