Vooraf gesplitste distributies genereren per contract

Ga volgens deze procedure te werk om distributies voor projectcontracten te genereren als voorafgaande splitsing is ingeschakeld.

De actie Vooraf gesplitste distributies genereren wordt gebruikt om de transacties te maken en te journaliseren. De bedragen worden gecontroleerd ten opzichte van de begrotingsbedragen. Er wordt een fout weergegeven als gefinancierde begrotingsbedragen worden overschreden.

NB

Transacties worden afzonderlijk verwerkt. Omdat verdeelde bedragen niet worden samengevoegd op basis van eerder verwerkte transacties, kunnen splitsingen groter zijn dan het gefinancierde bedrag. Er treden fouten op als gefinancierde begrotingsbedragen worden overschreden.

  1. Meld u aan als Project Accountant, Project Beheerder of Project Manager.
  2. Selecteer Projectcontracten of Mijn projectcontracten.
  3. Open een contract op het tabblad Contracten.
  4. Selecteer Acties > Vooraf gesplitste distributies genereren.
  5. Geef de volgende gegevens op:
    Financiële entiteit
    Selecteer het bedrijf waarvoor u vooraf gesplitste distributies wilt genereren.
    Groep financiële entiteiten
    Als vooraf gesplitste distributies voor meerdere financiële entiteiten moeten worden uitgevoerd, kunt u een groep opgeven.
    Selectiebereik journaliseringsdatum
    Geef de begindatum voor de journalisering op. De journaliseringsdatum voor de onkostentransacties moet binnen het datumbereik liggen.
    T/m
    Geef de einddatum voor de journalisering op. De journaliseringsdatum voor de onkostentransacties moet binnen het datumbereik liggen.
    Uiterste datum transactie
    Geef de einddatum van de transactie op. Als dit veld leeg is, worden alle transacties voor het datumbereik voor journalisering geselecteerd.
    Journaliseringsdatum
    Geef de datum op die u als journaliseringsdatum voor de vooraf gesplitste transacties wilt gebruiken.
  6. Klik op Verzenden.
  7. Klik op het tabblad Resultaten voorafgaande splitsing om te controleren of er geen fouten zijn.

    De volgende acties worden uitgevoerd als gevolg van vooraf gesplitste distributies die per contract zijn gegenereerd:

    • De records worden ingesteld op Vrijgegeven. Het totaalbedrag van de begrotingsgroep wordt bijgewerkt. Gebruik Snel journaliseren of de actie GB-journalisering om de records te journaliseren.
    • Records met fouten blijven aanwezig in het bestand GB-transactiekoppeling. Nadat de records zijn gecorrigeerd, voert u de actie Koppelingstransactie uit. Er wordt een rode waarschuwing weergegeven in de journaliseringsgroep op het tabblad Resultaten voorafgaande splitsing.
    • Nadat distributies zijn gegenereerd, wordt het veld Journaliseringsgroep opgenomen in de lijst Resultaten voorafgaande splitsingen. Gebruik de journaliseringsgroep om de transacties te openen in Grootboek. De records voor de resultaten van voorafgaande splitsingen worden niet verwijderd. Gebruik de actie Verwijderen om de resultatenrecords te verwijderen.
    • Nadat de genereeractie is uitgevoerd, wordt het tabblad Resultaten voorafgaande splitsingen bijgewerkt met de journaliseringsgroep.