Toekenningsfacturen maken
- Meld u aan als Crediteurenfactuur verificatie Specialist en selecteer Facturen beheren.
- Selecteer een toepasselijk tabblad en klik op Factuur maken.
-
Geef op het tabblad Hoofdgegevens de volgende gegevens op:
- Sjabloon factuurinvoer
- Selecteer Toekenningsfactuur. Ook Transport en Servicecontract zijn geldige waarden voor toekenning.
- Factuurtype
- Selecteer het factuurtype. Bij het maken van een factuur neemt het bedrag toe dat u de leverancier bent verschuldigd en nemen de saldi van de leverancier toe voor inkopen en betalingen als deze factuur volledig is verwerkt. Dit zijn de beschikbare opties:
- Creditnota: Een creditnota verlaagt het bedrag dat u een leverancier verschuldigd bent. Een voorbeeld hiervan is als u van een leverancier een creditnota ontvangt of als het saldo van een leverancier intern wordt aangepast. Als dit proces is voltooid, worden het inkoop- en betalingssaldo van de leverancier naar beneden bijgesteld.
- Debetnota: Een debetnota wordt verwerkt als een factuur en verhoogt het saldo van de leverancier.
- Vooruitbetaling: Een vooruitbetaling is een bedrag dat u stort bij een leverancier voordat u een factuur ontvangt.
- Inkooporder
- Geef het inkoopordernummer op.
- Alleen extra kosten
- Schakel dit selectievakje in om aan te geven dat de factuur alleen is bedoeld voor extra kosten.
- Toekenning kostencomponent
- Schakel dit selectievakje in om de toekenning van de kostencomponent te bepalen en om de extra kosten in de toekenning op te nemen.
- Detailgegevens maken
- Geef aan of factuurgegevens automatisch moeten worden gemaakt op basis van een inkooporder of een ontvangst.
- Bedrijf
- Geef het nummer van het crediteurenbedrijf op. Als u een intercompanyfactuur maakt, is dit veld het Van-bedrijf. Geef het Naar-bedrijf op de distributieregel op.
- Verwerkingsniveau
- Verwerkingsniveau is een vereist veld. Als het bedrijf slechts één verwerkingsniveau heeft, moet u het instellen als standaard voor het bedrijf. Als de standaardwaarde is ingesteld, kan dit veld leeg zijn.
- Leverancier
- Geef een leveranciersnummer op, tenzij een van de volgende punten waar is:
- Als u een toekenningsfactuur maakt aan de hand van een inkoopordernummer, wordt het leveranciersnummer uit de inkooporder gebruikt.
- Als u een factuur maakt voor een eenmalige leverancier, moet het leveranciersnummer leeg zijn.
- Factuurnummer
- Geef een factuurnummer op. Het factuurnummer moet uniek zijn voor bedrijf en leverancier.
- Factuurdatum
- Geef een factuurdatum op. Details over hoe de factuurdatum en vervaldatum worden gebruikt om facturen voor betaling te selecteren, vindt u elders in deze gebruikershandleiding.
- Vervaldatum
- Selecteer de vervaldatum of de betalingscondities Als een betalingsconditie wordt gebruikt, worden de vervaldatum en de korting berekend. Als u betalingsconditiecodes in Leverancierslocatie hebt gedefinieerd, worden er geen betalingscondities voor overmakingslocatie op de factuur gebruikt. In plaats daarvan worden betalingscondities van de inkopen-van locatie gebruikt.
- Betalingscondities
- Selecteer de vervaldatum of de betalingscondities Als een betalingsconditie wordt gebruikt, worden de vervaldatum en de korting berekend. Als u betalingsconditiecodes in Leverancierslocatie hebt gedefinieerd, worden er geen betalingscondities voor overmakingslocatie op de factuur gebruikt. In plaats daarvan worden betalingscondities van de inkopen-van locatie gebruikt.
- Factuurbedrag
- Geef het bedrag van de factuur op. Dit bedrag omvat de regels die zijn gemaakt op basis van de ontvangst/inkooporder plus eventuele extra kosten. Bij het totaal kan ook belasting zijn inbegrepen.
- Valuta
- Voer de valuta voor de factuur in.
- Omschrijving
- Voer een omschrijving in voor de factuur.
- Betalen-aan leverancier
- Geef een betalen-door leverancier op voor de factuur. Hiermee worden factuurbetalingen naar een andere leverancier binnen dezelfde leveranciersgroep verzonden.
De relatie betalen-door leverancier overschrijft normale betalen-aan leveranciersgegevens met inbegrip van de naam begunstigde, betalingsadres, overmakingslocatie en de liquiditeits- en betalingscodes van de leverancier. De factuurbetaling wordt gemaakt voor de betalen-door leverancier, maar de oorspronkelijk gefactureerde leverancier vergroot het betalingssaldo.
- Overmakingslocatie
- Geef de locatie van de leverancier op waar de betalingen naar worden overgemaakt.
- Verzenden-aan locatie
- Geef de verzenden-aan locatie op.
- Belastingcode
- Selecteer een belastingcode die u op de factuur wilt toepassen. Het belastingbedrag wordt automatisch berekend en er worden belasting- en distributieregels gemaakt. Als u een belastingcode hebt toegewezen aan de leverancier of externe belastingsoftware gebruikt, moet dit veld leeg zijn. Als dit veld leeg is, wordt de belastingcode van de leverancier gebruikt.
- Belastingcorrectie
- U kunt aangeven of de belastinggegevens moeten worden overschreven op extra kosten of toekenningsfacturen. Als dit veld leeg is tijdens de toekenning van de factuur, worden de details gemaakt op basis van de belastinggegevens op de inkooporder of de ontvangst.
- Ingevoerd belastingbedrag
- Geef het totale belastingbedrag van de factuur op. Laat dit veld leeg als u een belastingcode opgeeft of externe belastingsoftware gebruikt. In dit geval wordt het belastingbedrag automatisch berekend op basis van het tarief dat voor de belastingcode is gedefinieerd. Het bedrag moet gelijk zijn aan het totale belastingbedrag.
- Belastingcategorie
- Geef de belastingcategorie op.
- Datum belastingpunt
- Regelgroep
- Geef de regel op die wordt gebruikt om te bepalen welke toleranties worden toegestaan tussen factuur en IO bij de toekenning.
- Toekenning kostencomponent
- Factuurrouteringscategorie
- Geef de factuurrouteringscategorie op. Deze categorie bevat een lijst met factuurgoedkeuringstoewijzingen en wordt gebruikt in de factuurrouteringsregel.
- Kostenplaats goedkeuring
- Geef de kostenplaats goedkeuring op.
- Goedkeuringscategorie
- Geef de goedkeuringscategorie op.
- Groep financiële medewerkers routering
- Teamlid routering
- Externe inkooporder
- Geef de externe inkooporder op.
- Journaaldatum
- Geef de journaaldatum van de transactie op.
- Voor intercompany-facturering
- Schakel dit selectievakje in om de factuur voor intercompany-facturering te gebruiken.
- Artikeldetails toestaan
- Geef aan of er artikelgegevens, die niet in de IO staan, aan een factuur mogen worden toegevoegd. Selecteer Waar om naar het tabblad Details diversen te gaan.
-
Geef op het tabblad Aanvullend de volgende gegevens op:
- Extra kosten
- Geef een code voor extra kosten op als er extra kosten van toepassing zijn op de factuur.
- Bedrag evenredig verdelen
- Geef het bedrag van de extra kosten op.
- Rekening evenredig verdelen
- Geef de tekenreeks op van de rekening waarnaar de extra kosten worden gejournaliseerd.
- Kortingscode
- Geef de kortingscode op als er kortingsvoorwaarden van toepassing zijn op de factuur. Dit zijn de standaardwaarden van deze leveranciersrecords in de volgende volgorde van prioriteit: Leverancier/bedrijf, Code overmakingslocatie, Betalen-aan leverancier (Normale overmakingslocatie), Inkopen-van locatie.
- Valutadagen
- Selecteer het aantal dagen dat moet worden opgeteld bij de berekende kortingsdatum.
- Flexibele voorwaarden
- Schakel dit selectievakje in als flexibele voorwaarden van toepassing zijn op de factuur.
- Vroegbetalingskorting
- Schakel dit selectievakje in om te berekenen of het voordeliger is een korting toe te passen of een factuur te betalen op basis van de volledige voorwaarden, afhankelijk van de rentebaten voor de bedragen. Het vereiste primaire tarief is opgegeven in de leveranciersrecord.
- Code bevoegde
- Geef de code van de bevoegde op.
- Diversiteitscode
- Geef de diversiteitscode op.
- Toerekeningscode
- Geef de toerekeningscode op.
- Toerekeningscode waarborgsom
- Geef de standaard toerekeningscode van facturen, betalingen en distributies voor leveranciersovereenkomst op met een waarborgsom.
- Redencode
- Geef de redencode op.
- Referentietype
- Selecteer een factuurreferentie om aan te geven welk type nummer de leverancier gebruikt om naar de factuur te verwijzen.
- Factureren van
- Geef het factureren-van adres op.
- Factuurontvangstdatum
- Geef de datum van de factuurontvangst op.
- Certificeringsnummer
- Geef het certificeringsnummer op.
- Certificeringsdatum
- Geef de certificeringsdatum op.
- Referentie
- Geef een gebruikersreferentie op die u wilt onderhouden met de factuur.
- Factuuradres
- Geef het factuuradres op.
- Inkopen van
- Selecteer de leverancier van wie u wilt inkopen.
- Retailbedrag
- Geef het retailbedrag op.
-
Geef op het tabblad Betaling de volgende gegevens op:
- Kascode
- Selecteer een geldige kascode voor de factuurbetaling. De kascode vertegenwoordigt een bankrekening. Als dit veld leeg is, geldt als standaardwaarde de kascode die aan een van de volgende items is toegewezen:
- Overmakingslocatie
- Leverancier
- Leveranciersklasse
- Verwerkingsniveau
- Bedrijf
- Betalingsgroep
- Standaardinkomstencode
- Geef de standaardinkomstencode op. Deze inkomstencode wordt gebruikt voor 1099-rapportage.
- Belastbaar inkomstenbedrag
- Geef het minimumbedrag op dat voor de rapportage is vereist. Dit bedrag wordt in combinatie met de inkomstencode voor 1099-rapportage gebruikt.
- Gesplitste btw-betaling
- Schakel dit selectievakje in als de factuur in aanmerking komt voor gesplitste btw-betaling. Het gesplitste btw-bedrag wordt opgenomen in de betalingsuitvoerbestanden.
- Betalingscode
- Selecteer een geldige betalingscode voor de factuur. De betalingscode vertegenwoordigt een type kasbetaling en moet een geldige kascode of transactiecode wisselbetaling in de Kasbeheer-oplossing zijn. Als dit veld leeg is, wordt de betalingscode gebruikt die is toegewezen aan overmaking op basis van locatie, leverancier, leveranciersklasse of betalingsgroep.
- Bedrag leveranciersbetaling
- Geef het bedrag op dat de leverancier verwacht als betaling voor de factuur.
- Valuta
- Selecteer een valuta voor de leveranciersbetaling.
- Prioriteit betaling
- Geef een betalingsprioriteit op.
- Factuurgroep
- U kunt een door de gebruiker gedefinieerde factuurgroep toewijzen aan de factuur. Met deze waarde kunt u facturen voor betaling selecteren. Als dit veld leeg is, wordt gebruikgemaakt van de factuurgroep die is toegewezen aan de overmakingslocatie of de leverancier.
- Secundaire inhouding
- Schakel dit selectievakje in als voor betaling van deze factuur het gebruik van codes voor secundaire inhoudingen is vereist.
- Afzonderlijke betaling
- Geef aan of een afzonderlijke betaling voor deze factuur moet worden gemaakt. Als u deze optie niet selecteert, wordt door Aanmaak betalingsforms of Aanmaak wissels één betalingsform gemaakt om alle facturen voor dezelfde leverancier te betalen.
- Direct betalen
- Geef aan of de factuur moet worden ingepland voor onmiddellijke betaling, ongeacht de vervaldatum. Betaling vindt plaats wanneer u Liquiditeitsbehoeften of Aanmaak wissels uitvoert.
- Bijlage
- Geef aan of voor de betaling van deze factuur een bijlage is vereist. Als u deze optie selecteert, kunt u betalingen groeperen waarvoor bijlagen vereist zijn wanneer u Liquiditeitsbehoeften uitvoert.
- Betalingsnummer
- Als u een door de leverancier uitgegeven wissel wilt maken, geeft u het betalingsnummer van de wissel op.
Als u een handmatige betaling voor de factuur wilt maken, geeft u het betalingsnummer op. Deze code moet een geldige kascode of transactiecode wisselbetaling zijn die is gedefinieerd voor handmatige betaling in Kasbeheer. Als voor de betalingscode handmatige betaling moet worden gereserveerd, moet het betalingsnummer worden gereserveerd in Handmatige formsreservering.
Als u gegevens voor handmatige betaling definieert, kan de handmatige betaling worden gebruikt om alleen deze afzonderlijke factuur te betalen. De factuur moet een basisvalutafactuur zijn. Nadat u de factuur heeft vrijgegeven, kunt u de gegevens voor de handmatige betaling niet meer wijzigen.
Gebruik Invoer kasbetaling of Invoer wissels om het volgende te doen:
- Een handmatige betaling voor meerdere facturen maken
- Een handmatige betaling voor een basisvalutafactuur maken
- Meer dan één factuur op een betaling toepassen
- Datum
- Als u een betalingsnummer voor een kasbetaling opgeeft, moet u ook de betalingsdatum opgeven. Als u een betalingsnummer voor een wisselbetaling opgeeft, moet ook u de vervaldatum van de wisselbetaling opgeven.
- Bedrag
- Als u een betalingsnummer opgeeft, moet u ook het bedrag van de betaling opgeven. Het betalingsbedrag moet gelijk zijn aan het factuurbedrag of aan het factuurbedrag minus een eventueel beschikbaar kortingsbedrag.
- Herhalingsfrequentie
- Selecteer de frequentie van de factuurverwerking.
- Aantal herhalingen
- Geef het aantal herhalingen voor de verwerking op.
- Bankinstructies
- Geef bankinstructies op om de bankinstructies te overschrijven die zijn ingesteld voor de leverancier of de leverancierslocatie.
- Klik op Opslaan.