Consigli per la fatturazione e la rilevazione dei ricavi

Grandi volumi di dati delle transazioni

Per grandi volumi di dati delle transazioni, si consiglia di eseguire le azioni Genera fatture contratto e Rileva ricavi contratto per un singolo contratto di progetto. L'azione collettiva non è consigliata.

Se si prevedono grandi volumi di dati delle transazioni, eseguire le azioni per un periodo di contabilizzazione definitiva alla volta utilizzando i campi dell'intervallo di date di contabilizzazione definitiva. È possibile aggiungere ogni singolo periodo dei dati delle transazioni nella stessa fattura oppure creare fatture separate per ciascun periodo.

Azione di blocco collettivo delle transazioni

Per limitare il set di transazioni, utilizzare l'azione di blocco collettivo delle transazioni in modo da sospendere le transazioni prima della generazione delle fatture o della rilevazione dei ricavi. Ad esempio, nel caso delle correzioni alla ripartizione della manodopera, in cui si hanno transazioni distribuite, rettificate, stornate o nuovamente distribuite.

Gruppi di selezione

Creare gruppi di selezione dei contratti di progetto, che includano ad esempio tutti i contratti attivi e tutti i contratti con fatturazione basata su attività cardine. È anche possibile creare gruppi di contratti da elaborare utilizzando il campo Tipo contratto di progetto.

Varie

  • Eseguire le azioni di contabilizzazione e risolvere gli eventuali problemi di convalida dei conti GL.
  • Evitare di eseguire le azioni per determinare gli elementi da fatturare o da rilevare e procedere all'esecuzione con i risultati previsti.

Fonti di finanziamento con inizio o fine a metà del mese

I progetti sponsorizzati con sovvenzioni possono avere fonti di finanziamento diverse per ogni anno di sovvenzione. Per le azioni Genera fatture contratto e Rileva ricavi contratto è necessario specificare una data di fonte di finanziamento al fine di determinare se le seguenti informazioni sono valide per la data specificata:

  • Fonti di finanziamento
  • Attività cardine
  • Tranche
  • Anticipi
  • Anticipi a garanzia

È possibile generare fatture in ritardo e rilevare ricavi dopo la scadenza della fonte di finanziamento.

Quando la data di fine della fonte di finanziamento cade a metà mese, è possibile che alcune transazioni vengano escluse se si eseguono le azioni in blocco per la data di fine mese. Per i contratti di progetto in cui il finanziamento termina o inizia nel periodo, è necessario eseguire le azioni di generazione delle fatture e di rilevazione dei ricavi in base al contratto.

Verifica dell'elaborazione di tutte le transazioni

  1. Eseguire in blocco le azioni Genera fatture contratto e Rileva ricavi contratto ogni mese.

    La data di fine della fonte di finanziamento corrisponde alla data di fine mese. Le transazioni in stato bozza vengono create in base alla fonte di finanziamento valida alla data di fine mese. Con questo metodo, viene inclusa la maggior parte dei contratti di progetto, delle fonti di finanziamento e delle transazioni.

  2. Eseguire la ricerca in Fonti di finanziamento progetto dal menu Contratti di progetto per determinare se le fonti di finanziamento del progetto iniziano o terminano nel mese corrente. Per trovare le fonti di finanziamento dei contratti di progetto che terminano nel mese corrente, utilizzare l'intervallo di date. Se la fonte di finanziamento è scaduta o scade entro i 30 giorni successivi, la colonna della data di fine contiene un avviso giallo.
  3. Per i contratti di progetto con fonti di finanziamento che terminano a metà mese, eseguire le azioni di generazione delle fatture e di rilevazione dei ricavi in base al contratto. Per includere le transazioni per l'inizio del mese, utilizzare la data di fine della fonte di finanziamento.
  4. Per verificare che per il mese siano state generate o rilevate tutte le transazioni, utilizzare i seguenti report:
  • Varianza ricavi/spese del contratto di progetto. Consente di individuare la varianza dei ricavi per il periodo. Una varianza nulla significa che tutte le spese sono state rilevate.
  • Dettagli transazione del contratto progetto. Utilizzare la funzionalità di ricerca per individuare lo stato di elaborazione per le transazioni di fatturazione e rilevazione dei ricavi. Eseguire la ricerca per contratto di progetto, metodo di fatturazione, metodo di rilevazione dei ricavi e intervallo di date.