Recommandations pour la facturation et les revenus

Grands volumes de données de transaction

Pour de grands volumes de données de transaction, nous vous recommandons d'exécuter l'action Générer des factures de contrat et l'action Comptabiliser les revenus contractuels pour un contrat de projet unique. L'action en masse n'est pas recommandée.

Si vous anticipez de grands volumes de données de transaction, exécutez des actions pour une période de comptabilisation à la fois à l'aide des champs de plage de dates de comptabilisation. Vous pouvez ajouter chaque période supplémentaire de données de transaction à la même facture ou créer des factures séparées par période.

Action de blocage de transaction en masse

Pour limiter le lot de transactions, utiliser l'action de blocage des transactions en masse pour bloquer les transactions avant la création des factures ou la comptabilisation des revenus. Par exemple des corrections de répartition du travail pour les transactions réparties, ajustées, contrepassées ou ventilées.

Groupes de sélection

Créer des groupes de sélection de contrat de projet, par exemple tous les contrats actifs et tous les contrats de facturation de jalon. Vous pouvez également utiliser le champ Type de contrat de projet pour créer des groupes de contrats à traiter.

Divers

  • Exécuter les actions de journalisation et corriger les problèmes de validation de compte CG.
  • Eviter d'exécuter les actions pour déterminer quels éléments facturer ou comptabiliser. Exécuter avec les résultats attendus.

Début ou fin des sources de financement en milieu de mois

Les projets subventionnés peuvent avoir différentes sources de financement pour chaque année d'une subvention. Une date de source de financement est requise dans les actions Générer factures de contrat et Comptabiliser les revenus contractuels pour déterminer si les informations suivantes sont valides à la date spécifiée :

  • Sources de financement
  • Jalons
  • Versements
  • Avances
  • Acomptes

Vous pouvez générer des factures différées et comptabiliser les revenus après expiration de la source de financement.

Lorsque la date de fin de la source de financement intervient en milieu de mois, des transactions peuvent être oubliées si vous exécutez les actions en masse pour la date de fin de mois. Vous devez exécuter les actions Générer factures et Comptabilisation des revenus par contrat pour les contrats de projet dont le financement se termine ou commence dans la période.

Vérifier que toutes les transactions sont traitées

  1. Exécuter l'action Générer factures du contrat et l'action Comptabiliser les revenus de contrat en masse chaque mois.

    La date de fin de la source de financement est la date de fin du mois. Les transactions de traite sont créées en fonction de la source de financement en vigueur pour la date de fin de mois. La plupart des contrats de projet, les sources de financement et les transactions sont inclus avec cette méthode.

  2. Rechercher les sources de financement du projet dans le menu Contrats projet pour déterminer si des sources de financement du projet commencent ou se terminent pendant le mois en cours. Utiliser la plage de dates pour rechercher les sources de financement du contrat de projet qui se terminent pendant le mois en cours. La colonne Date de fin contient une alerte jaune si la source de financement est arrivée à expiration ou si elle expire dans les 30 prochains jours.
  3. Pour les contrats de projet avec des sources de financement qui se terminent en milieu de mois, exécuter les actions Générer des factures et Comptabilisation des revenus par contrat. Utiliser la date de fin de la source de financement pour inclure des transactions pour le début du mois.
  4. Pour vérifier que toutes les transactions sont générées ou comptabilisées pour le mois, utiliser les rapports suivants :
  • Ecart revenus/dépenses (Contrat projet) A utiliser pour rechercher l'écart de revenus pour la période. L'absence d'écart signifie que tous les frais sont comptabilisés.
  • Détail transaction contractuelle projet Utiliser la recherche pour rechercher le statut de traitement des transactions pour les transactions facturées et de comptabilisation des revenus. Rechercher par contrat de projet, méthode de facturation, méthode de revenus et plage de dates.