Création de factures rapprochées

  1. Se connecter en tant que Spécialiste Rapprochement et sélectionner Gérer les factures.
  2. Sélectionner un onglet applicable et cliquer sur Créer une facture.
  3. Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :
    Modèle de saisie facture
    Sélectionner Facture rapprochée. Fret et Contrat de service sont aussi valides pour le rapprochement.
    Type de facture
    Sélectionner le type de facture. Une facture augmente le montant dû au fournisseur et, lorsqu'elle est traitée complètement, augmente les soldes de paiement et d'achat du fournisseur. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Note de crédit : Une note de crédit diminue le montant qui est dû au fournisseur. Un exemple de note de crédit est une note de crédit d'un fournisseur ou d'un ajustement interne sur le solde du fournisseur. Lorsque le traitement est totalement terminé, il réduit les soldes de paiement et d'achat du fournisseur.
    • Note de débit : Une note de débit est traitée comme une facture et augmente le solde du fournisseur.
    • Acompte : Un acompte est un dépôt ou un paiement que vous effectuez au profit d'un fournisseur avant de recevoir une facture.
    Commande d'achat
    Indiquer le numéro de commande d'achat.
    Frais supplémentaires uniquement
    Sélectionner cette case à cocher pour indiquer que la facture est FS uniquement.
    Composant coût pour rapprochement
    Cocher cette case pour définir un rapprochement d'élément de coût et inclure les frais supplémentaires dans le rapprochement.
    Créer détails
    Sélectionner si les détails de la facture doivent être automatiquement créés à partir de la commande d'achat ou de la réception.
    Société
    Indiquer le code société Comptabilité Fournisseurs. Si vous créez une facture interco, ce champ représente la société source. Indiquer la Société-Vers sur la ligne de ventilation.
    Niveau de traitement
    Le niveau de traitement est un champ requis. Si la société n'a qu'un seul niveau de traitement, définissez-le comme valeur par défaut pour la société. Lorsque la valeur par défaut est définie, ce champ peut être vide.
    Fournisseur
    Indiquez un numéro de fournisseur, à moins qu'une des propositions suivantes soit vraie :
    • Quand vous créer un rapprochement facture en utilisant le numéro de commande d'achat, le numéro de fournisseur de la commande d'achat est utilisé.
    • Quand vous créez une facture pour un fournisseur occasionnel, vous devez laisser vide le numéro de fournisseur.
    Numéro de facture
    Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.
    Date de facture
    Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.
    Date d'échéance
    Sélectionner la date d'échéance ou les conditions de paiement. Si une condition de paiement est utilisée, les informations de date d'échéance et de remise sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions Adresse de remise ne sont pas utilisées pour la facture. Les codes conditions du site de commande sont utilisés à la place.
    Conditions de paiement
    Sélectionner la date d'échéance ou les conditions de paiement. Si une condition de paiement est utilisée, les informations de date d'échéance et de remise sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions Adresse de remise ne sont pas utilisées pour la facture. Les codes conditions du site de commande sont utilisés à la place.
    Montant facture
    Indiquer le montant de la facture. Ce montant inclut les lignes créées à partir de la réception/commande d'achat plus les éventuels coûts supplémentaires. Le total peut aussi inclure la taxe.
    Devise
    Indiquer la devise pour la facture.
    Description
    Saisir une description pour la facture.
    Fournisseur à payer
    Indiquez un fournisseur à payer pour la facture. Ceci est utilisé pour envoyer des paiements de factures à un autre fournisseur dans le même groupe de fournisseurs.

    La relation fournisseur à payer prend le pas sur les informations de paiement d'un fournisseur normal, en incluant le nom du créancier, l'adresse de paiement, le site de remise, les codes de paiement et l'encaissement du fournisseur. Le paiement de la facture est créé pour le fournisseur à payer, mais le fournisseur original, facturé, accumule le solde de paiement.

    Site de remise
    Indiquer l'adresse fournisseur lorsque les paiements sont remis.
    Lieu d'expédition
    Indiquer le lieu d'expédition.
    Code taxe
    Sélectionnez un code taxe à appliquer à la facture. Le montant des taxes est automatiquement calculé et les lignes Taxes et ventilation FS sont créées. Si vous affectez un code taxe au fournisseur ou que vous utilisez une solution tierce de gestion des taxes, ce champ doit être vide. Si ce champ est vide, le code taxe fournisseur est utilisé.
    Ajustement taxe
    Vous pouvez indiquer s'il faut remplacer les informations de taxes sur les CS ou les factures rapprochées. Si ce champ est vide lorsque la facture est rapprochée, les détails sont créés en utilisant les informations de taxe à partir de la commande d'achat ou de la réception.
    Montant taxe saisi
    Saisir le montant total des taxes de la facture. Si vous indiquez un code taxe ou que vous utilisez une application tierce de gestion des taxes, vous pouvez laisser ce champ vide. Le code taxe est utilisé pour calculer automatiquement le montant des taxes en se basant sur le taux défini pour le code taxe. Le montant doit être égal au montant total de taxe.
    Catégorie taxe
    Indiquer la catégorie de taxes.
    Date d'application de taxe
    Groupe de règles
    Spécifier la règle utilisée pour déterminer les tolérances autorisées entre les factures et les PO lors du rapprochement.
    Composant coût pour rapprochement
    Catégorie de routage facture
    Indiquer la catégorie de routage facture. Cette catégorie contient une liste des affectations d'approbation de facture et est utilisée dans la règle de routage de facture.
    Centre de coûts valideur
    Indiquer le centre de coûts valideur.
    Catégorie d'approbation
    Indiquer la catégorie d'approbation.
    Equipe Finance de routage
    Membre de l'équipe de routage
    Commande d'achat externe
    Indiquez la commande d'achat externe.
    Date de comptabilisation
    Indiquer la date de comptabilisation de la transaction.
    Pour la facturation interco
    Sélectionner cette case à cocher pour utiliser la facture pour la facturation interco.
    Autoriser détail article
    Indiquer si les détails d'article qui ne sont pas sur le PO peuvent être ajoutés à une facture. Sélectionner Vrai pour accéder à l'onglet Détails divers.
  4. Dans l'onglet Supplémentaire, indiquer les informations suivantes :
    Frais supplémentaires
    Indiquer un code de frais supplémentaires si la facture est soumise à des frais supplémentaires.
    Reventiler montant au prorata
    Indiquer le montant des frais supplémentaires.
    Reventiler compte au prorata
    Indiquer la chaîne de compte dans laquelle les frais supplémentaires sont comptabilisés.
    Code de remise
    Indiquer le code remise si la facture est soumise à des conditions de remise. Voici les valeurs par défaut des enregistrements de fournisseurs suivants dans l'ordre de priorité : Fournisseur société, code remise, Fournisseur à payer (site de remise cible normal), Site de commande
    Jours flottants
    Sélectionner le nombre de jours à ajouter à la date de remise calculée.
    Conditions flexibles
    Cocher cette case si la facture est soumise à des conditions flexibles.
    Anticiper
    Cocher cette case pour calculer les avantages concernant une remise ou le paiement intégral d'une facture, en fonction des intérêts acquis sur les montants. Le taux principal requis est spécifié dans l'enregistrement fournisseur.
    Code d'autorisation
    Indiquer le code autorisation.
    Code diversité
    Indiquer le code diversité.
    Code provision
    Indiquer le code provision.
    Code provision retenue garantie
    Indiquez le code provision par défaut des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue de garantie.
    Code motif
    Sélectionner le code motif.
    Type de référence
    Sélectionner une référence de facture pour indiquer le type de numéro que le fournisseur fournit pour le référencement de la facture.
    Facturant
    Indiquer l'adresse facturant.
    Date réception facture
    Indiquez la date de réception de la facture.
    Numéro de certification
    Indiquer le numéro de certification.
    Date de certification
    Indiquer la date de certification.
    Référence
    Indiquer une référence utilisateur à gérer avec la facture.
    Adresse de facturation
    Indiquer l'adresse de facturation.
    Origine achat
    Sélectionner le fournisseur auprès duquel acheter.
    Montant détail
    Indiquer le montant détail.
  5. Dans l'onglet Paiement, indiquer les informations suivantes :
    Code caisse
    Sélectionner un code caisse valide pour le paiement de la facture. Le code caisse représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, alors le code caisse qui est affecté à l'un de ceux-ci est par défaut :
    • Site de remise
    • Fournisseur
    • Classe fournisseur
    • Niveau de traitement
    • Société
    • Groupe paiement
    Code prestation par défaut
    Indiquez le code prestation par défaut. Ce code prestation est utilisé pour la déclaration 1099.
    Montant chiffre d'affaires à déclarer
    Indiquez le montant minimum requis pour la production de rapports. Ce montant est utilisé conjointement avec le code prestation pour la déclaration 1099.
    Fractionner paiement
    Cocher cette case si la facture est éligible pour le paiement fractionné du montant TVA. Le montant fractionné TVA sera inclus dans les fichiers de sortie de paiement.
    Code de paiement
    Sélectionner un code de paiement valide pour la facture. Le code de paiement représente un type de paiement comptant et doit être un code transaction paiement traite ou comptant valide dans la solution Gestion de trésorerie. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté pour la remise au site, au fournisseur, à la classe fournisseur ou groupe paiement est utilisé.
    Montant du paiement du fournisseur
    Indiquer le montant attendu par le fournisseur pour le paiement de la facture.
    Devise
    Sélectionner une devise de paiement fournisseur.
    Priorité paiement
    Indiquer une priorité de paiement.
    Groupe factures
    Affecter un groupe de factures défini par l'utilisateur à la facture. Cette valeur peut être utilisée pour sélectionner les factures pour le paiement. Si ce champ est vide, le groupe de factures affecté au site de remise ou au fournisseur est utilisé.
    Retenue secondaire
    Cochez cette case si la facture nécessite l'utilisation de codes secondaires de retenue.
    Paiement séparé
    Indiquer si un paiement individuel doit être créé pour cette facture. Si vous ne sélectionnez pas cette option, un formulaire de paiement est créé pour payer toutes les factures pour le même fournisseur avec Création de formulaires de paiement ou Création de paiements par traite.
    Payer immédiatement
    Indiquer s'il faut planifier la facture pour un paiement immédiat quelle que soit la date d'échéance. Le paiement est effectué lorsque vous exécutez Besoins de trésorerie or Création de paiements par traite.
    Pièce jointe
    Indiquer si le paiement de cette facture nécessite une pièce jointe. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez grouper les paiements nécessitant une annexe lorsque vous exécutez Besoins de trésorerie.
    Numéro de paiement
    Pour créer un paiement par traite provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par traite.

    Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. Le code de paiement doit être un code transaction paiement traite ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans Gestion de trésorerie. Si le code de paiement nécessite une réservation de paiement manuel, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.

    Si vous définissez les informations de paiement manuel, le paiement manuel peut être utilisé pour payer uniquement cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer les informations de paiement manuel.

    Utiliser Saisie des sorties de caisse ou Saisie de traite pour effectuer les tâches suivantes :

    • Créer un paiement manuel pour plusieurs factures
    • Créer un paiement manuel pour une facture en devise de référence
    • Appliquer plusieurs factures à un paiement
    Date
    Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par traite, indiquez la date d'échéance du paiement par traite.
    Montant
    Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant de facture ou au montant de facture moins tous les montants d'escompte.
    Fréquence récurrente
    Sélectionner la fréquence de traitement des factures.
    Nombre de récurrences
    Indiquer le nombre de répétitions de traitement.
    Instructions bancaires
    Indiquer les instructions bancaires pour remplacer les instructions bancaires définies au niveau du fournisseur ou de l'adresse fournisseur.
  6. Cliquer sur Enregistrer.