Création de factures rapprochées

  1. Se connecter en tant que Spécialiste Rapprochement et sélectionner Gérer les factures.
  2. Cliquer sur Créer facture.
  3. Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :
    Modèle de saisie facture
    Sélectionner Facture rapprochée. Fret et Contrat de service sont aussi valides pour le rapprochement.
    Commande d'achat
    Indiquer le numéro de commande d'achat.
    Frais supplémentaires uniquement
    Sélectionner cette case à cocher pour indiquer que la facture est FS uniquement.
    Composant coût pour rapproch.
    Cocher cette case pour définir un rapprochement d'élément de coût et inclure les frais supplémentaires dans le rapprochement.
    Créer détails
    Sélectionner si les détails de la facture doivent être automatiquement créés à partir de la commande d'achat ou de la réception.
    Type de facture
    Une facture augmente le montant dû au fournisseur et, lorsqu'elle est traitée complètement, augmente les soldes de paiement et d'achat du fournisseur.
    Société
    Indiquer le code société Comptabilité Fournisseurs. Si vous créez une facture interco, ce champ représente la société source. Indiquer la Société-Vers sur la ligne de ventilation.
    Niveau de traitement
    Le niveau de traitement est un champ requis. Si la société n'a qu'un seul niveau de traitement, définissez-le comme valeur par défaut pour la société. Lorsque la valeur par défaut est définie, ce champ peut être vide.
    Fournisseur
    Indiquez un numéro de fournisseur, à moins qu'une des propositions suivantes soit vraie :
    • Quand vous créer un rapprochement facture en utilisant le numéro de commande d'achat, le numéro de fournisseur de la commande d'achat est utilisé.
    • Quand vous créez une facture pour un fournisseur occasionnel, vous devez laisser vide le numéro de fournisseur.
    Numéro de facture
    Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.
    Date de facture
    Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.
    Date d'échéance
    Sélectionner la date d'échéance ou les conditions de paiement. Si une condition de paiement est utilisée, les informations de date d'échéance et de remise sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions Adresse de remise ne sont pas utilisées pour la facture. Les codes conditions du site de commande sont utilisés à la place.
    Conditions de paiement
    Sélectionner la date d'échéance ou les conditions de paiement. Si une condition de paiement est utilisée, les informations de date d'échéance et de remise sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions Adresse de remise ne sont pas utilisées pour la facture. Les codes conditions du site de commande sont utilisés à la place.
    Montant facture
    Indiquer le montant de la facture. Ce montant inclut les lignes créées à partir de la réception/commande d'achat plus les éventuels coûts supplémentaires. Le total peut aussi inclure la taxe.
    Devise
    Indiquer la devise pour la facture.
    Montant taxable
    Indiquer le montant taxable total de la facture. Si vous indiquez un montant de taxes et sélectionnez un code taxe, le montant des taxes est calculé sur la base du taux défini pour le code taxe dans Taxes.
    Montant taxe
    Saisir le montant total des taxes de la facture. Si vous indiquez un code taxe ou que vous utilisez une application tierce de gestion des taxes, vous pouvez laisser ce champ vide. Le code taxe est utilisé pour calculer automatiquement le montant des taxes en se basant sur le taux défini pour le code taxe. Le montant doit être égal au montant total de taxe.
    Code taxe
    Sélectionnez un code taxe à appliquer à la facture. Le montant des taxes est automatiquement calculé et les lignes Taxes et ventilation FS sont créées. Si vous affectez un code taxe au fournisseur ou que vous utilisez une solution tierce de gestion des taxes, ce champ doit être vide. Si ce champ est vide, le code taxe fournisseur est utilisé.
    Ajustement taxe
    Vous pouvez indiquer s'il faut remplacer les informations de taxes sur les CS ou les factures rapprochées. Si ce champ est vide lorsque la facture est rapprochée, les détails sont créés en utilisant les informations de taxe à partir de la commande d'achat ou de la réception.
    Fournisseur à payer
    Indiquez un fournisseur à payer pour la facture. Ceci est utilisé pour envoyer des paiements de factures à un autre fournisseur dans le même groupe de fournisseurs.

    La relation fournisseur à payer prend le pas sur les informations de paiement d'un fournisseur normal, en incluant le nom du créancier, l'adresse de paiement, le site de remise, les codes de paiement et l'encaissement du fournisseur. Le paiement de la facture est créé pour le fournisseur à payer, mais le fournisseur original, facturé, accumule le solde de paiement.

    Code de remise
    Pour la remise du paiement de la facture à un autre site de remise au fournisseur, sélectionnez un code valide de site de remise. Le montant de facture d'acompte est accumulé sur le solde de site de remise du fournisseur. Le paiement de facture est remis à l'adresse définie pour le site de remise. Si ce champ est vide, le site de remise normal du fournisseur est utilisé.
    Catégorie de routage facture
    Indiquer la catégorie de routage facture. Cette catégorie contient une liste des affectations d'approbation de facture et est utilisée dans la règle de routage de facture.
    Code provision
    Indiquer le code provision.
    Centre de coûts valideur
    Indiquer le centre de coûts valideur.
    Catégorie d'approbation
    Indiquer la catégorie d'approbation.
    Autoriser détail article
    Indiquer si les détails d'article qui ne sont pas sur le PO peuvent être ajoutés à une facture. Sélectionner Vrai pour accéder à l'onglet Détails divers.
    Commande d'achat externe
    Indiquez la commande d'achat externe.
    Date de comptabilisation
    Indiquer la date de comptabilisation de la transaction.
    Pour la facturation interco
    Sélectionner cette case à cocher pour utiliser la facture pour la facturation interco.
  4. Dans l'onglet Options, indiquer les informations suivantes :
    Code prestation par défaut
    Indiquez le code prestation par défaut. Ce code prestation est utilisé pour la déclaration 1099.
    Montant chiffre d'affaires à déclarer
    Indiquez le montant minimum requis pour la production de rapports. Ce montant est utilisé conjointement avec le code prestation pour la déclaration 1099.
    Code de blocage
    Indiquer le code de blocage.
    Code diversité
    Indiquez le code diversité.
    Code autorisation
    Indiquer le code autorisation.
    Code provision retenue garantie
    Indiquez le code provision par défaut des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue de garantie.
    Catégorie de taxe
    Indiquez la catégorie de taxes.
    Référence facture
    Indiquez le type de facturation pour la référence des codes.
    Référence
    Indiquer une référence.
    Date réception facture
    Indiquez la date de réception de la facture.
    Table des devises
    Sélectionner une table des devises.
    Remplacer montant en devise comptable
    Indiquer montant en devise comptable.
    Remplacer le taux devise comptable
    Indiquez le taux.
    Code de régl. économique extérieure
    Indiquer le code de régulation économique étranger.
    Langue ISO
    Sélectionner la langue ISO.
    Pays ISO
    Sélectionnez le pays ISO.
    Variante
    Indiquer la variante.
  5. Dans l'onglet Paiement, indiquer les informations suivantes :
    Code caisse
    Sélectionner un code caisse valide pour le paiement de la facture. Le code caisse représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, alors le code caisse qui est affecté à l'un de ceux-ci est par défaut :
    • Site de remise
    • Fournisseur
    • Classe fournisseur
    • Niveau de traitement
    • Société
    • Groupe paiement
    Code de paiement
    Sélectionner un code de paiement valide pour la facture. Le code de paiement représente un type de paiement comptant et doit être un code transaction paiement traite ou comptant valide dans la solution Gestion de trésorerie. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté pour la remise au site, au fournisseur, à la classe fournisseur ou groupe paiement est utilisé.
    Montant du paiement du fournisseur
    Indiquez le montant du paiement fournisseur.
    Devise de paiement du fournisseur
    Sélectionnez une devise de paiement fournisseur.
    Numéro de paiement
    Pour créer un paiement par traite provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par traite.

    Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. Le code de paiement doit être un code transaction paiement traite ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans Gestion de trésorerie. Si le code de paiement nécessite une réservation de paiement manuel, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.

    Si vous définissez les informations de paiement manuel, le paiement manuel peut être utilisé pour payer uniquement cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer les informations de paiement manuel.

    Utiliser Saisie des sorties de caisse ou Saisie de traite pour effectuer les tâches suivantes :

    • Créer un paiement manuel pour plusieurs factures
    • Créer un paiement manuel pour une facture en devise de référence
    • Appliquer plusieurs factures à un paiement
    Date de paiement
    Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par traite, indiquez la date d'échéance du paiement par traite.
    Montant du paiement
    Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant de facture ou au montant de facture moins tous les montants d'escompte.
    Priorité paiement
    Indiquer une priorité de paiement.
    Groupe factures
    Affecter un groupe de factures défini par l'utilisateur à la facture. Cette valeur peut être utilisée pour sélectionner les factures pour le paiement. Si ce champ est vide, le groupe de factures affecté au site de remise ou au fournisseur est utilisé.
    Retenue secondaire
    Cochez cette case si la facture nécessite l'utilisation de codes secondaires de retenue.
    Paiement séparé
    Cocher cette case pour créer un paiement individuel pour cette facture. Si vous ne sélectionnez pas cette option, un formulaire de paiement est créé pour payer toutes les factures pour le même fournisseur avec Création de formulaires de paiement ou Création de paiements par traite.
    Payer immédiatement
    Cochez cette case pour planifier la facture pour un paiement immédiat quelle que soit la date d'échéance. Le paiement est effectué lorsque vous exécutez Besoins de trésorerie or Création de paiements par traite.
    Pièce jointe
    Cocher cette case si le paiement de cette facture nécessite une pièce jointe. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez grouper les paiements nécessitant une annexe lorsque vous exécutez Besoins de trésorerie.
  6. Cliquer sur Enregistrer.