Empfehlungen für Fakturierung und Erlös

Große Mengen von Transaktionsdaten

Für große Mengen von Transaktionsdaten sollten Sie die Aktion "Vertragsrechnungen generieren" und die Aktion "Vertragserlös erfassen" für einen einzelnen Projektvertrag ausführen. Die Aktion im Stapelverfahren wird nicht empfohlen.

Wenn Sie eine große Anzahl von Transaktionsdaten erwarten, führen Sie jeweils eine Buchungsperiode mithilfe der Felder "Datumsbereich für Buchung" aus. Sie können jede zusätzliche Periode von Transaktionsdaten an dieselbe Rechnung anfügen oder aber getrennte Rechnungen nach Periode erstellen.

Aktion "Transaktionssperre im Stapelverfahren"

Um den Transaktionssatz zu begrenzen, verwenden Sie die Aktion "Transaktionssperre im Stapelverfahren", um Transaktionen zu sperren, bevor Rechnungen generiert werden oder der Erlös erfasst wird. Beispiele: Arbeitsverteilungskorrekturen, bei denen Transaktionen verteilt, berichtigt, storniert oder neu verteilt wurden.

Auswahlgruppen

Erstellen Sie Gruppen für die Projektvertragsauswahl, z. B. alle aktiven Verträge, alle Meilenstein-Fakturierungsverträge. Sie können mithilfe des Felds "Projektvertragsart" Gruppen von zu verarbeitenden Verträgen erstellen.

Sonstiges

  • Führen Sie die Journalerstellungsaktionen aus, und korrigieren Sie alle Probleme der GL-Kontovalidierung.
  • Vermeiden Sie die Ausführung der Aktionen, um zu bestimmen, was fakturiert und was erfasst werden soll. Führen Sie stattdessen mit erwarteten Ergebnissen aus.

Finanzierungsquellenbeginn oder -ende in der Monatsmitte

Zuschussfinanzierte Projekte können für jedes Jahr eines Zuschusses unterschiedliche Finanzierungsquellen aufweisen. Das Datum der Finanzierungsquelle ist in den Aktionen "Vertragsrechnungen generieren" und "Vertragserlös erfassen" erforderlich, um festzustellen, ob die folgenden Informationen für das angegebene Datum gültig sind:

  • Finanzierungsquellen
  • Meilensteine
  • Raten
  • Vorkassenzahlungen
  • Vorschüsse

Nachdem die Finanzierungsquelle abgelaufen ist, können Sie verzögerte Rechnungen generieren und den Erlös erfassen.

Wenn das Enddatum der Finanzierungsquelle in der Monatsmitte liegt, können Transaktionen ausgelassen werden, wenn Sie die Aktionen im Stapelverfahren für das Monatsende ausführen. Sie müssen die Aktionen "Rechnungen generieren" und "Erlöserfassung" nach Vertrag für Projektverträge ausführen, bei denen die Finanzierung in der Periode endet oder beginnt.

Vergewissern Sie sich, dass alle Transaktionen verarbeitet wurden

  1. Führen Sie die Aktion "Vertragsrechnungen generieren" und die Aktion "Vertragserlös erfassen" jeden Monat im Stapelverfahren aus.

    Das Enddatum der Finanzierungsquelle ist das Monatsenddatum. Wechseltransaktionen werden auf der Grundlage der Finanzierungsquelle erstellt, die für den Monat und das Datum gültig sind. Die meisten Projektverträge, Finanzierungsquellen und Transaktionen werden mithilfe dieser Methode berücksichtigt.

  2. Suchen Sie die Projektfinanzierungsquellen aus dem Menü "Projektverträge", um festzustellen, ob alle Projektfinanzierungsquellen im aktuellen Monat beginnen oder enden. Verwenden Sie den Datumsbereich, um die Finanzierungsquellen von Projektverträgen finden, die im aktuellen Monat enden. Die Spalte "Enddatum" enthält eine Warnstufe Gelb, wenn die Finanzierungsquelle abgelaufen ist oder in den nächsten 30 Tagen abläuft.
  3. Führen Sie bei Projektverträgen mit Finanzierungsquellen, die in der Monatsmitte enden, die Aktionen "Rechnungen generieren" und "Erlöserfassung" nach Vertrag aus. Verwenden Sie das Enddatum der Finanzierungsquelle, um Transaktionen für den Anfang des Monats einzuschließen.
  4. Verwenden Sie folgende Berichte, um zu validieren, ob alle Transaktionen für den Monat generiert oder erfasst werden:
  • Projektvertrag - Erlös-Aufwand-Abweichung. Verwenden Sie diese Option, um die Erlösabweichung für die Periode zu finden. Keine Abweichungen bedeutet, dass alle Aufwendungen erfasst werden.
  • Vertragstransaktionsdetail für "Projekt". Verwenden Sie die Suche, um den Transaktionsverarbeitungsstatus von fakturierten Transaktionen und Erlöserfassungstransaktionen zu finden. Suchen Sie nach Projektvertrag, Fakturierungsmethode, Erlösmethode und Datumsbereich.