Procédures de fin d'année - Informations générales

Cette rubrique explique les procédures de fin d'année. Un astérisque (*) indique les procédures qui remettent à zéro des champs de l'année en cours dans divers fichiers. Par souci de précision, vous devez exécuter ces utilitaires avant toute autre opération qui mettra à jour ces champs en début d'année. L'exécution des autres utilitaires n'a pas un caractère urgent.

  • Procédure fin période/exerc. CC * - remet à zéro les champs suivants de l'écran Clients : Ventes PEC, Ventes AEC, Escomptes AEC, Ventes an dernier et Escomptes an dernier. L'utilitaire remet également à zéro les champs Ventes PEC et Ventes AEC de l'écran Agents com. Cet utilitaire DOIT être exécuté une fois que les factures sont générées et les paiements clients comptabilisés pour l'année en cours et AVANT la comptabilisation de ces transactions en début de nouvelle année.
Remarque:  Cet utilitaire ne doit être exécuté qu'une seule fois. Si vous l'exécutez plusieurs fois, vous obtenez des zéro dans les champs Ventes an dern et Escomptes an dernier.
  • RàZ Réf-X fourn-client/art pour PEC/AEC (util) * - remet à zéro les champs des écrans Contrats article fournisseur et Contrat client/article. Les champs Contrats article fournisseur réinitialisés sont : Commandé AEC, Reçu AEC, Rejeté AEC, Coût moyen, Délai moyen, Retard moyen, % moyen et Dern. pourcentage. Les champs Contrat client/article réinitialisés sont : Achats AEC, Commandé AEC, Expédié AEC et Commandé PEC.
Remarque:  Cet utilitaire se trouve dans les modules Client et Fournisseur mais ne doit être exécuté qu'une seule fois.
  • Clôture Exercice Paie (util) * - (basé sur l'année civile) - met à jour l'écran Employés pour refléter le changement d'année. La procédure clôture Exercice Paie doit être exécutée après la dernière paie de l'année et avant que des paies soient traitées pour l'année suivante. Toutes les transactions d'ajustement pour l'année en cours doivent être entrées et comptabilisées avant l'exécution de cette procédure et avant la comptabilisation des paies de la nouvelle année. Pour plus d'informations sur le processus, reportez-vous à la rubrique Clôture de l’exercice pour la paie.
  • Imprimer pré-imprimés W-2 - (basé sur l'année civile) calcule les salaires bruts de l'année en cours et les taxes pour les employés de l'écran Employés. Les informations proviennent du fichier de paies comptabilisées (prtrxp). Les écrans W-2 peuvent être longs à traiter. La durée dépend du nombre d'employés et de la fréquence des paies. Il arrive que le traitement de bases de données volumineuses prennent plusieurs jours. Si vous disposez d'une procédure de sauvegarde automatique de nuit, désactivez-la pour que le serveur de données ne s'arrête pas. En outre, il peut être utile d'envoyer la sortie dans un fichier. Ceci permettra d'afficher les pré-imprimés W-2 avant de les imprimer et de les réimprimer si nécessaire sans temps de traitement supplémentaire. Les pré-imprimés W-2 peuvent également être générés électroniquement via l'écran Classement électronique W-2. Un fichier W2REPORT est créé. W2REPORT est le nom de fichier requis par la sécurité sociale et il ne doit pas être modifié.
  • Procédure de ressources humaines fin année * - met à jour les enregistrements de congés maladie et de congés pour la plage d'employés sélectionnée. Seuls les enregistrements qui n'ont pas été traités pendant cette année civile seront affectés. Le total d'heures de congés maladie ou de congés dû l'an dernier est calculé et cette valeur plus les montants reportés moins les jours utilisés constitueront le nouveau total de jours. Tous les autres champs sont remis à zéro.
  • Saisie d'écritures de clôture d'exercice ou Saisie d'écritures de clôture d'exercice multi-étab. - crée des entrées de débit et de crédit pour clôturer les comptes de produits et de charges pour la plage de dates indiquée. Ces entrées seront placées dans le Journal général, et le journal général doit ensuite être comptabilisé en comptabilité générale. Cette procédure doit être exécutée une fois que toutes les entrées de l'année fiscale sont comptabilisées. En outre, si des entrées d'ajustement doivent être effectuées après la procédure, la procédure doit être exécutée de nouveau.
  • Mise à jour Période actuelle et Exercice en cours - Afin de comptabiliser les journaux pour l'année fiscale suivante, et clôturer l'année précédente, le champ Exercice en cours de l'écran Paramètres généraux (param) doit être mis à jour manuellement sur l'année fiscale suivante. Vous devez également mettre à jour le champ Période actuelle des écrans Périodes comptables ou Périodes compt. multi-SLF.
  • Clôture Exercice fourn (util) * - (paiement AEC en fonction du calendrier civil) - remet à zéro les champs suivants dans l'écran Fournisseurs ou Fournisseurs multi-site : Escomptes AEC, Achats AEC et Paiements AEC. En outre, les achats an dernier ont la valeur actuelle des achats AEC et les escomptes an dernier ont la valeur actuelle des escomptes AEC. Cet utilitaire DOIT être exécuté après la comptabilisation du dernier chèque Comptes fournisseur de l'année en cours et AVANT la comptabilisation des chèques Comptes fournisseur de la nouvelle année.
Remarque:  Cet utilitaire doit être exécuté au terme de l'année calendrier (et non fiscale). Le champ Paiements AEC de l'écran Fournisseurs (ou Fournisseurs multi-site) sert à générer les formulaires 1099, qui sont imprimés sur la base de l'année civile. Cet utilitaire ne doit être exécuté qu'une seule fois. Si vous l'exécutez plusieurs fois, vous obtenez des zéros dans les champs Ventes an dern, Achats an dernier et Escomptes an dernier des écrans Fournisseurs ou Fournisseurs multi-site.
  • Formulaire 1099 (état) * (basé sur l'année civile) - imprime un formulaire 1099 pour chaque fournisseur ayant un numéro d'ID fédéral dans le système. La valeur imprimée peut être indiquée en tant que Paiements AEC du fournisseur ou Paiements an dernier du fournisseur à la date de génération des formulaires 1099. Le choix entre l'utilisation de l'option Paiements AEC ou de l'option Paiements an dernier du fournisseur dépend de l'exécution de la procédure Clôture exercice CF (util). Merci de consulter les rubriques relatives à la procédure Clôture Exercice fourn (util).

Le classement électronique est disponible pour l'état 1099. Vous pouvez choisir d'exécuter un test, une modification ou l'état original du classement électronique. Vous pouvez créer des enregistrements 1099 par état et soumettre les enregistrements par un agent.

Deux fichiers supplémentaires sont utilisés pour suivre les informations d'édition des formulaires 1099 : (1) le fichier d'état fait le suivi du code postal et abréviations des états, paiement minimal et informations sur la participation au classement électronique ; (2) le fichier apparms fait le suivi du contrôle du nom du payeur, du nom TIN, du nom de l'émetteur, du code de contrôle de l'émetteur, de l'adresse de l'émetteur et du nom et de l'adresse de l'agent émetteur.

  • Impression écran Système Edition fiscale (état) (sur la base de l'année civile) - Imprime un formulaire DAS 2 pour chaque fournisseur qui est paramétré pour la déclaration DAS2. Les valeurs imprimées sont basées sur les types de systèmes d'édition fiscale affectés aux pièces comptables pour chaque fournisseur. La somme de chaque type est indiquée dans le rapport. Pour plus de détails sur les montants déclarés, reportez-vous à la rubrique Génération de formulaires de déclaration DAS2.
  • RàZ Article/magasin pour PEC et AEC (util) * - réinitialise ces champs dans les écrans Articles et Articles/magasin : Ventes AEC, Sorties AEC, Achats AEC, Qté fabriquée AEC et Ventes AEC. L'utilitaire doit être exécuté à la fin des OF, ordres d'expédition et réceptions d'OA de l'année précédente et avant d'effectuer ces mêmes transactions pour l'année suivante.
  • Clôture Exercice d'immobilisation (util) * - remet à zéro le champ Amortissement pour chaque enregistrement d'immobilisation de type "master" se trouvant dans la plage d'immobilisations sélectionnée. Cet utilitaire DOIT être exécuté après la dernière génération d'amortissement de l'année en cours et AVANT de générer l'amortissement de nouvelle année.
Remarque:  Lors de la génération de l'amortissement de la 12e période, une option de Trait. clôt. exercice est proposée. Si elle est sélectionnée, l'amortissement est appliqué à toutes les périodes et toutes les pièces de l'année. L'amortissement de la période et de l'année doit être simultané. Si l'amortissement est calculé et comptabilisé deux fois, une fois sans l'option de Trait. clôt. exercice et une fois avec l'option de Trait. clôt. exercice, toutes les pièces seront amorties deux fois.

Procédures complémentaires

Les procédures suivantes, par module, doivent être effectuées périodiquement et peuvent être commodes à appliquer en fin d'année. La majorité de ces procédures permettent de supprimer des informations de la base de données. Une fois les données purgées, vous ne pourrez plus les afficher ni les rétablir. Selon la politique définie par votre société, vous devez les conserver en archives plusieurs années pour d'éventuels audits. Vous pouvez également archiver la base de données avant de purger les données, afin de pouvoir accéder aux informations nécessaires.

Client - Commandes

  • Supprimer historique des commandes client - supprime toutes les commandes client ayant le statut Historisé dans la plage indiquée.
  • Purger Bordereaux de livraison (util) - supprime les enregistrements du registre Bordereau de livraison. La commande client doit avoir le statut Achevé ou Historisé pour permettre la purge.

Employé - Paie

  • Suppr Transaction paie (util) - supprime les enregistrements du fichier de paies comptabilisées (prtrxp) pour la plage de dates indiquée. Cet utilitaire doit uniquement être exécuté APRES l'impression des W-2 et des états de paie de fin d'année. Vérifiez que les W-2 sont imprimés correctement et que les informations qu'ils contiennent sont correctes avant d’exécuter cet utilitaire. Une fois cet utilitaire exécuté, les enregistrements requis pour les W-2 sont purgés ; par conséquent, l’exécution de cet utilitaire avant l’impression des W-2 n’engendre aucune information ou des informations incorrectes sur les W-2.

Finance - Comptabilité fournisseur

  • Suppr écritures CF enreg. (util) - supprime les enregistrements des écrans Transaction CF enregistrée pour les pièces comptables acquittées. Une fois les enregistrements supprimés, vous n'avez plus la possibilité de vérifier les détails.
  • Purger histo. pièces comptables (util) - supprime les enregistrements du fichier historique des pièces comptables. Toutes les pièces comptables antérieures à la date de facture indiquée et inférieures au numéro de pièce comptable indiqué sont sélectionnées. Les en-têtes de pièce comptable associés aux transactions CF non comptabilisées ou aux OA ayant le statut Prévu ou Commandé ne sont pas purgés.

Finance - Comptes client

  • Suppr écritures CC enreg. (util) - supprime les enregistrements du fichier de transactions CC comptabilisées. Vous devez exécuter l'état Relevé client (état) avant de lancer cet utilitaire. Pour les soldes clients à reporter, cet utilitaire supprime toutes les factures jusqu'au montant de paiement disponible et génère une entrée de solde pour le premier montant partiellement payé. Dans le cas des pièces non imputées, il supprime toutes les factures acquittées. Une fois les enregistrements supprimés, vous n'avez plus la possibilité de vérifier les détails.
  • Purger Historique des factures (util) - supprime les enregistrements du fichier historique des factures. Vous pouvez supprimer uniquement la ligne de facture et les lignes de facture progressive, ou l'en-tête de facture et les enregistrements de taxe.

Finance - Comptabilité générale

  • Compresser Transactions CG (util) ou Compresser Transactions CG multi-SLF (util) - supprime les enregistrements de l'écran Grand livre CG. Sauvegardez votre base de données avant d’exécuter cet utilitaire car le détail des transactions sera perdu. Si le champ Compr. par de l'utilitaire affiche la valeur Date, toutes les transactions ayant la même date sont compressées en une seule pour les comptes ou les unités d'exploitation sélectionnés. Si le champ Compr. par de l'utilitaire affiche la valeur Période, toutes les transactions de la même période sont compressées en une seule pour les comptes ou les unités d'exploitation sélectionnés. La date de la nouvelle transaction sera la date de fin de la période.
Remarque:  Les transactions de comptabilité générale ayant la référence "Résultats" ne sont jamais compressées.

Matière - Stocks

  • Suppression des transactions de composant - supprime les transactions de stock, fournissant un historique pour vos transactions de stock (modifications de la quantité en stock ou du coût de l'article). Une fois les enregistrements supprimés, vous n'avez plus la possibilité de vérifier les détails. Si une transaction de composant est supprimée, les références à cette transaction seront supprimées des comptes ou journaux de transactions. Si vous essayez de consulter les détails relatifs à l'enregistrement supprimé de la transaction de composant dans la comptabilité ou un journal, le système affiche un message indiquant que cet enregistrement n'est pas disponible.
  • Calculer Coût actuel à standard (util) (avec Coût standard) - crée ou met à jour la gamme/nomenclature standard des articles à coût standard. Crée également une transaction de composant et des saisies d'écritures reflétant la modification de la valeur de stock à chaque emplacement de magasin (les transactions de journaux ont la référence INV STDC).

Fabrication

  • Modif Statut OF (util) - modifie le statut d'OF. Vous pouvez également supprimer les OF ayant le statut Historisé.
  • Suppr Trans d'OF (util) - supprime les enregistrements de transaction d'OF (jobtran), fournissant un historique pour vos transactions de main-d'oeuvre (OF, Programmes répétitifs, JAT et Centre de charge). Une fois les enregistrements supprimés, vous n'avez plus la possibilité de vérifier les détails.
  • Réviser calendriers JPROD et congés - Vous devrez éventuellement modifier les champs de début et de fin de JPROD dans l'écran Planifier (param) pour créer les nouveaux enregistrements JPROD de la nouvelle année. Vous devez également ajouter manuellement les enregistrements d'équipes de la nouvelle année dans l'écran Calendriers équipe.

Fournisseur - Achats

  • Suppr. Historique des OA - supprime tous les OA ayant le statut Historisé. Si l'OA a un avenant ayant le statut Ouvert ou Final, il ne sera pas supprimé.
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