Kontrola dokumentov

Na domovskej stránke Infor Expense Management môžete kliknúť na položku Dokumenty na kontrolu a skontrolovať dokumenty.

  1. Vyberte dokument.
  2. Dokument schváľte, zamietnite alebo ho vráťte používateľovi na doplnenie informácií. Ak sa dokument vráti na doplnenie informácií, zhotoviteľ môže dokument aktualizovať a znovu odoslať na schválenie. Kontrolór môže vykonať nasledujúce úlohy:
    • Skontrolovať detaily dokumentu.
    • Skontrolovať príjmové doklady pripojené k vyúčtovaniam výdavkov a požiadavkám na platbu.
    • Kontrolou skóre auditu (skóre dokumentu a skóre používateľa) zistíte všetky porušenia obchodných pravidiel. Táto funkcia umožňuje identifikovať, sledovať a dohľadať vyúčtovania výdavkov, ktoré nie sú v súlade s pravidlami organizácie. Skóre dokumentu je založené na porušeniach obchodných pravidiel v dokumente a skóre používateľa sa počíta pomocou priemeru dokumentov používateľa na základe konfigurácií.
    • Prijať a zamietnuť výnimky.
    • Schváliť a zamietnuť dokument.
    • Schváliť alebo zamietnuť riadky.
    • Pridajte poznámky k dokumentu, ktorý je zamietnutý alebo vrátený na doplnenie informácií.
    • Vrátiť dokument používateľovi na doplnenie informácií.
      Poznámka

      Kontrolóri alebo audítori môžu pomocou možnosti Vyvolať späť vrátenú položku s požiadavkou na doplnenie informácií opätovne vyvolať dokumenty, ktoré boli vrátené na doplnenie informácií. Túto akciu je možné vykonať len vtedy, ak vlastník dokumentu neposkytol informácie požadované kontrolórom alebo audítorom.

    Základné informácie pre všetky dokumenty:

    Obsah Popis
    Všeobecné informácie Všeobecné informácie o zamestnancovi, napríklad jeho meno, číslo ID, manažér alebo schvaľovateľ a nákladové stredisko.
    Prepojené dokumenty Dokumenty prepojené s výkazom. Kliknutím na prepojenie môžete prílohu otvoriť v samostatnom okne.
    Výnimky dokumentov Výnimky súvisiace s dokumentom. Informácie obsahujú porušenie a vysvetlenie, ktoré uviedol používateľ. Každú výnimku prijmite alebo zamietnite.
    Výnimky položiek Výnimky na úrovni riadku. Informácie obsahujú porušenie, číslo položky a vysvetlenie, ktoré uviedol používateľ. Každú výnimku prijmite alebo zamietnite. Ak v prípade výnimky položky riadka vo vyúčtovaní výdavkov kliknete na tlačidlo Zamietnuť, nastaví sa schválená suma na nulu.
    Poznámky k dokladu Poznámky pripojené k dokladu. Pri každej poznámke je uvedené meno používateľa, dátum a detaily poznámky.
    Poznámky k položke Poznámky pripojené k riadku. Pri každej poznámke je uvedené číslo položky, meno používateľa, dátum a detaily poznámky.
    Kontrolný protokol Detaily auditu.

    Informácie o vyúčtovaní výdavkov:

    Obsah Popis
    Porovnanie VV a PC Detailné porovnanie vyúčtovania výdavkov s prepojeným plánom ciest.
    Finančný prehľad Prehľad obsahuje nasledujúce položky:
    • Vykazované výdavky celkom okrem hotovostných záloh.
    • Osobné výdavky okrem hotovostných záloh.
    • Celkové výdavky okrem osobných výdavkov.
    • Neautorizované výdavky.
    • Schválené obchodné výdavky s odpočítaním neautorizovaných výdavkov.
    • Obchodné výdavky spojené s platbami uhradenými spoločnosťou okrem hotovostných záloh.
    • Čiastka uhradená vystaviteľovi podnikovej platobnej karty za výdavky na firemnej platobnej karte.
    • Zostatok uhradený spoločnosťou používateľovi. Tento zostatok je vygenerovaný z predchádzajúceho vyúčtovania výdavkov a je odpočítaný z aktuálnej čiastky vo vyúčtovaní výdavkov.
    • Uhradená čiastka vygenerovaná z predchádzajúcich vyúčtovaní výdavkov používateľa a je zahrnutá do aktuálneho vyúčtovania výdavkov. Čiastka súvisiaca s výdavkom typu hotovostná záloha.
    • Celková čiastka uhradená používateľom spoločnosti.
    • Čiastka, ktorú má vyplatiť spoločnosť. Táto suma sa prevádza do ďalšieho vyúčtovania výdavkov.
    • Čiastka uhradená spoločnosti.
    • Čiastka uhradená používateľovi.
    • Čiastka uhradená používateľom za výdavky na podnikovú platobnú kartu.
    • Úpravy v budúcich vyúčtovaniach výdavkov.
    Súhrn výdavkov Podrobnosti kategórie výdavkov, vynaložené výdavky a schválená čiastka.
    Rozúčtovanie účtu Informácie obsahujú nasledujúce položky:
    • Kód zisku/straty a nákladové stredisko alebo projekt, ktorému sú výdavky rozúčtované.
    • Čiastka zaúčtovaná na účet.
    Detaily výdavku Informácie obsahujú nasledujúce položky:
    • Číslo riadku.
    • Typ výdavkov.
    • Dátum vzniku výdavku.
    • Čiastka a mena transakcie.
    • Čiastka uhradená používateľovi.
    • Výmenný kurz meny.
    • Suma schválená na výdavok.
    • Spôsob platby. Účel výdavku.
    • Prípadný dodávateľ.
    Hostia Informácie obsahujú nasledujúce položky:
    • Číslo riadku.
    • Meno hosťa.
    • Názov spoločnosti, v ktorej je hosť zamestnaný.
    Alokácia rozpočtu Informácie o alokácii rozpočtu obsahujú nasledujúce položky:
    • Rozúčtovaná čiastka
    • Projekt alebo nákladové stredisko, ktorému je čiastka rozúčtovaná.
    Prekročenie Dodatočné, nepovolené alebo nadbytočné výdavky, ktoré sa účtujú na samostatný účet.

    Informácie o pláne ciest:

    Obsah Popis
    Rozúčtovanie Informácie o detailoch rozúčtovania obsahujú:
    • Kód nákladového strediska alebo kód poplatku projektu priradený k plánu ciest.
    • Odhadované náklady na plán ciest.
    • Percento rozúčtovania kódu poplatku.
    Detaily odhadovaných nákladov Detaily odhadovaných nákladov spojených s plánmi ciest obsahujú:
    • Typ plánu ciest.
    • Cestovné obdobie.
    • Začiatočný a konečný bod cesty.
    • Odhadovanú sadzbu cestovných nákladov za každý deň.
    • Celková čiastka cestovných nákladov.
    • Dodávateľ cestovných služieb.
    • Trieda cestovných služieb.
    • Účel cestovania.

    Informácie o požiadavke na platbu:

    Obsah Popis
    Rozúčtovanie účtu Kód nákladového strediska alebo kód projektu priradený k požiadavke na platbu. Takisto sa zobrazuje číslo účtu a čiastka.
    Detaily faktúry Informácie obsahujú nasledujúce položky:
    • Typ položky faktúry.
    • Číslo položky.
    • Popis a množstvo.

    Informácie o hosťovi zahŕňajú (ak je to uvedené v dokumente):

    • Meno hosťa.
    • Názov spoločnosti, v ktorej je hosť zamestnaný.

    Informácie o pracovnom výkaze:

    Obsah Popis
    Údaje banky benefitov Podrobnosti o údajoch zamestnanca pre hodiny plateného voľna.
    Pracovný výkaz – Detaily absencie Informácie obsahujú nasledujúce položky:
    • Dátum, kedy sa hodiny vykazujú.
    • Typ kódu poplatku použitý na zaznamenanie hodín.
    • Interný kód, ktorému sú hodiny účtované.
    • Čas príchodu a odchodu zaznamenaný pre každý deň v týždni.
    • Celkový počet hodín zaznamenaný pre tento riadok.
    • Hodiny zapísané na čerpané voľno alebo dovolenku.
    • Celkový počet hodín zaznamenaný za konkrétne obdobie.
    • Celkový počet hodín schválený za konkrétne obdobie.