Contrôle de documents

Pour contrôler des documents, cliquez sur Documents à contrôler sur la page d'accueil Infor Expense Management.

  1. Sélectionnez un document.
  2. Approuvez, rejetez ou renvoyez le document à son créateur pour des informations complémentaires. Si le document est renvoyé au créateur pour informations complémentaires, le créateur peut mettre à jour le document et le soumettre à nouveau pour approbation. Un contrôleur peut effectuer les tâches suivantes :
    • Examiner les détails d'un document.
    • Examiner les reçus joints (pour les notes de frais et les demandes de règlement).
    • Examiner le score d'audit (score du document et score de l'utilisateur) pour résumer les violations des règles de gestion. Cette fonctionnalité permet d'identifier, de suivre et de retracer les notes de frais qui ne sont pas conformes aux normes de l'entreprise. Le score du document est basé sur les violations des règles de gestion dans un document et le score de l'utilisateur est calculé avec la moyenne des documents de l'utilisateur, en fonction des configurations.
    • Accepter ou rejeter des exceptions.
    • Approuver ou rejeter le document.
    • Approuver ou rejeter des lignes.
    • Ajouter des remarques à un document rejeté ou renvoyé à son créateur pour des informations complémentaires.
    • Renvoyer le document à son créateur pour des informations complémentaires.
      Remarque

      Les contrôleurs ou les auditeurs utilisent l'option Rappeler la demande de complément d'informations pour rappeler les documents qui ont été retournés pour complément d'informations. Cette action ne peut être effectuée que si le propriétaire du document n'a pas fourni les informations demandées par le contrôleur ou l'auditeur.

    Informations de base pour tous les documents :

    Contenu Description
    Informations générales Informations générales concernant l’employé, telles que son nom et matricule d’employé, le nom de son responsable/approbateur, son centre de coûts.
    Documents liés Documents liés au document en cours. Vous pouvez cliquer sur un lien pour ouvrir la pièce jointe dans une fenêtre distincte.
    Exceptions de document Exceptions relatives au document. Ces informations comprennent la description de la violation de politique et l'explication donnée par l'employé. Si un document comporte des exceptions, acceptez ou rejetez chaque exception.
    Exceptions de lignes Exceptions relatives à des lignes de document. Ces informations comprennent la description de la violation de politique, le numéro de la ligne concernée et l'explication donnée par l'employé. Si un document comporte des exceptions, acceptez ou rejetez chaque exception. Si vous cliquez sur Rejeter pour une exception de ligne d'une note de frais, le montant approuvé est mis à zéro.
    Remarques de document Dresse la liste des remarques jointes à un document. Pour chaque remarque, le nom de l'auteur, la date de saisie et le texte de la remarque sont fournis.
    Remarques de lignes Remarques concernant des lignes spécifiques. Pour chaque remarque, le numéro de la ligne, le nom de l'auteur, la date de saisie et le texte de la remarque sont fournis.
    Journal d'audit Détails relatifs à l'audit.

    Informations d'une note de frais :

    Contenu Description
    Comparaison NDF/OM Présente la comparaison détaillée de la note de frais par rapport à l'ordre de mission associé.
    Vue financière La vue financière comprend ce qui suit :
    • Total des dépenses déclarées, hors avances de trésorerie.
    • Dépenses personnelles, hors avances de trésorerie.
    • Montant total des dépenses, hors dépenses personnelles.
    • Dépenses non-autorisées.
    • Dépenses professionnelles approuvées, hors dépenses non autorisées.
    • Dépenses professionnelles de type Payé par la société, hors avances de trésorerie.
    • Montant payé à l'émetteur de la carte pour les dépenses effectuées avec la carte de crédit de la société.
    • Solde payé à l'utilisateur par la société. Le solde provient des notes de frais précédentes et est déduit du montant de cette note de frais.
    • Montant remboursé, généré à partir des notes de frais précédentes de l'utilisateur et inclus dans la note de frais actuelle. Montant associé au type de dépense Avance de trésorerie.
    • Montant total payé à la société par l'utilisateur.
    • Montant dû par la société. Ce montant est reporté sur la prochaine note de frais.
    • Montant payé à la société.
    • Montant payé à l'utilisateur.
    • Montant payé par l'utilisateur pour les dépenses par carte de crédit de société.
    • Ajustements qui doivent être appliqués à des notes de frais ultérieures.
    Récapitulatif des dépenses Dresse la synthèse des dépenses par catégorie et détaille les montants approuvés.
    Répartition comptable Ces informations sont les suivantes :
    • Code GL suivi du centre de coûts ou du projet auquel les dépenses sont imputées.
    • Montant imputé au compte.
    Détails des dépenses Ces informations sont les suivantes :
    • Numéro de ligne.
    • Type(s) de dépense.
    • Date à laquelle la dépense a été engagée.
    • Montant de la transaction et devise.
    • Montant remboursé à l'utilisateur.
    • Taux de change de la devise.
    • Montant de dépense approuvé.
    • Mode de paiement. Motif de la dépense.
    • Fournisseur, si nécessaire.
    Invités Ces informations sont les suivantes :
    • Numéro de ligne.
    • Nom de l'invité.
    • Nom de la société qui emploie l'invité.
    Répartition budgétaire Les informations de répartition budgétaire sont les suivantes :
    • Montant réparti.
    • Projet ou centre de coûts sur lequel le montant est réparti.
    Dépassements Montants supplémentaires engagés, en excédent, facturés sur un compte distinct.

    Informations d'un ordre de mission :

    Contenu Description
    Répartition La section Répartition dresse la liste des détails de répartition, tels que :
    • Code du centre de coûts ou du projet associé à l'ordre de mission.
    • Coût estimé de l’ordre de mission.
    • Pourcentage de répartition.
    Détails coût estimé Les détails du coût estimé de l’ordre de mission sont notamment les suivants :
    • Type de l'ordre de mission.
    • Période du voyage.
    • Point de départ et point d'arrivée.
    • Coût estimé du voyage pour chaque jour.
    • Montant total du voyage.
    • Partenaire de voyage (compagnie aérienne, loueur de voiture, etc).
    • Classe de voyage.
    • Motif du voyage.

    Informations d'une demande de règlement :

    Contenu Description
    Répartition comptable Code du centre de coûts ou du projet associé à la demande de règlement. Le numéro de compte et le montant sont également affichés.
    Détails facture Ces informations sont les suivantes :
    • Type de ligne de facture.
    • Numéro de la ligne.
    • Description et quantité.

    Les informations relatives à l'invité, le cas échéant, sont les suivantes :

    • Nom de l'invité.
    • Nom de la société qui emploie l'invité.

    Informations d'une feuille de présence :

    Contenu Description
    Détails avantages acquis Détails concernant les congés de l'utilisateur.
    Détails des absences dans la feuille de présence Ces informations sont les suivantes :
    • Date à laquelle les heures sont déclarées.
    • Type de code de facturation utilisé pour les heures.
    • Code interne du centre de coûts auquel les heures sont imputées.
    • Heures d'arrivée et de départ enregistrées pour chaque jour de la semaine.
    • Total des heures déclarées pour une ligne.
    • Heures de congés ou de jours fériés.
    • Nombre total d'heures déclarées pour la période spécifiée.
    • Nombre total d'heures approuvées pour la période spécifiée.