Ajout d'une nouvelle dépense

Vous avez la possibilité d'ajouter une ligne de dépense. Cliquez sur Nouvelle dépense sur la page des lignes de la note de frais et sélectionnez un type de dépense.

  1. Spécifiez les informations requises dans les parties Informations standard et Informations complémentaires.
  2. Cochez la case Reçu joint pour joindre un reçu à une ligne.
  3. Cochez la case Ne pas rembourser (dépenses personnelles) pour exclure les dépenses personnelles des dépenses déclarées.
  4. Sélectionnez un Centre de coûts dans la partie Répartitions codes facturation, si votre société l'exige. Vous pouvez également cliquer sur Rechercher centre de coûts pour indiquer un centre de coûts sur la page Rechercher centre de coûts.
  5. Sélectionnez le Projet sur lequel imputer les dépenses, si votre société l'exige. Vous pouvez également cliquer sur Rechercher projet pour rechercher et sélectionner un projet sur la page Rechercher projet.
    Remarque

    Choisissez un centre de coûts ou un code projet.

  6. Spécifiez des informations complémentaires dans la partie Remarques si nécessaire.
    Remarque

    Vous aurez également la possibilité d'ajouter des remarques ultérieurement. Pour plus de détails, voir Ajout de remarques.

  7. Ajoutez des pièces jointes (reçus) à la note de frais, si nécessaire.
    Remarque

    Vous aurez également la possibilité d'ajouter des pièces jointes ultérieurement. Pour plus de détails, voir Ajout de reçus.

  8. Cliquez sur Enregistrer.
    Vous pouvez également utiliser cette page pour :
    • Changer le type de dépense au moyen du bouton Changer type de dépense.
    • Ajouter des données d'entreprise en fonction du type de dépense sélectionné, au moyen de l'option Ajouter.
    • Rechercher un lieu, au moyen de l'option Rechercher un lieu.
    • Détailler une dépense, au moyen de l'option Afficher/Ajouter détails.
    • Rechercher un centre de coûts, au moyen de l'option Rechercher centre de coûts.
    • Rechercher un projet, au moyen de l'option Rechercher projet.
    • Examiner les détails du projet, au moyen de l'option Détails du projet.
    • Ajouter une répartition supplémentaire de centre de coût ou de projet, au moyen de l'option Ajouter répartition.
    • Rechercher un invité, au moyen de l'option Ajouter.
    • Changer l'orientation de la page de détails des lignes de dépenses, au moyen de l'option Changer le sens d'affichage.
    • Exporter les données relatives aux détails des lignes de dépenses, au moyen de l'option Exporter.

Exemple

Vous souhaitez ajouter une dépense de taxi :

  1. Sélectionnez la note de frais visée dans l'onglet Mes documents. Les détails de la note de frais s'affichent.
  2. Cliquez sur le bouton Nouvelle dépense. La fenêtre des Types de dépense s'affiche.
  3. Sélectionnez le type de dépense Taxi/Voiture.
  4. Fournissez ces détails dans la partie Informations standard :
    • Date : date de création de la note de frais.
    • Montant : coût du déplacement.
    • Devise : devise dans laquelle le montant est payé. La devise est par défaut celle définie dans l'outil SAT. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Infor Expense Management System Administration Tool User Guide.
      Remarque

      Si vous changez la devise, la zone Taux de change s'affiche.

    • Taux de change : taux de change utilisé pour convertir la devise étrangère dans la devise par défaut. Il est possible de remplacer le taux de change tant que vous restez sous le seuil de tolérance établi par votre société.
    • Reçu joint : si cette case est cochée, vous pouvez joindre un reçu.
    • Ne pas rembourser (dépenses personnelles) : si cette case est cochée, vous pouvez exclure les dépenses personnelles des dépenses déclarées.
  5. Fournissez les détails dans la partie Informations complémentaires :
    • Commerçant : compagnie de taxi ou de voiture utilisée.
    • Lieu : nom de la ville où la dépense a été effectuée.
    • Type de paiement : désigne le mode de paiement utilisé.
  6. Sélectionnez un Centre de coûts dans la partie Répartitions codes facturation.
  7. Sélectionnez le projet sur lequel imputer les dépenses, si votre société l'exige. Vous pouvez également cliquer sur Rechercher projet pour rechercher et sélectionner un projet sur la page Rechercher projet.
    Remarque

    Choisissez un centre de coûts ou un code projet.

  8. Spécifiez des informations complémentaires dans la partie Remarques si nécessaire.
    Remarque

    Vous aurez également la possibilité d'ajouter des remarques ultérieurement. Pour plus de détails, voir Ajout de remarques.

  9. Ajoutez des pièces jointes (reçus) à la note de frais, si nécessaire.
    Remarque

    Vous aurez également la possibilité d'ajouter des pièces jointes ultérieurement. Pour plus de détails, voir Ajout de reçus.

  10. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque

Les zones affichées dans les parties Informations standard et Informations complémentaires dépendent de la configuration choisie par votre société.