Scherm Batches

In het scherm Batches kunt u factuurbatches controleren en verwerken. Als u een filter hebt uitgevoerd wordt dit scherm automatisch weergegeven wanneer u ervoor kiest om kosten aan een (nieuwe of bestaande) batch toe te voegen. Dit scherm is ook toegankelijk via het menu Factuurbeheer.

Vanuit dit scherm kunt u de volgende acties uitvoeren:

Batchbeheertaken

  • Batch verwijderen.

    U kunt een batch alleen verwijderen als deze de status Open heeft en nog niet is verwerkt. Selecteer de batches die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen. Alle kosten worden uit de batch gehaald en kunnen opnieuw worden geselecteerd voor opname in een batch. De status van de factuurbatch wordt bijgewerkt en op Geannuleerd gezet.

  • Batch terugzetten

    Als u eenmaal bent begonnen met het verwerken van een batch en u vindt fouten die u moet verhelpen, kunt u de batch terugzetten in de status Open. Een eenmaal geboekte batch kan niet meer worden teruggezet.

  • Batch herzien.

    Klik op Batch herzien om voor de geselecteerde batch het rapport Cumulatieve facturering weer te geven.

  • Batch bewerken

    Als een batch de status open heeft, kunt u de batchgegevens bewerken. Dit omvat ook het verwijderen van kosten uit de batch. Om een batch te bewerken, geeft u de details van de geselecteerde record weer. Het scherm Batchkop/-gegevens wordt geopend. In dit scherm kunt u de noodzakelijke wijzigingen uitvoeren.

Factuurverwerkingstaken

  • Afdrukken.

    Afdrukken is de eerste stap in het factureringsproces. In deze stap worden de facturen gegenereerd en factuurnummers toegewezen. U kunt alleen batches afdrukken als zij de status Open of Afgedrukt hebben. Selecteer de batches die u wilt afdrukken en klik vervolgens op Afdrukken. U wordt gevraagd om de verzendmethode voor de facturen te selecteren: op papier, per e-mail of per fax.

  • Bewerken

    Nadat de facturen zijn afgedrukt moet u ze bewerken/controleren. In dit proces worden alle grootboekposten aangemaakt die te maken hebben met de batch. Voordat u de facturen kunt boeken, moet u eventuele fouten hebben opgelost. U kunt alleen batches controleren als zij de status Afgedrukt of Bewerkt hebben. Selecteer de batches die u wilt controleren en klik vervolgens op Bewerken. Het grootboekregister en het factuurregister worden afgedrukt. Controleer deze op de aanwezigheid van fouten voordat u verdergaat.

  • Boeken.

    Nadat u de facturen hebt gecontroleerd, kunt u het factureringsproces voltooien door de facturen te boeken. U kunt batches alleen boeken als zij de status Bewerkt hebben. Selecteer de batches die u wilt boeken en klik op Boeken. Alle kosten die bij de batch horen, worden uit de kostengroep verwijderd. Ook worden de relevante uitvoerbestanden aangemaakt voor eventuele externe boekhoudsystemen die met Facturering zijn geconfigureerd.

    .

Kopvelden batches

Batchnummer
Het ID-nummer dat automatisch aan deze batch is toegewezen.
Omschrijving
De door de gebruiker opgestelde omschrijving voor deze batch. Deze omschrijving wordt bij het aanmaken van de filter ingevoerd.
Status
De huidige status van deze batch.
  • Open
  • Afgedrukt
  • Bewerkt
  • Voltooid
  • Geannuleerd
Factuurdatum
De factuurdatum voor deze batch, zoals gedefinieerd op de gekoppeld kostenfilter.
Van datum/T/m datum
Het datumbereik van de kosten die deel uitmaken van deze batch.
Factuurtelling
Het aantal facturen in deze cyclus. U kunt deze facturen bekijken op het tabblad Factuur in het detailgebied.
Minimum factuurbedrag
Het eventuele bedrag dat minimaal nodig is om voor deze batch een factuur aan te maken.
Automatische batch
Gepland voor toekomstige functionaliteit.
Gebruiker
De ID van de gebruiker die deze batch heeft aangemaakt.

Tabbladen met batchgegevens

  • Tabblad Kosten.

    Dit overzicht bevat alle kosten in de huidige batch. Afhankelijk van de status die de batch heeft, kunt u er kosten uit verwijderen. U doet dit door de kostenpost te selecteren en op Verwijderen te klikken.

  • Tabblad Facturen

    Gebatchte kosten worden over afzonderlijke facturen verdeeld. Dit gebeurt op basis van het factuurniveau en het niveau van de juridische bijlage zoals die op elk klantrecord zijn ingesteld. Op dit tabblad kunt u de facturen bekijken die bij de batch horen.