Contractrecords

Door middel van contracten worden de services en de bijbehorende kostenbedragen aangegeven voor elke klant (in Facturering wordt met de klant degene bedoeld die eigenaar is van de voorraad die in uw magazijn wordt opgeslagen en verwerkt.) De gegevens uit de contractrecord worden gebruikt om te bepalen wanneer, hoe en voor welke hoeveelheid de kosten voor een bepaalde klant moeten worden getotaliseerd.

Voor elke klant aan wie u services verleent, moet u een contract aanmaken.

Het contractrecord wordt door het systeem gebruikt wanneer:

• Voorraad wordt in het magazijn ontvangen.

  Bij de ontvangst van voorraad wordt het contract voor de voorraadeigenaar opgehaald. Daarbij wordt gecontroleerd of de eventgroepen in het contract periodieke regels bevatten. Op basis van de gegevens van de periodieke regels wordt de volgende factuurdatum voor periodieke kosten bepaald en worden de datumgegevens in een voorraaddatumrecord onderhouden.

• Een systeemtransactie vindt plaats

  Wanneer in het systeem een mutatie plaatsvindt die verband houdt met facturering, wordt gecontroleerd of de eventgroepen in de contractrecord overeenkomstige events bevatten. Als er overeenkomstige events worden gevonden, wordt vervolgens in de tariefgroep gezocht naar het tarief voor de bijbehorende kostencodes. Op basis van de gegevens uit de eventgroep en de tariefgroep worden vervolgens de kosten voor de transactie berekend.

• Een factureringsperiode verstrijkt

  Met behulp van een periodiek systeemproces worden de voorraadrecords doorzocht om te bepalen wanneer periodieke kosten moeten worden getotaliseerd. Wanneer voorraad wordt gevonden waarvoor de volgende factuurdatum is bereikt, worden in de contractrecord de tarief- en kostengegevens gezocht. Vervolgens worden de periodieke kosten berekend.

De contractkop bevat een ingangsdatum zodat de contractregels voor een toekomstige datum kunnen worden geconfigureerd. Dit zorgt ervoor dat op de ingangsdatum probleemloos een nieuw contract van kracht wordt.

Op de regels van het contract wordt gezocht naar de overeenkomende criteria in de factuurgroep, de facturering-eventgroep en het magazijn. Als er overeenkomende criteria worden gevonden op de order of bij de periodieke kosten, wordt aan de hand van de tariefgroep bepaald hoeveel kosten er in rekening worden gebracht. De kosten zijn voor rekening van de factureren aan-klant.