Een nieuw klantcontract configureren

Door middel van contracten worden de services en de bijbehorende tarieven aangegeven voor elke klant (in Facturering wordt met de klant degene bedoeld die eigenaar is van de voorraad die in uw magazijn wordt opgeslagen en verwerkt.) De gegevens uit de contractrecord worden gebruikt om te bepalen wanneer de kosten voor een bepaalde klant moeten worden getotaliseerd.

Voor elke klant aan wie u services verleent, moet u een contract aanmaken. Het contract is ingesteld op bedrijfsniveau zodat tarieven makkelijk door magazijnen kunnen worden gedeeld. De gegevens uit de contractrecord worden gebruikt om te bepalen hoeveel kosten een klant moet worden gefactureerd, en wanneer en hoe dit moet gebeuren.

Factuurgroepen worden via de detailregels in een contract gekoppeld aan een corresponderende eventgroep, tariefgroep en corresponderend magazijn. Zij geven aan welke entiteit voor de kosten moet worden gefactureerd. Over het algemeen hoeft u maar één contractregel aan te maken om alle identieke events en tarieven aan te geven, ongeacht het magazijn of de tariefgroep. Vervolgens kunt u extra regels toevoegen voor tarieven die verschillen per magazijn, handelspartner, vervoerder, artikel, locatie of vervoerswijze.

De contractrecord wordt door het systeem gebruikt wanneer:

• Voorraad wordt in het magazijn ontvangen.

  Bij de ontvangst van voorraad wordt het contract voor de voorraadeigenaar opgehaald. Daarbij wordt gecontroleerd of de eventgroepen in het contract periodieke regels bevatten. Op basis van de gegevens van de periodieke regels wordt de volgende factuurdatum voor periodieke kosten bepaald en worden de datumgegevens in een voorraaddatumrecord onderhouden.

• Een systeemtransactie vindt plaats

  Wanneer in het systeem een mutatie plaatsvindt die verband houdt met facturering, wordt gecontroleerd of de eventgroepen in de contractrecord overeenkomstige events bevatten. Als er overeenkomstige events worden gevonden, wordt vervolgens in de tariefgroep gezocht naar het tarief voor de bijbehorende kostencodes. Op basis van de gegevens uit de eventgroep en de tariefgroep worden vervolgens de kosten voor de transactie berekend.

• Een factureringsperiode verstrijkt

  Met behulp van een periodiek systeemproces worden de voorraadrecords doorzocht om te bepalen wanneer periodieke kosten moeten worden getotaliseerd. Wanneer voorraad wordt gevonden waarvoor de volgende factuurdatum is bereikt, worden in de contractrecord de tarief- en kostengegevens gezocht. Vervolgens worden de periodieke kosten berekend.