Facturerings-events

In het systeem Facturering wordt op basis van de eventgroepen bepaald wanneer de kosten moeten worden getotaliseerd. In event-groepen worden systeem-events (voor kosten op basis van events, zoals verwerking en initiële opslag) of periodieke factureringsregels (voor kosten op basis van perioden, zoals terugkerende facturering of periodieke opslag) opgegeven. Op basis van deze events wordt de totalisatie van kosten geactiveerd.

Facturering-events worden toegekend aan de contractregel van de klant en gekoppeld aan een tariefgroep. Zij worden gebruikt om te kunnen zien hoe en wanneer kosten voor de klant moeten worden getotaliseerd. De wijze waarop u eventgroepen configureert, is afhankelijk van de mate waarin uw klantcontracten en tarieven van elkaar verschillen. Als u bijvoorbeeld dezelfde typen services verleent aan uw klanten, kunt u één eventgroep aanmaken voor alle services. Vervolgens kunt u meerdere tariefgroepen aanmaken, die elk een volledige set tarieven voor de afzonderlijke klanten bevatten. Als uw services echter per klant verschillen, kunt u besluiten eventgroepen aan te maken voor elke afzonderlijke event. Deze eventgroepen kunt u dan hergebruiken in de verschillende klantrecords. Welke aanpak u bij het configureren ook gebruikt, zorg ervoor dat u dezelfde methodiek toepast bij de configuratie van de tariefgroeprecords.

Facturering-events omvatten een koprecord om het soort event aan te duiden en details die de kosten voor die event beschrijven.

Prerequisites

Kostencodes
U wijst kostencodes toe aan eventrecords en tariefrecords. De waarde van de kostencode wordt gebruikt om een event of periodieke regel aan een specifiek tarief te koppelen.
Factureren-aan klanten
Voor kosten op basis van perioden moet u de periodieke regel opgeven die wordt gebruikt om de factuurdatums voor de kosten te berekenen.
Periode
Als u gesplitste facturerings- of respijtperioden wilt gebruiken, moet u een periodecode opgeven.

Kopvelden

Eventgroep/omschrijving

De naam en de omschrijving waaraan deze eventgroep te herkennen is.

Event-type

Het type facturering-event dat door deze groep wordt vertegenwoordigd:

Inkomend
Uitgaand
Periodiek
Diversen
Meerdere typen

Detailvelden

Type factuur

Het type factuur dat de factuurinformatie op deze detailregel gebruikt. Kosten die worden aangemaakt, worden toegewezen aan een type factuur. Tijdens het factureringsproces moet u opgeven welk type factuur u aanmaakt: Vracht, Inslag, Werk, Diversen of Periodiek. Vervolgens zorgt het systeem ervoor dat kosten met hetzelfde factuurtype worden geselecteerd. Er worden afzonderlijke typen factuur gebruikt omdat er verschillende facturen aan een klant worden verzonden.

Activiteit

Voor kosten op basis van events, de WM-event die de verwerking van kosten activeert. Laat dit veld leeg in het geval van periodieke kosten.

Kostencode

De kostencode voor de service die bij deze event hoort. Wanneer de event zich voordoet of de periode verstrijkt voor een klant, wordt het klantcontract gecontroleerd en wordt gezocht naar bijbehorende tariefgroep om het kostenbedrag te bepalen.

Kosten bekijken

Bepaalt of kosten automatisch moeten worden gegenereerd. Als deze vlag is geselecteerd, moet een operator eerst de kosten bekijken voordat zij woren gefactureerd. Is deze vlag niet geselecteerd, dan worden de kosten gefactureerd zonder interventie van de operator.

Factureren-aan

De factureren aan-klant die verantwoordelijk is voor het betalen van deze kosten.

Factuurniveau

Het niveau waarop de kosten moeten worden gefactureerd. De kosten kunnen op de volgende niveaus worden gefactureerd:

Orderaantal – Er wordt een kostenpost aangemaakt voor elke order (hoeveelheid is altijd ingesteld op één).
Orderniveau – Er wordt een kostenpost aangemaakt op basis van de totale hoeveelheid op de order.
Orderniveau met behulp van artikelgroep – Er wordt een kostenpost aangemaakt voor elke order op basis van de artikelgroep.
Aantal kosten – Er wordt een kostenpost aangemaakt op basis van het aantal orderregels.
Niveau hoeveelheidseenheid – Er wordt een kostenpost aangemaakt op basis van de hoeveelheid van elke voorraadpartijcode.
Artikelniveau – Er wordt een kostenpost aangemaakt op basis van de hoeveelheid per artikel.
Partijniveau – Er wordt een kostenpost aangemaakt op basis van de hoeveelheid per partijcode.
Temperatuurniveau – Er wordt een kostenpost aangemaakt op basis van het temperatuurverschil tussen het magazijn en de voorraad die wordt ontvangen. Dit wordt gebruikt bij versneld invriezen of in magazijnen met klimaatbeheersing.
Ladingsniveau vrachtwagen – Er wordt een kostenpost aangemaakt voor de hoeveelheid lading van elke vrachtwagen.
Artikelgroepniveau - Er wordt een kostenpost aangemaakt op basis van de artikelgroep.

Speciale codes

Speciale codes kunnen van invloed zijn op het berekenen van de kosten. In het onderstaande diagram (aan het einde van dit onderwerp) ziet u de speciale codes en welke hiervan geldig zijn voor de verschillende typen facturen (IB = Inslag, MB = Diversen, FR = Vracht).

Nulhoeveellheid overslaan

Geeft aan of er kosten moeten worden gegenereerd voor transacties waarvan de hoeveelheid nul is of wanneer er geen tarief kan worden gevonden.

Gesplitst/Van-periode

Duidt op gegevens over het splitsen van factureringsperioden. Gesplitste facturering wordt gebruikt wanneer u kosten totaliseert op basis van een ontvangsttransactie (inslag). Door middel van gesplitste facturering kunt u verschillende bedragen in rekening brengen op basis van de specifieke dag (binnen de ingestelde periode) waarop de kosten worden getotaliseerd. Als u gesplitste facturering wilt gebruiken, moet u het percentage van het totale kostenbedrag én de te gebruiken periode opgeven. (Het aantal dagen dat moet worden gebruikt voor gesplitste facturering wordt ingesteld in de perioderecord.)

Hier volgt een voorbeeld van gesplitste facturering:

U maakt een facturering-event aan voor opslagkosten.
U voert 50% in voor gesplitste facturering.
U factureert maandelijks.
Het aantal peildagen in de perioderecord is ingesteld op 15.
Als een ontvangst is gedateerd voor de 15e, wordt het totale bedrag (op basis van het tarief en de hoeveelheid) in rekening gebracht.
Als een ontvangst is gedateerd na de 15e, wordt 50% van het totale bedrag in rekening gebracht.

Respijtfrequentie/respijtperiode

Gegevens over respijtperioden. Een respijtperiode is de tijd die verstrijkt voorafgaand aan de volgende factureringsperiode en gedurende welke kosten door het systeem worden genegeerd. Als u respijtperioden wilt gebruiken, moet u de frequentie (aantal dagen) en de periodecode opgeven. Respijtperioden zijn alleen van toepassing op initiële opslagkosten.

Hier volgt een voorbeeld van respijtperioden:

U factureert periodieke kosten maandelijks.
U stelt een respijtperiode van 5 dagen in.
U verwerkt een ontvangst op 28 oktober.
De volgende factureringsperiode gaat in op 1 november.

De periodieke kosten worden pas gefactureerd wanneer de volgende factureringsperiode ingaat.

Vanaf periodieke regel/T/m periodieke regel/Periodieke regel

Bij periodieke facturen worden de periodieke regels gebruikt om de kostentotalisatie te activeren. U kunt de velden Vanaf periodieke regel en T/m periodieke regel gebruiken als u meerdere event-records wilt instellen voor hetzelfde type kosten. U kunt de klant bijvoorbeeld een factuur sturen voor de eerste opslagkosten en vervolgens nog een factuur voor de overige kosten. In dat geval stelt u twee identieke event-records in met verschillende waarden bij Factureren aan en Vanaf periodieke regel resp. T/m periodieke regel. De eerste record bevat de initiële factureren-aan klant en de waarde 0 bij Vanaf periodieke regel en de waarde 1 bij T/m periodieke regel. De tweede record bevat de standaard factureren-aan klant en de waarde 2 bij Vanaf periodieke regel en de waarde 99999999 bij T/m periodieke regel.