Ecran Lots

Utilisez l'écran Lots pour vérifier et traiter les lots de factures. Le système affiche automatiquement cet écran chaque fois que vous ajoutez des frais à un lot (nouveau ou existant) après avoir exécuté un filtre. Vous pouvez également accéder à cet écran à partir du menu Gestion des factures.

Vous pouvez exécuter les actions suivantes à partir de cet écran :

Tâches de gestion des lots

  • Supprimer un lot.

    Vous ne pouvez supprimer que les lots qui n'ont pas encore été traités et dont le statut en cours est Ouvert. Sélectionnez les lots que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supprimer. Tous les frais sont libérés du lot et seront disponibles pour être à nouveau sélectionnés dans un lot. Le statut du lot de factures passe à Annulé.

  • Réinitialiser le lot.

    Lorsque vous avez commencé à traiter un lot, si vous trouvez des erreurs à résoudre, vous pouvez réinitialiser le lot pour qu'il reprenne le statut Ouvert. Vous ne pouvez pas réinitialiser un lot une fois qu'il a été validé.

  • Vérifier un lot.

    Cliquez sur Vérification de lot pour afficher le rapport A facturer du lot sélectionné.

  • Modifier un lot.

    Si un lot a le statut ouvert, vous pouvez modifier les informations de lot, notamment supprimer les frais du lot. Pour modifier un lot, affichez les détails de l'enregistrement sélectionné. Le système affiche l'écran En-tête/Détails lot qui vous permet d'effectuer les changements nécessaires.

Tâches de traitement des factures

  • Imprimer.

    L’impression est la première étape du processus de facturation. Lors de cette étape, le système génère les factures et leur attribue un numéro. Vous ne pouvez imprimer que les lots dont le statut est Ouvert ou Imprimé. Sélectionnez les lots que vous voulez imprimer, puis cliquez sur Imprimer. Le système vous invite à sélectionner la méthode d'envoi des factures : imprimante, e-mail ou fax.

  • Modifier

    Après l'impression, vous devez modifier/vérifier les factures. Cette procédure crée toutes les entrées du grand livre associées au lot. S'il y a des erreurs, elles doivent être corrigées avant de pouvoir être validées. Vous ne pouvez modifier que les lots dont le statut est Imprimé ou Modifié. Sélectionnez les lots que vous voulez modifier, puis cliquez sur Modifier. Le système imprime le registre du grand livre et le registre de factures, ce qui vous permet de vérifier la présence d'éventuelles erreurs avant de poursuivre.

  • Valider.

    Après avoir correctement modifié les factures, vous pouvez terminer le processus de facturation en validant les factures. Vous ne pouvez valider que les lots dont le statut est Modifié. Sélectionnez les lots que vous voulez valider, puis cliquez sur Valider. Tous les frais associés au lot seront supprimés de la réserve. De plus, le système crée les fichiers de sortie appropriés pour n'importe quel système comptable externe que vous avez configuré avec Facturation.

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Champs d'en-tête de lots

Numéro de lot
ID attribué par le système pour ce lot.
Description
Description définie par l'utilisateur de ce lot. Il s'agit de la description entrée pendant la création du filtre.
Statut
Statut actuel de ce lot :
  • Ouvert
  • Imprimé
  • Modifié
  • Terminé
  • Annulé
Date facture
Date de facturation de ce lot, telle qu'elle est définie sur le filtre de facturation associé.
Date début/date fin
Plage de dates des frais inclus dans ce lot.
Nbre factures
Nombre de factures dans ce lot. Vous pouvez vérifier ces factures sur l'onglet Facture dans la partie détaillée de l'écran.
Minimum facture
Montant minimum (éventuel) requis pour générer une facture pour ce lot.
Regr. auto
Prévu pour une fonctionnalité à venir.
Utilisateur
ID de l'utilisateur qui a créé ce lot.

Onglets détails des lots

  • Onglet Frais.

    Tous les frais du lot actuel s'affichent dans cette liste. Selon le statut du lot, vous pouvez retirer des frais du lot en sélectionnant des frais et en cliquant sur Supprimer.

  • Onglet Factures.

    Le système sépare les frais organisés par lots en factures basées sur le niveau facture et le niveau non négociable définis sur chaque enregistrement de client. Cet onglet permet de vérifier les factures associées au lot.