Configuration d'un contrat pour un nouveau client

Un contrat identifie les services et les frais associés que vous facturez à un client (dans Facturation, le client désigne l'entité qui possède le stock stocké et traité sur votre site). Le système utilise les informations de l'enregistrement de contrat pour déterminer à quel moment cumuler les frais pour un client donné.

Vous devez créer un contrat pour chaque client auquel vous fournissez des services. Le contrat est élaboré au niveau de l'entreprise afin que les taux puissent facilement être partagés par les différents sites. Le système utilise les données du contrat pour déterminer combien, comment et quand facturer un client spécifique.

Un contrat associe un groupe de facturation à un groupe d'événements, à un groupe de taux et à un site correspondant, puis identifie l'entité à laquelle les frais doivent être imputés. Une même ligne de contrat peut généralement être utilisée pour identifier des événements et des taux identiques indépendamment du site ou du groupe de facturation auquel ils appartiennent. Des lignes peuvent ensuite être ajoutées pour les taux spécifiques de sites, de partenaires commerciaux, d'articles, d'emplacements ou de modes de transport.

Le système utilise l'enregistrement de contrat lorsque :

• Du stock est reçu au sein du site.

  Lorsqu'un stock est reçu, le système recherche le contrat correspondant au propriétaire du stock. Il examine les règles de récurrence éventuelles dans les groupes d'événements répertoriés sur le contrat. A partir des données de règles de récurrence, il détermine la prochaine date de facturation applicable aux frais récurrents et gère ces informations de date dans un enregistrement de date de stock.

• Une transaction système survient.

  Lorsqu'un type de transaction lié à la facturation survient sur le système, ce dernier vérifie les groupes d'événements dans l'enregistrement de contrat pour déterminer s'il existe des événements correspondants répertoriés. Si le système détecte des événements correspondants, il recherche ensuite le taux à utiliser pour les codes de frais associés dans le groupe de taux. Le système utilise ensuite les informations du groupe d'événements et du groupe de taux pour calculer les frais de la transaction.

• Une période de facturation est échue.

  Un processus système standard vérifie les enregistrements de stock pour déterminer quand les frais récurrents doivent être calculés. Dès que le système trouve le stock pour lequel la date de facturation suivante est atteinte, il recherche les détails de taux et de frais dans l'enregistrement de contrat, puis calcule les frais récurrents.