Facturation
Un écran de sélection permet de regrouper sur une facture des frais satisfaisant un ensemble de caractéristiques. Les frais bloqués ne peuvent pas être sélectionnés pour être intégrés à une facture. Lorsqu'elles sont créées, les factures sont toujours séparées par clients et entités à facturer. Si une plus grande précision est requise, elles peuvent encore être ventilées par site, commande ou chargement.
- Frais minimum
- Les frais minimums peuvent être appliqués à la facture selon différents groupes de frais.
- Facture
- Par article ou groupe d'articles sur une facture
- Par groupe de codes de frais sur une facture
- Par site sur une facture
- Taxes
- Les taxes sont appliquées au moment de la facturation. Elles peuvent être configurées en cascade, auquel cas une taxe est appliquée au total, puis suivie d'une seconde taxe. Elles peuvent aussi être appliquées individuellement au total.
- Total facture
- Si le total de la facture est inférieur à un certain seuil, il est signalé par un avertissement, et l'utilisateur peut l'annuler ou l'autoriser.
- Distribution dans le grand livre
- La distribution dans le grand livre a lieu au moment de la facturation. Les codes de frais peuvent être fractionnés par pourcentages dans plusieurs comptes et services de grand livre.
- Logique de validation
- Les factures sont validées et un message d'erreur est généré si dans le grand livre les crédits <> débits.
- Conversions de devises
- La devise dans laquelle le taux a été défini est convertie dans la devise du client à facturer à l'aide du taux de change applicable au moment de la création de la facture.
Une fois les factures créées, elles sont prêtes à être imprimées par l'utilisateur. Au lieu de traiter chaque facture individuellement, vous avez la possibilité de gérer une liste de factures. Les factures suivent une numérotation séquentielle, ce qui permet de visualiser aisément celles qui ont été annulées et celles qui ont été imprimées ou validées.
Les factures peuvent être :
- Réinitialisées, les frais sont alors remis dans la réserve
- Prévisualisées, ce qui permet de les vérifier avant de les imprimer
- Imputées dans le logiciel de comptabilité
Des formats de factures résumées et détaillées sont disponibles. Ils peuvent être sélectionnés par client et par site. Le processus d'imputation met la facture à la disposition du logiciel de comptabilité et la verrouille afin qu'elle ne puisse plus être modifiée.
Un document contenant un verbiage non négociable peut être imprimé en guise d'avis de réception, une fois la commande entrante confirmée. Ce document contient le verbiage légal déclarant la réception du stock et les taux de facturation associés. Certains clients combinent ce verbiage légal sur leurs factures. Une facture incluant le verbiage non négociable est fournie, avec la possibilité d'imprimer une commande entrante par facture. Dans un transfert de propriété, la destination doit également invoquer un document non négociable à imprimer, par facture ou par avis de réception.