Maske "Stapel"
In der Maske Stapel überprüfen und verarbeiten Sie Rechnungsstapel. Wenn Sie vorhaben, einem (neuen oder vorhandenen) Stapel Kosten hinzuzufügen, zeigt das System diese Maske automatisch an, nachdem Sie einen Filter aktiviert haben. Sie können auf diese Maske auch über das Menü "Rechnungsverwaltung" zugreifen.
In dieser Maske können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
Aufgaben für die Stapelverwaltung
- Stapel löschen:
Sie können nur Stapel löschen, die noch nicht verarbeitet wurden und den Status Offen aufweisen. Wählen Sie die zu löschenden Stapel aus und klicken Sie dann auf . Alle Kosten aus dem Stapel werden freigegeben und können wieder für einen anderen Stapel ausgewählt werden. Der Status des Rechnungsstapels wird in "Abgebrochen/Storniert" geändert.
- Stapel zurücksetzen:
Auch nachdem Sie mit der Verarbeitung eines Stapels begonnen haben, können Sie den Stapel auf den Status Offen zurücksetzen, falls Sie Fehler entdecken, die zuerst behoben werden müssen. Nachdem ein Stapel gebucht wurde, kann er nicht mehr zurückgesetzt werden.
- Stapel überprüfen:
Klicken Sie auf
, um den Bericht "Kumulierte Abrechnung" für den ausgewählten Stapel anzuzeigen. - Stapel bearbeiten:
Wenn ein Stapel den Status "Offen" aufweist, können Sie die Daten des Stapels ändern und Kosten aus dem Stapel entfernen. Um einen Stapel zu bearbeiten, rufen Sie die Details des ausgewählten Datensatzes auf. Das System zeigt die Maske für den Stapelkopf/Details an, in der Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen können.
Aufgaben für die Rechnungsverarbeitung
- Drucken
Drucken ist der letzte Schritt der Fakturierung. Dabei generiert das System die Rechnungen und weist Rechnungsnummern zu. Sie können nur Stapel mit den Status Offen oder Gedruckt drucken. Wählen Sie die zu druckenden Stapel aus und klicken Sie dann auf . Das System fragt Sie nach dem Sendeverfahren für die Rechnungen: Drucker, E-Mail oder Fax.
- Bearbeiten:
Nach dem Drucken müssen Sie die Rechnungen bearbeiten/prüfen. Durch den Prüfvorgang werden alle erforderlichen Hauptbucheinträge für den Stapel angelegt. Wenn dabei Fehler erkannt werden, müssen diese behoben werden, bevor die Rechnungen gebucht werden können. Sie können nur Stapel mit den Status Gedruckt oder Bearbeitet prüfen. Wählen Sie die zu prüfenden Stapel aus und klicken Sie dann auf . Das System druckt das Hauptbuch- und Rechnungsverzeichnis, damit Sie zuerst auf Fehler überprüfen können, bevor Sie fortfahren.
- Buchen:
Nachdem Sie die Rechnungen erfolgreich geprüft haben, können Sie die Fakturierung durch Buchen der Rechnungen abschließen. Es können nur Stapel mit dem Status Bearbeitet gebucht werden. Wählen Sie die zu buchenden Stapel aus und klicken Sie auf . Die mit dem gebuchten Stapel verbundenen Kosten werden aus der Kostenbasis gelöscht. Nach dem Buchen generiert das System die entsprechenden Ausgabedateien für alle externen Finanzbuchhaltungssysteme, die Sie mit Fakturierung konfiguriert haben.
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Felder im Stapelkopf
- Stapelnummer
- Die vom System zugewiesene ID-Nummer für diesen Stapel.
- Beschreibung/Bezeichnung
- Die vom Anwender festgelegte Bezeichnung für diesen Stapel. Diese Bezeichnung geben Sie beim Anlegen des Filters an.
- Status
- Der aktuelle Status dieses Stapels:
- Offen
- Gedruckt
- Bearbeitet
- Abgeschlossen
- Abgebrochen/Storniert
- Rechnungsdatum
- Das Rechnungsdatum dieses Stapels, das im verbundenen Kostenfilter definiert wurde.
- Von Datum/Bis Datum
- Der Zeitraum, in dem die im Stapel enthaltenen Kosten aufgelaufen sind.
- Rechnungen - Anzahl
- Die Anzahl der Rechnungen in diesem Stapel. Sie können diese Rechnungen im Register "Rechnung" des Detailbereichs überprüfen.
- Rechnungsmindestbetrag
- Der Mindestbetrag (falls vorhanden), der zum Generieren einer Rechnung für diesen Stapel erforderlich ist.
- Automatische Stapelverarbeitung
- Als zukünftige Funktion geplant.
- Anwender
- Die ID des Anwenders, der diesen Stapel erstellt hat.
Detailregister in der Maske "Stapel"
- Register "Kosten":
Alle Kosten aus dem aktuellen Stapel werden in dieser Liste angezeigt. Je nach Status des Stapels können Sie die Kosten aus dem Stapel löschen, indem Sie Kosten auswählen und dann auf
klicken. - Register "Rechnungen":
Das System teilt die Kosten aus den Stapeln basierend auf der in jedem Kundendatensatz angegebenen Rechnungsebene und der Ebene für nicht begebbare Dokumente auf Rechnungen auf. In diesem Register können Sie die mit dem Stapel verbundenen Rechnungen überprüfen.