Vertragsdatensätze

Verträge legen die Dienstleistungen fest, die Sie für Kunden erbringen, sowie die damit verknüpften Kostenbeträge. In Fakturierung bezeichnet "Kunde" die Partei, die Eigentümer (Mandant) des Bestands ist, den Sie lagern und handhaben. Das System verwendet Daten aus dem Vertrag, um zu bestimmen, wann, wie und in welcher Höhe Kosten für einen bestimmten Kunden anfallen.

Sie müssen einen Vertrag für jeden Kunden anlegen, für den Sie Dienstleistungen erbringen.

Das System verwendet den Vertragsdatensatz in den folgenden Fällen:

• Beim Eingang von Bestand in das Lager.

  Beim Wareneingang sucht das System den Vertrag für den Eigentümer (Mandanten) des Bestands. Das System prüft die im Vertrag aufgeführten Vorgangsgruppen auf Regeln für wiederkehrende Kosten. Basierend auf der Regel für wiederkehrende Kosten ermittelt das System das nächste Abrechnungsdatum für Folgekosten und verwaltet die Datumsangaben in einem Datensatz für das Bestandsdatum.

• Wenn eine Systemtransaktion erfolgt.

  Wenn im System eine abrechnungsbezogene Transaktion erfolgt, prüft das System die Vorgangsgruppen im Vertrag auf entsprechende Vorgänge. Wenn entsprechende Vorgänge vorhanden sind, prüft das System die Tarifgruppe, um den Tarif für die verknüpften Kostencodes zu ermitteln. Das System verwendet dann die Daten aus der Vorgangsgruppe und der Tarifgruppe zur Berechnung der Kosten für die Transaktion.

• Bei Verstreichen einer Fakturierungsperiode.

  Ein Hintergrundprozess durchsucht die Bestandsdatensätze regelmäßig, um zu ermitteln, ob wiederkehrende Kosten für die Kumulierung vorliegen. Wenn das System Bestand findet, der das nächste Abrechnungsdatum erreicht hat, wird im Vertrag nach dem Tarif und den Kostendaten gesucht. Anschließend werden die wiederkehrenden Kosten berechnet.

Im Kopf des Vertrags gibt es einen Gültigkeitsbeginn. Damit können zukünftige Vertragsdetails bereits im Voraus konfiguriert werden. Am Tag des Gültigkeitsbeginns wechselt das System automatisch zu dem neuen Vertrag.

Das System sucht in den Vertragsdetails nach Kriterien, bei denen die Abrechnungsgruppe, die Abrechnungsvorgangsgruppe und das Lager übereinstimmen. Wird im Auftrag oder den wiederkehrenden Kosten ein Treffer gefunden, bestimmt die Tarifgruppe die Höhe der anfallenden Kosten. Der Rechnungsempfänger ist die Partei, der die Kosten in Rechnung gestellt werden.