Fakturierung
In einer Auswahlmaske können Kosten, die eine Reihe von Merkmalen aufweisen, in Rechnungen zusammengestellt werden. Gesperrte Kosten können nicht für eine Rechnung ausgewählt werden. Rechnungen werden beim Anlegen immer nach Kunde und Rechnungsempfänger getrennt. Wenn eine feinere Unterteilung erforderlich sein sollte, können sie auch noch nach Lager, Auftrag oder Ladung untergliedert werden.
- Mindestbeträge
- Mindestbeträge können auf die Rechnung für verschiedene Kostengruppierungen angewendet werden.
- Rechnung
- Pro Artikel oder Artikelgruppe auf der Rechnung
- Pro Kostencodegruppe auf der Rechnung
- Pro Lager auf der Rechnung
- Steuern
- Steuern werden zum Zeitpunkt der Fakturierung berücksichtigt. Dabei können sie entweder kaskadierend berechnet werden, wobei sich die zweite Steuer nach der Summe zuzüglich der ersten Steuer richtet, oder sie werden der Summe einzeln hinzugefügt.
- Rechnungsgesamtbetrag
- Wenn die Rechnungssumme unter einem bestimmten Grenzwert liegt, wird sie mit einer Warnung gekennzeichnet und der Anwender kann sie stornieren oder weiterverarbeiten.
- HB-Verteilung
- Die Hauptbuchverteilungen werden zum Zeitpunkt der Fakturierung festgelegt. Kostencodes können prozentual auf mehrere Sachkonten und Abteilungen aufgeteilt werden.
- Prüfungslogik
- Die Rechnungen werden geprüft und eine Fehlermeldung wird ausgegeben, wenn Soll und Haben im Hauptbuch nicht übereinstimmen.
- Währungsumrechnungen
- Die Währung, in der der Tarif festgelegt wurde, wird anhand des Wechselkurses zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung in die Währung des Rechnungsempfängers umgerechnet.
Nachdem die Rechnungen angelegt wurden, können sie gedruckt werden. Anstatt die Rechnungen einzeln zu verarbeiten, können Sie eine Liste der Rechnungen verwalten. Alle Rechnungen werden mit laufenden Nummern versehen, damit jederzeit festgestellt werden kann, welche Rechnungen storniert und welche gedruckt und gebucht wurden.
Für die Rechnungen gibt es die folgenden Optionen:
- Zurückgesetzt – Die Kosten wurden wieder in die Datenbasis übernommen.
- Auf Korrektheit geprüft (gedruckt und bearbeitet) und gedruckt
- In die Buchhaltungsanwendung gebucht
Es gibt verschiedene Formate für Sammel- und Detailrechnungen, die nach Kunde und Lager ausgewählt werden können. Durch einen Buchungsvorgang wird die Rechnung in die Finanzbuchhaltung übertragen und gesperrt, so dass keine Änderungen mehr möglich sind.
Ein nicht begebbarer Lagerschein kann als Eingangsschein gedruckt werden, nachdem der Einlagerungsauftrag bestätigt wurde. Darauf befindet sich ein Passus, der den Wareneingang bestätigt und die damit verbundenen Abrechnungstarife enthält. Einige Kunden geben diesen Passus auf ihren Rechnungen an. Für eine Rechnung mit einem Passus zu einem nicht begebbaren Lagerschein besteht die Option, einen Einlagerungsauftrag pro Rechnung zu drucken. Bei einer Eigentumsübergabe muss am Bestimmungsort ein nicht begebbarer Lagerschein gedruckt werden, außerdem eine Rechnung oder ein Wareneingangsschein.