Aperçu du rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures
Acronyme de fonction : APEGU
Utilisez ce rapport pour mettre à jour toutes les transactions de facture et rapprocher toutes les factures correspondantes à partir du Centre de facturation fournisseur. Ces mêmes fonctions peuvent être exécutées en sélectionnant dans le menu Action du Centre de facturation fournisseur.
Jusqu'à cinq sections figurent dans le rapport :
- La ligne d'en-tête du groupe répertorie chaque groupe mis à jour.
- La section d'en-tête de facture répertorie le numéro de séquence (groupe), le numéro de fournisseur, le numéro de facture, le type de facture, la date de facture, la date d'échéance, le montant de remise, le montant de la facture et le numéro de référence à partir des fichiers des données de traitement du groupe. Le champ Statut indique si la facture est contestée.
- La section Détail facture répertorie l'adresse du fournisseur, le premier numéro de bon de commande trouvé pendant le processus de mise en correspondance, ainsi que le numéro de chèque et la banque pour les transactions de paiement manuel, le cas échéant. Le nom du fournisseur provient de l'enregistrement Paramètres fournisseur, mais les informations d'adresse proviennent des fichiers de traitement du groupe. Si le nom du chèque est différent du nom de l'enregistrement du fournisseur, le nom et l'adresse venant du Centre de facturation fournisseur sont imprimés sur le chèque et inclus dans le rapport.
- La section Distribution G/L répertorie les reports pour la facture. Cette section est incluse dans les rapports sommaires et détaillés.
- La section des totaux répertorie le nombre total d'erreurs, le nombre total de transactions et le nombre total de transactions avec et sans erreurs, le montant total des factures et les montants totaux des factures avec et sans erreurs, le montant total des remises et le montant total des remises avec erreurs.
Vérifier si les transactions comportent des erreurs
Vous pouvez exécuter ce rapport pour examiner si les transactions de groupe comportent des erreurs avant de l'exécuter pour mettre à jour le grand livre et les stocks. Sélectionnez Non à l'option Mettre à jour pour exécuter le rapport aux fins de la vérification des erreurs seulement. Le rapport de vérification des erreurs comprend tous les groupes, les lignes d'en-tête de facture de chaque facture du groupe, les détails de facture, les détails de distribution au grand livre et les montants totaux. Les totaux des débits et crédits du compte de contrôle des comptes fournisseurs et du compte bancaire pour les paiements manuels sont fournis. Les notes de crédit, les notes de débit, les paiements manuels et les contrepassations ne sont pas inclus dans le rapport ou dans le montant total des factures. Ce message est imprimé dans le rapport lorsqu'une facture n'a pas d'erreur : Facture prête pour mise à jour.
Mettre à jour les transactions
Vous pouvez exécuter ce rapport pour mettre à jour les enregistrements de transaction associés au nom de groupe indiqué et le grand livre. Les options 5 à 7 concernent le processus de mise à jour. Une fois la mise à jour du groupe terminée, le fichier du groupe est mis à jour pour y inscrire la date de la dernière mise à jour et l'identifiant de l'opérateur. Vous pouvez consulter ces informations dans la vue Saisie groupe factures. Ce message est imprimé dans le rapport lorsqu'une facture n'a pas d'erreur : Facture mise à jour.
À la fin de la journée, mettez à jour les groupes qui ont été gérés pendant la journée pour vous assurer que les informations sont à jour au début de la journée suivante. Si vous ne mettez pas à jour des groupes sur une base quotidienne, définissez un échéancier de mise à jour régulière.
Lorsque vous mettez à jour un groupe unique pour la mise en correspondance des factures, la facture est automatiquement placée en litige et les écritures du grand livre suivantes sont effectuées :
| Dt | CR | |
|---|---|---|
| Compte Non rapprochés CF | $100,00 | |
| Compte CF commerce | $100,00 |
Lorsque le rapprochement est réussi, la facture est retirée du litige et les écritures du grand livre sont contrepassées. Si le groupe est un groupe unique, les transactions sont supprimées après la mise à jour. Si le groupe est un groupe récurrent, les transactions demeurent intactes. Chaque fois que vous mettez un groupe à jour, un nouveau journal est créé pour les transactions détaillées. Chaque transaction dans le groupe devient un jeu d'écritures. Si toutes les transactions d'un groupe unique ne sont pas reportées, vous devez effectuer les actions suivantes :
- Corriger le jeu dans le Centre de facturation fournisseur.
- Exécuter à nouveau le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures pour enregistrer le jeu et fermer le journal.
Seules les transactions qui n'ont pas été mises à jour sont suspendues. Les transactions restantes sont mises à jour. La mise à jour d'un groupe unique à l'aide du rapport CF - Mettre à /Rapprocher factures efface toutes les transactions du groupe. Lorsque vous mettez à jour un groupe récurrent, les transactions ne sont pas supprimées. Elles sont conservées dans le groupe pour la prochaine exécution du traitement.
Mise à jour des numéros de série
Les numéros de série pour les produits contrôlés par numéro de série sur les bons de commande directe (BC CD) peuvent être saisis manuellement dans le Centre de facturation fournisseur. Ils peuvent également être reçus dans un document de facture EDI 810. Lorsque vous faites la mise à jour, les numéros de série sont attribués si les conditions suivantes sont remplies :
- Oui est sélectionné pour la Réception des BC CD dans ce rapport.
- Le produit est géré par numéro de série.
- L'une de ces conditions est remplie :
- L'option Exiger n° série pour BC directs est sélectionnée dans SA - Options administrateur - Produits - Valeurs par défaut.
- Le numéro de série du produit est attribué à la réception si le champ Assigner n° série durant réception est sélectionné dans SA - Options administrateur - Produits - Valeurs par défaut, ou en fonction de la valeur du champ Réception n° série dans Produit - Paramètres produit entrepôt.
Si le nombre de numéros de série attribués pour une ligne de BC correspond à celui de la facture, la facture est traitée.
Rapprochement
La partie rapprochement du rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures est conçue pour mettre en correspondance toutes les factures actives identifiées dans le Centre de facturation fournisseur avec les bons de commande reçus. S'il y a correspondance, le coût des bons de commande associés est automatiquement établi. Les options 7 à 16 se rapportent à la partie rapprochement du rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures. Lorsque vous traitez le rapport Groupe CF - Mettre /Rapprocher factures, le processus de mise à jour est effectué en premier. Les factures comportant des erreurs de mise à jour ne sont pas rapprochées. Vous devez corriger les erreurs de mise à jour avant de pouvoir effectuer le rapprochement.
Lorsque vous traitez le rapprochement dans le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures, les traitements suivants sont exécutés :
- Les enregistrements de coûts mis à jour dans le Centre de facturation fournisseur sont rapprochés des bons de commande.
- L'étape des bons de commande est validée. Les étapes valides sont l'étape 5 (Reçu) et l'étape 6 (Évalué).
- Les factures comportant des exceptions sont retournées au Centre de facturation fournisseur pour traitement ultérieur.
- Les informations du fichier de grand livre sont mises à jour.