Causes possibles de déséquilibres dans le grand livre

L'équilibre d'un système de grand livre peut être compromis pour de nombreuses raisons. Identifier la cause du problème est la première étape vers la recherche d'une faille de processus. Cela permet de trouver le bon remède pour le problème et de prévenir d'autres événements. Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer la source du déséquilibre. Exécutez ces tâches dans l'ordre indiqué.

Vérifier que le rapport d'équilibrage n'a pas été exécuté pendant les heures ouvrables.

Si le rapport GL - Balance de vérification est exécuté pendant les heures ouvrables pendant que s'effectuent des mises à jour de transactions, un rapport inexact pourrait être produit. Le rapport est un instantané de la situation. Si une transaction est partiellement terminée lorsque le rapport est exécuté, le rapport affiche un déséquilibre. Une fois les transactions terminées, exécutez à nouveau le rapport pour être en équilibre.

Examiner les comptes d'attente

Si ce compte contient un solde, il est possible que le compte d'attente du GL contienne une écriture qui aurait dû mettre à jour un compte de contrôle GL. Utilisez le rapport GL – Activités de transaction pour examiner ces comptes et utilisez la fonction Saisie transactions GL pour contrepasser les écritures dans les bons comptes.

Vérifiez si des journaux sont ouverts.

Pour vérifier qu'il n'y a pas de journal ouvert, sélectionnez SA - Paramètres journal. Effacer tous les critères de sélection et sélectionner l'option Ouvrir. Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des journaux ouverts. Si vous trouvez un journal ouvert pour la période en question, imprimez le journal et essayez de déterminer pourquoi il n'a pas été fermé.

Si vous ne pouvez pas résoudre le problème pendant la période en question, contactez le soutien Infor.

Équilibrez les comptes du grand livre.

Assurez-vous que le compte que vous équilibrez est en équilibre selon le rapport GL – Activités de transaction. Exécutez le rapport GL – Activités de transaction pour une plage de périodes et vérifiez les messages de déséquilibre. Si un compte est en déséquilibre, examinez le compte dans le rapport GL - Activités de transaction en détail. Vous devrez peut-être ajuster manuellement les enregistrements dans GL - Paramètres comptes après avoir localisé l'erreur.

Vérifiez s'il y a des reports directs dans le compte de contrôle

Lorsque vous faites un report sur un journal à partir d'une fonction Distribution SX.e, par exemple la saisie d'une commande, toute mise à jour du grand livre effectuée sur un compte de contrôle est automatiquement déterminée par le système. L'écriture de compensation varie en fonction du report effectué. Vous devrez peut-être préciser un code de compte lorsque la vue Distributions GL est affichée. La sélection d'un numéro de compte de contrôle entraîne un déséquilibre entre le grand livre auxiliaire et le compte de contrôle GL.

Pour déterminer si cela se produit, exécutez un rapport détaillé GL - Activités de transaction pour le compte de contrôle et la date de report en question. Il peut s'agir d'un rapport extrêmement long, selon le compte de contrôle examiné et le nombre de jours traités. Vérifiez la présence de reports inhabituels. Par exemple, si vous examinez le compte de contrôle CC et trouvez un report CC - Saisie des encaissements qui débite le compte de contrôle CC, examinez-le de plus près. Imprimez le journal associé à cette transaction pour déterminer si le compte de contrôle CC a été mal utilisé.

Vérifiez s'il y a d'autres reports venant d'autres modules.

Il est possible que les reports d'un autre module ne s'inscrivent pas dans le compte de contrôle d'un autre module pour la même raison que les transactions du grand livre ne peuvent pas être reportées directement sur un compte de contrôle. Par exemple, si un fournisseur est également un client et qu'il a un montant dû, vous ne pouvez pas réduire le montant dû en appliquant le solde du compte de ce fournisseur. Il s'agit de modules distincts qui doivent être traités comme tels. Si l'option Report manuel dans GL - Paramètres compte est sélectionnée, le report n'est pas possible. Exécutez le rapport GL – Activités de transaction pour examiner ces comptes et utilisez la fonction de saisie des transactions appropriée pour contrepasser les écritures dans les bons comptes.

Exécutez un rapport courant.

Exécutez les rapports de mise en équilibre sans date de référence pour vérifier s'il y a des déséquilibres. Il peut y avoir un conflit dans les dates ou les périodes de report qui a causé un faux déséquilibre. Le report d'écritures de journal à une date tombant hors de la période de report entraîne ce problème.

Exécutez le rapport Grand livre – Admin. – Traitement de fin d'année de la manière appropriée.

Lorsque vous exécutez le rapport GL - Admin. - Traitement de fin d'année, assurez-vous que tous les opérateurs sont déconnectés du système. Déconnectez-vous et reconnectez-vous au système avant de faire des reports antérieurs. Sinon, l'année précédente sera inscrite par défaut dans vos variables d'opérateur. Les reports antérieurs ne seront pas pris en compte dans le solde reporté du nouvel exercice, ce qui entraînera un déséquilibre. Vous devez mettre à jour manuellement les soldes reportés dans l'enregistrement GL - Paramètres comptes pour tous les comptes touchés afin de corriger cette situation.