Plages et options du rapport SA - Archivage données (GL)

Plages

Options

Date d'archivage

La date de cette option moins la valeur du champ Nombre de jours à conserver est la dernière date à laquelle les données sont conservées. Toute donnée plus ancienne et qui répond aux critères de suppression est archivée ou purgée.

La valeur par défaut de **/**/** représente la date courante. Si vous configurez des paramètres pour un rapport enregistré, laissez la valeur par défaut afin que le rapport reflète la date courante lorsqu'il sera généré.

Vous pouvez indiquer un nombre compris entre -1 et -7 si vous souhaitez revenir en arrière jusqu'à 7 jours. Par exemple, si vous précisez **/-7/**, le système utilisera la date courante moins 7 jours.

(A)rchive et purge ou (P)urge seulement

Indiquez A pour enregistrer les transactions sélectionnées sur disque ou ruban, puis supprimer ces transactions de la base de données.

Indiquez P pour supprimer les transactions sélectionnées sans les d'abord enregistrées sur disque ou ruban. Utilisez cette méthode judicieusement. Si des informations ne sont pas archivées, vous ne pouvez pas les restaurer.

Imprimer le détail des transactions ?

Sélectionnez Oui pour imprimer les données de clé primaire pour chaque enregistrement archivé ou purgé. Cela peut générer un rapport d'une bonne longueur.

Sélectionnez Non pour imprimer uniquement un sommaire du nom de fichier et du nombre de transactions archivées ou supprimées.

Commande ruban (nom fichier shell script)

Indiquez un nom de fichier de script shell pour l'archivage. Celui-ci est exécuté en tant que script shell UNIX pour copier le fichier d'archive dans un autre répertoire, ou l'enregistrer sur un support hors ligne.

Dossier /rd/opsys dans le répertoire RD_HOME de vos fichiers système. Ce script doit être configuré avec le niveau de sécurité d'exécution et de lecture UNIX approprié, pour l'opérateur qui effectue l'archivage. Le script de commande de ruban est le nom d'un script qui réside sur votre système dans le répertoire /rd/opsys, selon l'endroit où vos fichiers système se trouvent dans SA - Définition - Intercompagnies.

Au cours du processus d'archivage, le système ajoute .sh au nom que vous saisissez dans ce champ. Par exemple, si vous indiquez archive94 comme nom de fichier de script shell, le script /RD_HOME/rd/opsys/archive94.sh est lancé. Le script doit contenir une seule commande UNIX dirigeant la sortie à un appareil à ruban approprié sur votre système, par exemple | cpio -ocuvB > /dev/rmt0.

Si vous n'indiquez pas de nom de fichier de script shell, le fichier d'archive est archive.xxx, où xxx correspond aux trois derniers caractères de l'acronyme de la fonction d'archivage. Par exemple, archive.ddo pour les commandes. Ce nom de fichier est ajouté au nom de répertoire. Le nom du répertoire est le répertoire du champ Impression dans SA - Paramètres société - Requis pour les systèmes UNIX.

Type commande : (F)ichier ou (D)irecte

Indiquez F pour utiliser la valeur de Commande ruban pour archiver les données dans le fichier système.

Indiquez D pour archiver directement sur ruban.

Nbre de Jours à Conserver - Trans. Even.

Indiquez le nombre de jours à déduire de la date d'archivage pour établir le point de sélection des enregistrements. Par exemple, si la date d'archivage est le 07/01/20 et que le nombre de jours de conservation est de 120, les enregistrements du 03/02/20 jusqu'au 06/30/20 sont conservés. Les enregistrements avant le 03/02/20 sont archivés.

Si ce champ est nul ou vide, aucun enregistrement n'est archivé ou purgé.

Consolider par : (A)Compte, (D)ate, (J)ournal, (N)Aucun

Si le nombre de jours à conserver n'est pas vide ou à zéro, les fichiers de transaction sont indiqués ou purgés. Utilisez cette option pour résumer l'historique des transactions du grand livre par compte, par date, par journal ou aucun élément.

Si vous précisez une valeur autre que (N)Aucun, un journal GL s'ouvre pour reporter les informations consolidés. Ce journal d'archive est établi à la date courante. La référence dans les transactions est Archive. (Indiquez le nombre d'exercices du grand livre à conserver. Cette valeur est soustraite de l'exercice en cours pour déterminer quels enregistrements peuvent être archivés ou purgés. Date actuelle.) Vous pouvez imprimer le journal Archive dans GL - Impression journal, mais les débits et crédits ne s'équilibrent pas. Tous les détails des transactions précédentes du grand livre sont supprimés pour condenser le nombre de transactions, mais l'historique n'est pas entièrement supprimé. Pour chaque enregistrement Saisie transaction GL archivé ou purgé, l'enregistrement de référence étendue Grand livre - Interrogation - Journal GL est archivé ou purgé.

Indiquez A pour totaliser toutes les transactions du grand livre. Une transaction de débit et une transaction de crédit par code de compte GL sont créées par période.

Indiquez D pour totaliser les transactions du grand livre par code de compte GL et par date de rapport GL. Une transaction de débit et une transaction de crédit par code de compte sont créées par jour de report.

Indiquez J pour totaliser les transactions du grand livre par code de compte GL et par date de rapport GL. Une transaction de débit et une transaction de crédit par code de compte sont créées par numéro de journal.

Indiquez N pour le nombre d'exercices d'enregistrements du grand livre à conserver. Cela permet de traiter les transactions du grand livre, en fonction de l'option Archiver et Purger, ou Purger uniquement.

La consolidation des transactions GL archivées a une incidence sur la possibilité d'imprimer des journaux détaillés. L'information détaillée n'est pas disponible pour la période de temps sélectionnée pour l'archivage.

Remarque

La sortie du rapport SA - Archivage des données (GL) comprend les informations suivantes :

• Le nombre de transactions qui ont été consolidées
• Le nombre de reports qui ont été effectués pour consolider les données archivées ou purgées

Ces nombres peuvent être identiques. Supposons que vous n'avez qu'un seul report en 0199 sur le numéro de compte 100. Si vous faites une consolidation par compte, une transaction est consolidée et un report est effectué pour la consolider.

Conserver Enrgs Comptes G/L Pendant (An)

Indiquer le nombre d'années d'enregistrements à conserver. Cette valeur est soustraite de l'année en cours. Les enregistrements de l'année ainsi obtenue jusqu'à l'année en cours sont conservés.

Par exemple, si l'année en cours est 2020 et que vous définissez 2 pour cette option, les enregistrements de compte de 2018 à 2020 sont conservés. Les enregistrements de compte de 2017 et antérieurs sont archivés ou purgés.

Les enregistrements de référence étendue GL - Saisie transaction et Grand livre - Interrogation - Journal GL qui sont associés aux enregistrements de comptes sont également archivés ou purgés. Toutes les données de l'année en cours restent intactes.

Si vous faites l'archivage après avoir exécuté le rapport GL - Administration - Traitement de fin d'année, l'exercice en cours est incrémenté d'une unité. Pour conserver les enregistrements de compte de l'exercice que vous avez clôturé et de l'exercice précédent, précisez 2 pour cette option.

Remarque

La date de report est la date qui détermine les transactions à purger. Si vous avez reporté à une date antérieure des enregistrements GL et que vous n'avez pas modifié la période de report pour qu'elle corresponde à la date de report, les enregistrements GL ne sont pas purgés. Par exemple, si un report à une date antérieure a été fait le 1er janvier, et que la date du report est le 31 juillet, le compte n'est pas purgé.